商務卡教學：如何節省成本及提升支出管理效率

全文重點

• 商務卡（又稱為商業卡或公司卡）的持卡人可多於一位，為進行商業交易提供充足彈性及安全性。

• 大型、成熟的企業特別需要透過商務卡簡化開支流程。

• 從虛擬多幣卡到用於日常開支的採購卡，企業可按需要申請不同類型的商務卡，用於不同用途。

一張專為商務開支設計的商務卡，有助簡化公司或員工的支付流程，提升財務管理效率。創業初期，使用自己的現金或信用卡或許已足夠應付所需，但隨著業務發展，交易量不斷增長，若缺乏妥善的追蹤與記錄，企業支出容易失控。本文將講解商務卡的種類、好處及功能，亦會介紹另一替代選擇——Airwallex 雲匯 Visa 卡。

什麼是商務卡？

商務卡讓員工在日常工作中可以使用這張卡支付與公務相關的費用。所有交易都與企業實體 (entity) 連結，而非連結特定員工或老闆的帳戶。

商務卡讓員工可以快速、有效地採購和付款。所有採購都以公司名義進行，員工毋需自行墊支再於其後進行報銷。

商務卡的透明度亦非常高，讓企業能更有效地管控支出。您甚至可以限制每張卡購買商品或服務的類別。例如，旅遊及娛樂卡只用於支付與出差或與舉辦活動相關的費用。

商務卡的功能

• 靈活、便於使用：員工可以使用公司資金，毋需事後報銷。

• 企業優惠：累積獎勵積分、旅行里數，或會員福利，以節省日後的開支或向員工贈送禮物。

• 保障資金穩妥使用：設定開支限額、追蹤員工支出，並防範詐欺。

• 管控與透明度：輕鬆追蹤及控制支出，並管理開支報告。

商務卡的種類

商務卡可附帶特別優惠或獨特功能，助您透過更管理支出或累積獎賞，更有效地經營業務。您甚至可以根據需要，調整卡的責任誰屬。

• 個人責任卡：這類型的卡指定由特定員工負責支付償還該卡的欠款。雖然最終由員工使用企業的資金還款，但員工是卡的持有人。作為持卡人，他們需要接受信貸查核，並對未付帳單承擔個人責任。

• 虛擬卡：不是只有實體卡才能購買所需，虛擬卡的好處之一是開卡後即可使用。您可於網上管理支出，各部門間亦能輕鬆共享支付詳情，甚至可使用國際公司卡完成國際交易。

• 特定專用卡：如果您的員工需要經常出差參加會議或活動，旅遊及娛樂卡可能是支付酒店住宿及應酬客戶晚餐費用的您的好選擇。如果您只需要支付日常營運開支，一張普通的支付卡已很合適。使用針對特定需求而設的商務卡，可助您簡化企業支出管理。

您可比較不同種類的卡功能，按照您的業務需求及收費，選擇最適合您的商務卡。

商務卡與一般信用卡有何分別？

兩者在支付與還款的運作上基本相同，但由於商務卡不只是一張普通的信用卡，開卡時需要一些額外步驟，而且是以企業實體的名義發卡和進行購買，而非由任何人。

商務卡通常由銀行發卡，您必須前往處理商務卡事務的特定銀行部門申請。大部分大型銀行都提供商務 Visa 卡服務，它們會向客戶提供專門負責的特定員工姓名及聯絡資訊，因此這並非一般的銀行服務。

至於責任問題，當小型企業的老闆使用自己的信用卡，卡的債務將由他個人負責，有機會影響他們的信用評級。換過來，如果員工使用商務卡時，則以公司名義支付費用。這有效地保障個人免受因欠款而帶來的任何責任。

商務卡對企業營運有什麼好處？

商務卡除了在信貸上提供便利，改善企業的現金流量，亦能為您的企業帶來其他好處。

便於使用作付款

如果您的員工需要就公司一些定期帳項自行墊支，而您希望減少支付流程涉及繁複的文書工作，商務卡對您來說便是理想的好幫手。

商務卡讓您的員工可輕鬆支付公務開支，避免冗長的支出審批流程。商務卡亦有助培養他們掌控預算的意識，從而建立對開支的負責感。

提升財務追蹤能力、資金透明度及安全性

每張商務卡都附有清晰的支付紀錄，因而便利追蹤每位持卡人的支出。您的員工雖被賦予使用公司資金的便利，由於他們知道開支可被輕易監察追蹤，清楚自己對每筆支出都需要負上責任，因而亦會避免胡亂使用，有助企業保障資金不被誤用。

追蹤的功能有助防範欺詐，因為您可確切地掌握誰人應該在何時使用那張卡，您亦可因而輕鬆識別出異常的使用情況。

獎賞及其他福利

企業可以透過信用卡享有團隊福利，包括消費獎賞積分或飛行常客計劃積分，或特定旅遊俱樂部或國際連鎖酒店的會員資格。

您的企業可以直接換領這些獎賞，或日後用於兌換機票、出差費用及獎勵員工。您亦可好好利用信用卡帶來的額外功能，例如旅遊保險及緊急援助。

如何判斷我的企業是否需要商務卡？

是否需要申請商務卡，取決於您企業的規模。支出大、規模較大、已上軌道的企業最應申請商務卡，它們亦可藉此獲益最多。如您是獨立的貿易家或經營的只係一家小型企業，在支出或收入水平而言，商務卡計劃似乎並不適合您。

雖然如此，但隨著企業的業務發展和營業額增加，財務報告可能會變得愈漸複雜。這種情況下，商務卡可能是您的好幫手。但是，在決定使用商務信用卡之前，您應該留意以下幾點：

• 首先查詢商務卡的收費。因為費用根據您企業的員工人數而定，每張卡的年費可能隨此飆升，並超過帶來的潛在利益。

• 了解卡的外匯匯率。如果企業日常開支需要大量使用外幣或亦外幣進行大額購買，這也可能會為您帶來高昂的費用。

商務卡一般牽涉什麼費用？

香港各大銀行的商務卡基本上按卡數量逐張收取年費，每張卡由港幣 $120 至 $980 不等，費用視乎各行各卡涵蓋的卡服務以及持卡人總數量而定。部分亦設首年豁免年費的優惠。

另外，還有利息。商務卡一般是信用卡或簽帳卡。就像一般普通信用卡，如果您未能在限期內繳還欠款，就會被收取利息。消費帳項實際年利率由 34.46% 至 35.72% 不等。

除了利率，部分亦會收取國際交易、以港幣支付外地簽帳、外幣支票結算費用。如果您的企業恆常進行跨境交易，這些費用疊加起來數額可能相當龐大，每月削減您的盈利。建議先比較不同商業銀行帳戶和銀行卡服務，以獲取最抵價格。

Airwallex 雲匯 Visa卡：低成本且多元化的更佳選擇

Airwallex 雲匯 Visa 卡是支援多種貨幣的商務卡，企業可選擇開立公司卡或員工卡。只要啟用 Airwallex 企業帳戶後，數分鐘便能完成申請，即開即用虛擬卡。此卡不僅免收開卡費及年費，亦不收取海外簽帳手續費。無論是線上訂閱軟件、廣告投放，還是實體店面採購，只要在任何接受 Visa 的地點都可以使用，滿足企業多元化的支付需求。

公司卡可讓員工直接從支援 20+ 種貨幣的全球收款帳戶支付公務開銷，避免高達 3%的貨幣兌換及簽帳費用，提升資金使用效率。企業更可靈活設定每日、每週或每月的支出限額，有效控制和監管開支。

透過 Airwallex 內建的開支管理軟件，所有交易均可實時在單一平台查看，並自動將卡類開支及報銷同步到會計軟件，將工作流程自動化，節省大量對帳時間，減少人力成本和錯誤風險，輕鬆管理公司卡及墊支費用。

此外，企業亦可隨時在平台上即時開立、凍結或取消雲匯 Visa 卡，靈活應對業務變化，保障資金安全。這種集中化且透明的支付管理，有助企業提升資金管控能力。

常見問題

1. 商務卡的信貸額

市面上的商務卡，大致分為信用卡及扣帳卡兩種。簡單而言，信用卡的原理是「先使未來錢」，用戶可以預設的「信用額」消費，金額由銀行墊付，月結時才向銀行償還欠款。相關額度由銀行按企業的規模、消費力、還款能力及信貸記錄等釐定，企業亦可按需要申請調整。而扣帳卡的原理則是「有多少使多少」，簽帳時，連結的銀行帳戶必須有足夠存款才能扣帳付款，餘額不足則無法完成交易。

Airwallex 雲匯 Visa 卡與一般信用卡不一樣，您可就每張卡設置個別的支出限額，從多幣帳戶進行支付，並網上實時追蹤開支，全免掌握企業的財務狀況，可有效避免過度消費。企業可更好地管控預算與支出，降低負債風險。

2. 什麼企業符合申請 Airwallex 雲匯 Visa 卡的資格？

任何企業或中小企只需簡單上載業務證明文件，即可完成申請，審批過程最快 48 小時內完成。帳戶啟用後，即可網上申請 Airwallex 雲匯 Visa 卡，只需幾分鐘即可完成發卡。

立即開戶，毋需月費亦無任何隱藏收費，全程網上辦妥。