告別人手支出管理：以 AI 重塑企業開支

省卻繁瑣的人手程序

許多公司的財務部員工加班已成常態，背後原因往往不是忙於制訂有助開源節流的策略，卻是為了完成瑣碎又繁重的人手報銷工作，徹夜埋首於堆積如山的試算表，同時不斷透過電郵催促其他員工提交收據。

這些煩惱，其他部門的員工亦一樣感同身受。他們需要為公務開支先行墊支，報銷程序一般要花上數週才完成，期間還需與財務部門不斷來回交涉。

有財務部門員工反映，每到月結時，多達 30% 時間花在追收收據與核對零散資料上。諷刺的是，許多寶貴時間浪費在行政事務，而非用於有效提升公司效能的分析工作上。而換來的卻是結算速度緩慢，員工們充滿怨言，而財務部無法專注於制訂策略，只淪為公司內部的「開支特警」。

其實，財務管理不必如此繁瑣。

墨守成規是自動化系統的失敗主因

傳統的自動化工具承諾會為人帶來便利，但總是無法兌現：

• 一旦供應商更改發票格式，系統會無法運作。

• 無法一直持續從經驗學習及改進。

• 仍需財務部員工人手處理例外情況。

即使能夠正常運作，死守規則的系統始終需要員工花耗大量時間及精力進行設置、維護，及疑難排解。寶貴時間本可用於分析、規劃，及制訂策略專案等帶來更高價值的工作上。這些系統實際上沒有徹底解決繁瑣工作，只是轉移至其他地方，導致工作流程碎片化。

以 AI 驅動的支出功能：以消除繁瑣工作 

Airwallex 支出管理以 AI 為核心，在每個工作流程背後悄然運行，默默消除重複且容易出錯的任務。

AI 支出管理解決了人手流程的許多常見難題。它能自動匹配收據及帳單，自動審批符合公司政策的支出，並確保帳目保持清晰準確，以供財務部隨時審閱。

AI 支出管理可協助各個部門減少繁瑣工作，加快審批速度：

• 員工：只需負責提交收據。無需理會會計細節，報銷更快完成處理，亦無需為公司墊支。

• 管理層：只需介入審核與公司政策不符的支出；其餘開支可放心交由系統快速處理。

• 財務部門：例行核查交由系統自動進行，從而騰出更多時間投入分析、規劃及其他策略工作。

試想像您擁有這樣的財務系統：員工只需提交收據，管理層只需處理異常情況，財務部門手上的帳目永遠是適時更新的準確資料——這正是 Airwallex 支出管理的日常運作。

應用實例：加速審批，更聰明的財務管理

無需等到月結時才匆忙趕工，Airwallex 支出管理將 AI 內嵌於每個工作流程；透過即時阻截問題，確保相關帳目合規，保障公司現金流及最終盈利。

成長型 SaaS 公司的月結 → 以往，財務團隊要花上三天以人手逐項為發票對帳。現在，當收據自動匹配、會計欄目資料已預先填好，同樣的審核工作一次過便能輕鬆搞定。

分散式顧問公司的支出報告 → 員工再也不必提交支出報告。收據透過電郵或手機轉寄，可自動編碼，並快速完成報銷，每月節省數小時，報銷週期同時大幅縮短。

電商企業的應付帳款 (Accounts Payable) 擴展 → 當交易量倍增，專責應付帳款的團隊亦無需增加人手。「AP 代理 (AP agents)」能靈活應對，承載上升流量，配合業務增長步伐，避免造成瓶頸。

財務部門無需再費時追收單據、進行匹配或修正手誤，只需專注於審核及批准。員工可更快獲得報銷，整個流程順暢無阻，而且再也不會被人手操作造成的瓶頸拖慢業務。

支出管理嵌入 AI，換來的真正回報

AI 的投資回報並非紙上談兵，而是清清楚楚體現在節省的時間上。

率先試用此功能的芸芸企業中，其中一間企業每年需處理的報銷申請多達約 8,000 份。在採用 AI 之前，即使涉及開支完全合規，每份申請也需以約兩分鐘的人手審核。換句話說，每年要花耗共 33 個工作日，即超過一個月時間僅用於點擊「批准」按鈕。

自從使用 Airwallex AI 政策代理後，數據清晰顯示：64% 支出屬低風險且完全合規。

成效立竿見影——那些例行的咖啡收據、辦公室用品，及週期收費再也無需以人手過目審核。啟用自動審批功能後，財務部門共節省了 21 天的人手審批時間，並將這些寶貴時間投放到更高價值的工作中，例如政策制訂、預測，及策略規劃上。

他們購買的不只是軟件，而是每年省下來整整三星期的時間。

這才是 AI 用於支出管理上帶來的真正回報：不僅將審批處理速度加快，更重要的是為財務部門大幅騰出可用於推動業務發展的時間。

拓展業務，同時不添鎖事

無論您是親自處理帳務的老闆，還是中型企業中負責管理分散式部門的財務主管，Airwallex 支出管理都能配合您所需靈活擴展。工作流程會隨情況的複雜程度彈性調整，過程中人力成本絲毫不增，因而無需為管理收據及發票額外增聘人手。

財務部門可加快完成結算，員工可更快獲得報銷，財務職能亦能隨業務策略發展而同步成長。透過將日常工作流程自動化，您的員工可將精力集中於分析、規劃及真正推動公司發展的高價值工作上。