Qu’est-ce qu’une carte corporate ? Le guide pour vos dépenses professionnelles

À retenir :

• Une carte corporate, également appelée carte commerciale, offre la flexibilité et la sécurité nécessaires pour effectuer des transactions professionnelles avec plusieurs titulaires.

• Les cartes de crédit corporate sont accessibles aux entreprises importantes et établies, qui génèrent des revenus substantiels, tandis que les cartes professionnelles conviennent davantage aux petites entreprises détenues par une seule personne.

• Les entreprises peuvent choisir parmi plusieurs types de cartes de crédit corporate, des cartes virtuelles multidevises aux cartes d’achat destinées aux dépenses courantes.

Lorsque vous dirigez une entreprise, les achats et les paiements sont inévitables. Après tout, il faut dépenser de l’argent pour en gagner.

Au début de votre activité, utiliser vos liquidités ou votre carte de crédit personnelle peut suffire. Idéalement, vous devriez toutefois trouver une solution capable d’accélérer la croissance de votre start-up et de vous aider à gérer vos fonds.

À mesure que le volume de vos paiements augmente, vos besoins en matière de reporting financier évoluent eux aussi. Au fil du temps, vous risquez de perdre de la visibilité sur vos dépenses.

C’est là qu’une carte corporate dédiée aux dépenses professionnelles peut simplifier vos paiements d’entreprise.

Qu’est-ce qu’une carte corporate ?

Une carte corporate est une carte de paiement, parfois une carte de crédit, que les employés reçoivent pour régler les dépenses liées à leur activité professionnelle quotidienne. Toutes les transactions sont rattachées à l’entité juridique de l’entreprise, et non à des employés ou aux propriétaires en particulier.

Ces cartes permettent aux employés d’effectuer des achats et de dépenser rapidement et efficacement. Les achats sont réalisés pour le compte de l’entreprise, sans que les employés aient à utiliser leurs propres fonds puis à demander un remboursement.

Les cartes corporate améliorent également la transparence et permettent aux entreprises de suivre leurs dépenses plus efficacement. Vous pouvez même les configurer pour limiter les achats à certaines catégories. Par exemple, les cartes dédiées aux voyages et aux loisirs peuvent autoriser uniquement les dépenses de déplacement ou celles liées à l’organisation d’un événement.

Types de cartes corporate

Les cartes corporate peuvent offrir des avantages ou des fonctionnalités spécifiques pour vous aider à gérer vos dépenses ou à accumuler des récompenses utiles à votre entreprise. Vous pouvez également adapter la responsabilité financière à vos besoins.

• Cartes à responsabilité individuelle : Ces cartes désignent un employé précis comme responsable du remboursement de la dette liée à la carte. En définitive, cette dette est remboursée avec les fonds de l’entreprise, mais l’employé est le titulaire de la carte. En tant que titulaire, il fait l’objet d’une vérification de solvabilité et est personnellement responsable des factures impayées.

• Cartes virtuelles : Tout le monde n’a pas besoin d’une carte physique pour effectuer des achats. L’un des avantages des cartes virtuelles est qu’elles sont prêtes à l’emploi dès leur création. Vous pouvez gérer les dépenses en ligne, partager facilement les informations de paiement avec votre équipe et même effectuer des transactions internationales avec une carte de débit professionnelle internationale.

• Purpose-driven cards Cartes dédiées à un usage spécifique : Si votre équipe se déplace souvent pour des réunions ou des événements, une carte dédiée aux voyages et aux loisirs peut être un bon choix pour couvrir les nuits d’hôtel et les dîners avec des clients. Si vous devez simplement couvrir les dépenses courantes, une carte de paiement classique fera parfaitement l’affaire. Les cartes conçues pour des besoins précis peuvent contribuer à simplifier la gestion des dépenses.

Comparez les fonctionnalités des cartes, les besoins de votre entreprise et les frais afin de choisir la meilleure carte corporate pour votre activité.

En quoi une carte corporate diffère-t-elle d’une carte de crédit classique ?

Les modalités de dépense et de remboursement de la dette sont similaires, mais une carte corporate n’est pas une simple carte de crédit classique. Sa mise en place nécessite quelques étapes supplémentaires, et l’entité juridique de l’entreprise est responsable de la carte et des achats, plutôt qu’un particulier.

Une carte corporate est généralement émise par une banque. Vous devez vous adresser à l’unité bancaire qui gère son programme de cartes corporate. Le service de cartes corporate de Visa, par exemple, est accessible auprès de toutes les grandes banques. Celles-ci vous communiqueront le nom et les coordonnées de la personne chargée de ces cartes. Il ne s’agit donc pas d’un service bancaire ordinaire.

La question de la responsabilité se pose également. Les propriétaires de petites entreprises qui utilisent leur propre carte de crédit sont personnellement responsables de la dette contractée, ce qui peut affecter leur score de crédit.

Avec une carte corporate, même si l’employé utilise la carte, c’est l’entreprise qui règle la facture. Cela protège donc effectivement le particulier contre toute responsabilité liée au non-paiement de la dette.

Quels sont les avantages des cartes corporate pour les entreprises ?

En plus de fournir une facilité de crédit pour améliorer la trésorerie de votre entreprise, les cartes corporate offrent de nombreux avantages.

Une grande souplesse pour les dépenses

Un programme de cartes corporate est idéal si vos employés doivent effectuer régulièrement des paiements de manière autonome et si vous souhaitez réduire la paperasserie et les lourdeurs administratives liées à ces paiements.

Une carte corporate permet à vos employés de régler facilement eux-mêmes les dépenses professionnelles, sans passer par de longues procédures d’approbation. Elle leur donne également un sentiment d’autonomie sur leurs budgets et de responsabilité à l’égard de leurs dépenses.

Un meilleur suivi pour plus de transparence et de sécurité

Chaque carte corporate laisse une piste de paiement claire, ce qui facilite le rattachement des dépenses aux personnes concernées. Vos employés savent que l’entreprise surveille leurs dépenses. Ils disposent donc d’une certaine autonomie et d’une certaine responsabilité, tout en sachant que chaque dépense peut facilement leur être attribuée.

Ce suivi offre une bonne protection contre la fraude : vous savez exactement qui doit utiliser la carte et à quel moment, et vous pouvez facilement repérer les opérations qui ne respectent pas ces paramètres.

Des récompenses et autres avantages

Votre entreprise peut bénéficier d’avantages collectifs grâce aux cartes de crédit, notamment de points de récompense ou de points de programmes de fidélité aérienne liés à vos dépenses, ou encore de l’adhésion à certains clubs de voyage ou à des chaînes hôtelières internationales.

Votre entreprise peut utiliser ces récompenses pour de futurs vols ou déplacements, ou pour récompenser ses employés. Vous pouvez également profiter d’avantages complémentaires des cartes de crédit, comme une assurance voyage ou une assistance d’urgence.

Mon entreprise a-t-elle besoin d’un programme de cartes corporate ?

La nécessité d’un programme de cartes corporate dépend de la taille de votre entreprise. Les grandes entreprises bien établies qui réalisent des dépenses importantes sont les plus susceptibles d’être éligibles aux cartes corporate et d’en tirer le plus d’avantages.

Si vous êtes travailleur indépendant ou dirigez une petite entreprise, un programme de cartes corporate ne sera pas adapté à votre niveau de dépenses ou de revenus.

Cependant, à mesure que votre entreprise se développe et que son chiffre d’affaires augmente, votre reporting financier peut devenir plus complexe. Dans ce cas, une carte corporate peut constituer une option judicieuse.

Avant de choisir une carte de crédit corporate, vous devez toutefois tenir compte de quelques éléments :

• Examinez d’abord les frais de la carte corporate. Selon le nombre d’employés de votre entreprise, les frais annuels par carte peuvent rapidement s’accumuler et dépasser les avantages potentiels.

• Vérifiez les taux de change appliqués par la carte. Si vous dépensez beaucoup dans des devises étrangères ou effectuez un volume important d’achats en devises étrangères, cela peut également coûter cher.

Les frais sont inévitables, mais il existe des moyens de réduire le coût d’une carte corporate.

Quels sont les frais associés aux cartes corporate ?

Vous pouvez vous attendre à payer des frais annuels pour utiliser presque tout service de cartes corporate. Vous devrez ensuite généralement payer des frais annuels supplémentaires pour chaque carte émise à un employé, mais ces frais varient selon la banque et le service.

Il faut également tenir compte des intérêts. Les cartes corporate sont généralement des cartes de crédit ou des cartes à débit différé. Comme pour une carte de crédit classique, des intérêts sont appliqués si vous ne remboursez pas la dette dans les délais prévus. Selon la banque émettrice, ce taux d’intérêt peut aller de 12,65 % à près de 18 %.

À ce taux d’intérêt s’ajoutent des frais liés aux transactions internationales, aux dépenses en devises étrangères et au change. Si votre entreprise exerce ses activités à l’international, ces frais peuvent très vite s’accumuler.

Heureusement, il existe une alternative économique aux cartes corporate

Les cartes corporate sont extrêmement avantageuses pour votre entreprise, mais vous n’êtes pas obligé de subir les frais élevés des grandes banques. Les cartes Borderless d’Airwallex constituent une alternative aux cartes corporate classiques.

Les cartes Borderless sont des cartes virtuelles multidevises, ce qui signifie que vous n’avez pas besoin d’une carte physique pour effectuer des achats. Leur création est gratuite et, une fois votre compte professionnel opérationnel, vous pouvez créer des cartes et commencer à dépenser instantanément.

Il n’y a aucuns frais annuels ni aucuns frais de transaction à l’étranger, et vous pouvez économiser jusqu’à 90 % sur les frais de change par rapport aux offres des grandes banques. Vous pouvez également effectuer des transferts d’argent internationaux dans plus de 23 devises, ouvrant ainsi votre entreprise à de nouvelles possibilités partout dans le monde.

Vous bénéficierez aussi d’un logiciel de gestion des dépenses pour suivre les dépenses effectuées avec vos cartes Borderless, contrôler de manière proactive les dépenses de vos employés et faire gagner du temps à toute l’équipe. Si cela ne suffit pas à réjouir votre équipe, nous ne savons pas ce qu’il vous faut.