Halter optimise ses opérations financières grâce à Airwallex, qui lui offre une meilleure visibilité sur ses dépenses

Fondée par un agriculteur devenu innovateur, qui comprenait les réalités quotidiennes de la gestion du bétail, Halter s'est donné pour mission de fournir aux éleveurs laitiers et bovins des outils plus intelligents et plus durables pour gérer leurs exploitations. 

Sa technologie permet aux agriculteurs de délimiter virtuellement des enclos et de déplacer leurs vaches, offrant ainsi une visibilité en temps réel sur le comportement du troupeau et la gestion des pâturages.

Après avoir perfectionné son produit afin de s'assurer qu'il répondait parfaitement aux besoins des agriculteurs, l'entreprise a lancé sa commercialisation en 2021. Sa croissance s'est rapidement accélérée, les clients de Nouvelle-Zélande, d'Australie et des États-Unis ayant adopté cette nouvelle approche agricole fondée sur les données et à faible impact environnemental.

Nous avons discuté avec Jono Baker, Financial Controller, et Kristin Buswell, Global Head of Brand Marketing, de la manière dont l'entreprise s'est associée à Airwallex pour soutenir sa croissance.

Suivre le rythme de la croissance mondiale rapide

Jono explique que l'équipe se heurtait aux limites des banques traditionnelles. « En général, nous avions beaucoup de mal à les faire suivre le rythme de notre activité. L'ouverture de comptes bancaires sur de nouveaux marchés peut s'avérer difficile lorsque l'on connaît une croissance rapide, et nous devions en outre faire face à des marges de change élevées et à des frais de transaction importants. »

Au fur et à mesure que Halter se développait, les lacunes dans la gestion des cartes d’entreprise sont devenues de plus en plus évidentes. « Maîtriser et avoir une bonne visibilité sur nos dépenses par carte était un véritable casse-tête », explique Jono. « La mise en place des cartes d’entreprise impliquait trop de paperasse et de tâches administratives. En tant que contrôleur de gestion, on a besoin d’une visibilité totale, et j’avais du mal à l’obtenir. »

Kristin abonde dans ce sens : « "En tant que responsable mondiale de la marque, je suis souvent en déplacement, tout comme bon nombre de nos équipes : service client, commerciale, produit et ingénierie." Nous adorons aller à la rencontre de nos clients, mais cela engendre des frais. »

« Avant Airwallex, le traitement des notes de frais était une procédure mensuelle : certains d’entre nous utilisaient leur argent personnel ou leurs cartes bancaires pour effectuer des paiements. Nous soumettions ensuite nos notes de frais chaque mois et attendions que le service financier les valide. C’était une tâche très lourde sur le plan administratif, qui prenait beaucoup de temps, et on avait tendance à repousser sans cesse cette tâche ! » 

L'expansion à l'international n'a fait qu'ajouter à la complexité. « Nous nous sommes implantés en Australie et aux États-Unis, ce qui est extrêmement enthousiasmant pour nous, mais cela implique également davantage de dépenses, l'arrivée de nouveaux collaborateurs et davantage d'obstacles réglementaires », explique Jono. « Les exigences varient d'un pays à l'autre, voire d'un État à l'autre ; il faut donc agir rapidement pour surmonter ces complexités. »

La multiplicité des systèmes isolés compliquait également les choses plus que nécessaire. « Nous gérions nos dépenses et nos cartes d’entreprise via trois systèmes différents. Le rapprochement de toutes ces données était compliqué et chronophage », explique-t-il. « Je devais valider les mêmes transactions deux ou trois fois avant qu’elles ne soient payées. »

Une plateforme unique pour les équipes en pleine croissance

Le tournant a été marqué par la recommandation d’un ami travaillant dans le secteur des technologies. « Il m’a dit qu’Airwallex avait vraiment changé la donne pour son entreprise », explique Jono. « Nous avions un besoin similaire : rationaliser notre processus de validation des notes de frais et améliorer la manière dont nous mettions des cartes à la disposition de nos collaborateurs. Cela semblait être la solution qu’il nous fallait. »

Après avoir échangé avec l’équipe d’Airwallex, les avantages étaient évidents. « La solution d’Airwallex était plus complète. Elle nous offrait une plateforme unique pour gérer les validations de dépenses, les cartes et les analyses des dépenses en temps réel. Personne n’aime vérifier et classer les notes de frais ; pouvoir automatiser ce processus et éliminer cette source de frustration était donc vraiment enthousiasmant. Cela m’a permis de gagner du temps pour me consacrer aux tâches qui comptent vraiment. »

Halter a d'abord mis en place les cartes d'entreprise ainsi que les outils de gestion desdépenses et de remboursement. « Ces produits nous ont à eux seuls permis de repenser nos processus et d'obtenir une meilleure visibilité sur la répartition des dépenses », ajoute Jono.

Une fonctionnalité s’est très vite imposée comme notre préférée. « Nous apprécions particulièrement la possibilité de créer une nouvelle carte pour un membre de l’équipe dès qu’il part en déplacement. Il me suffit de rechercher l’employé, de définir la limite et la fréquence, et il dispose d’une carte en quelques minutes. Cela facilite la vie de tout le monde, car le budget est clair et ils ne rentrent pas à la maison avec des piles de reçus. »

Élargir la palette d'outils

L'équipe ayant constaté les avantages de cette solution, Halter a adopté d'autres produits Airwallex. « Nous utilisons désormais Bill Pay, qui simplifie considérablement les paiements internes et externes », explique Jono.

« Nous utilisons Yield en Australie et gérons également notre paie australienne via Airwallex. Yield nous offre les avantages d'un dépôt à terme sans bloquer nos fonds, ce qui nous permet de bénéficier d'un rendement compétitif tout en conservant la liquidité de nos fonds. »

La gestion globale des entités est également devenue un élément central du flux de travail de Halter. « On peut voir toutes ses sociétés dans une seule et même vue. C'est un guichet unique qui permet de passer en revue les dépenses et les dépenses par carte de crédit à l'échelle du groupe. Les validations sont plus faciles, et l'interface accélère tout le processus. »

Jono affirme que l'intégration a constitué un autre atout majeur. « Nous avons franchi une nouvelle étape en parvenant à connecter Airwallex à nos systèmes RH et ERP. Les processus quotidiens, tels que l'intégration des nouveaux collaborateurs, le départ des collaborateurs et la transmission des transactions vers notre système comptable, se déroulent désormais de manière beaucoup plus fluide. »

Une intégration rapide et une assistance qui apporte une réelle aide

Jono décrit la mise en place d’Airwallex comme « extrêmement fluide » et bien plus rapide que prévu. « Nous avons mis en place les modèles, saisi les coordonnées de chacun et envoyé les invitations. L’équipe a trouvé l’application intuitive et facile à utiliser, notamment grâce à la possibilité de la télécharger sur leurs téléphones. »

Le service client local s'est également distingué. « C'est vraiment génial d'avoir une équipe d'assistance basée en Nouvelle-Zélande. Avec d'autres plateformes situées à l'étranger, il peut être difficile de résoudre les problèmes à cause du décalage horaire. Avec Airwallex, on obtient à chaque fois une réponse rapide. Deux ou trois heures maximum. »

Jono précise que le responsable de compte d'Halter s'est également toujours montré fiable. « C'est un plaisir de travailler avec lui et il est toujours là quand on a besoin de lui. On se donne régulièrement des nouvelles. »

Des gains de temps et des économies mesurables

Les répercussions opérationnelles et financières ont été notables. « Nous dépensions bien plus que nécessaire en frais de change, qui ont été considérablement réduits depuis que nous utilisons les cartes Airwallex », explique Jono. 

« Nous avons également réduit nos dépenses opérationnelles, car nous avons mis hors service trois ou quatre anciens systèmes et tout regroupé en un seul. »

L'analyse et la gestion des dépenses prennent désormais deux fois moins de temps qu'auparavant. « Cela m'a permis de libérer du temps précieux pour me concentrer sur d'autres aspects de l'activité », ajoute-t-il.

Les collaborateurs très occupés comme Kristin apprécient la simplicité de la déclaration des dépenses avec Airwallex. « J’ai une carte Airwallex dans mon Apple Wallet, je paie via payWave, je reçois une notification push, je saisis le code et j’ajoute un reçu si nécessaire. C’est super simple et ça se fait sur le vif. Pour les dépenses en espèces qui ne peuvent pas être réglées par carte, il suffit de télécharger le reçu pour que le code soit saisi automatiquement », explique-t-elle.

« Désormais, au cours du mois, je n'ai presque plus à avancer d'argent en attendant le remboursement de mes dépenses, car j'ai toujours à portée de main ma carte Airwallex et l'application mobile. »

Ensemble, ces avancées ont permis à Halter de se doter d'une base financière plus solide et plus évolutive. Grâce à Airwallex, l'équipe est désormais en mesure de se développer plus rapidement, de fonctionner plus efficacement et de rester résolument concentrée sur son objectif : apporter une réelle valeur ajoutée aux agriculteurs.

Avertissement : Les informations contenues dans le présent document sont purement factuelles et ne visent en aucun cas à constituer une recommandation ou à exprimer une opinion concernant un produit financier.