Truvi gagne en rapidité et optimise ses dépenses grâce à Airwallex

Nathan Humphreys

Financial Controller

« Avant Airwallex, valider des factures urgentes était un véritable cauchemar. Je devais passer au crible 17 fils de discussion différents et relancer sans cesse les gens juste pour obtenir une validation. C'était chaotique et incroyablement frustrant pour toute l'équipe. »

Présentation de Truvi

Truvi est une entreprise SaaS à la pointe de la technologie qui révolutionne la manière dont les propriétaires et les gestionnaires de locations de vacances protègent leurs biens et éliminent les risques.

Basée au Royaume-Uni et présente à l'international depuis 2019, Truvi compte désormais plus de 50 collaborateurs et compte parmi ses clients des acteurs majeurs du secteur du voyage tels que Hostaway, Hostify et Lodgify.

Avec des activités s'étendant sur plusieurs continents, l'équipe financière de Truvi', basée à Londres, gère les complexités du commerce international impliquant plusieurs devises, notamment le dollar américain, la livre sterling et l'euro.

Le défi

L'équipe financière de Truvi n'était centralisée que de nom. En réalité, ses systèmes étaient dispersés sur plusieurs plateformes, ce qui entraînait des retards, des doublons et des perturbations dans l'ensemble de l'entreprise.

Le chaos lié à la validation manuelle

Le processus de validation des factures était lent, manuel et d'une répétitivité sans fin ; les paiements urgents, tels que les honoraires d'avocats ou les factures urgentes des sous-traitants, étaient encore plus difficiles à traiter rapidement.

« Nous étions pris dans un cercle vicieux : nous devions sans cesse relancer les gens par e-mail, par messages sur Slack, voire aller les voir en personne pour obtenir des validations », explique Nathan Humphreys.

Retards de remboursement

Le remboursement des frais liés aux déplacements à l’international était tout aussi pénible. Les employés basés aux États-Unis devaient attendre jusqu’à deux mois pour être remboursés, en raison d’un partenariat peu efficace avec leur EOR (Employer Of Record - Employeur de référence). « Ce genre de délai est trop long pour nos cadres supérieurs qui voyagent régulièrement pour le travail et qui, en général, avancent eux-mêmes des sommes importantes », explique Nathan.

Perte liée à la conversion des devises

Et puis, il y avait la question des coûts. Avec des clients et des équipes répartis aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Europe et en Afrique du Sud, Truvi perdait environ 4 % à chaque conversion de devises. "Nous devions payer des frais assez importants pour encaisser des paiements dans certaines devises, puis les transférer sur un compte bancaire en livres sterling. « Ça s’accumule vite »," explique Nathan.

Après avoir connu de nombreuses frustrations et essuyé de nombreux retards, Nathan s'est mis à chercher un moyen plus efficace de gérer les finances de l'entreprise.

La solution

Grâce à Airwallex, l'équipe financière de Truvi n'a plus eu à courir après les validations et a pu gagner en rapidité. Grâce à une plateforme centrale unique, les factures suivent un processus clair et transparent. Les validations s'effectuent en temps réel, en toute transparence et avec une piste d'audit intégrée.

« On n’est plus à la course contre la montre. Et notre équipe AP est désormais davantage valorisée en interne, car tout le monde peut réellement constater la valeur de son travail », explique Nathan.

Autonomie contrôlée

Airwallex permet également à Truvi de mettre en œuvre ce que Nathan appelle « l'autonomie contrôlée ». Les cadres intermédiaires peuvent valider les dépenses de leur équipe jusqu'à une limite définie, les paiements d'un montant supérieur étant transmis à la direction.

« Ils ont le sentiment qu’on leur fait confiance pour mener à bien leur travail, et nous n’entravons pas dans le processus pour de simples validations », explique-t-il.

De quelques semaines à quelques jours

Au sein de toute l'équipe, les gains de temps sont bien réels. Une collaboratrice du service financier est récemment passée à la semaine de quatre jours – et parvient toujours à gérer son ancienne charge de travail à temps plein, voire davantage. « Cela tient uniquement au temps qu'elle gagne grâce à Airwallex », explique Nathan.

Les remboursements, autrefois source de frustration, sont désormais très rapides. Pour le personnel international, ce qui prenait auparavant huit semaines ne prend plus que deux jours. « Notre responsable des ventes a dépensé 600 dollars lors d’une conférence », explique Nathan. « Deux jours après son retour, la somme était déjà sur son compte bancaire. Avant, cela aurait pris des mois. »

Et grâce aux cartes de débit des employés émises en quelques secondes, l'équipe peut désormais effectuer des dépenses directement à partir du budget : fini les frais à avancer de sa poche.

Gestion multidevises intelligente

Airwallex a permis à Truvi d'effectuer des transferts d'argent à l'international de manière plus simple et moins coûteuse. Au lieu de tout convertir en livres sterling, l'entreprise conserve et dépense ses fonds dans les devises les plus pertinentes : dollars américains, euros, etc. Les paiements entre devises équivalentes sont effectués instantanément, sans frais cachés ni fluctuations imprévisibles des taux de change en arrière-plan.

Nathan Humphreys

Financial Controller

« Tout se déroule désormais sans heurts : validations, dépenses, remboursements. Les responsables se sentent en confiance, l'équipe financière est plus présente, et nous avançons plus vite sans perdre le contrôle. Airwallex a complètement transformé le rythme et la perception du service financier au sein de l'entreprise. »

Les produits à la base de la solution 

Grâce aux comptes professionnels Airwallex Truvi gère plusieurs devises sans avoir à créer de sociétés locales. Disposant de coordonnées bancaires locales en USD, EUR et GBP, l'entreprise peut encaisser ses paiements sans conversions forcées ni frais cachés.

Pour prendre en charge les paiements récurrents à l'international, Truvi utilise l'intégration Airwallex Hyperline. Cela permet une facturation SaaS plus intelligente, en centralisant les opérations financières et en rationalisant les processus de paiement, toutes devises et tous marchés confondus.

Les fonds entrants restent dans leur devise d'origine jusqu'à ce que Truvi décide de les convertir, ce qui permet à l'équipe d'éviter des frais de change inutiles et de mieux gérer le risque de change. Et lorsqu'il est temps de payer les prestataires et fournisseurs internationaux, Truvi peut effectuer des virements rapides et sans frais via les réseaux de paiement locaux.

Truvi gère ses dépenses internes à l'aide des outils Airwallex Spend, notamment les cartes d'entreprise, la gestion des notes de frais et le paiement des factures. Les responsables peuvent émettre des cartes, valider les dépenses et les factures, et suivre les dépenses en temps réel, le tout depuis un tableau de bord unique.

Le résultat

• Jusqu'à 4 % d'économies sur les paiements internationaux : en conservant vos fonds en USD, en EUR et en GBP, vous évitez les conversions de devises coûteuses et obligatoires, ainsi que les frais de change cachés.

• De 8 semaines à 2 jours : les délais de remboursement des frais à l'international ont été réduits de 8 semaines à seulement 2 jours, ce qui améliore considérablement l'expérience des collaborateurs basés à l'étranger.

• Gain de temps de 20 % : augmentation significative de la productivité de l'équipe financière, l'un des membres de l'équipe parvenant désormais à gérer sans difficulté sa charge de travail équivalente à un temps plein en seulement quatre jours par semaine, grâce à la rationalisation des processus Airwallex.

Avertissement : cette étude de cas est fournie à titre purement informatif et ne doit en aucun cas être interprétée comme une recommandation ou une garantie de résultats.