Rodd & Gunn gère ses dépenses d'entreprise avec élégance grâce à Airwallex

Rodd & Gunn, l'une des marques de mode préférées d'Aotearoa (Nouvelle-Zélande), propose des vêtements haut de gamme depuis 1946, ce qui n'est pas passé inaperçu à l'échelle mondiale. 

Bien que la marque ait toujours été très appréciée au niveau local, l'essor du commerce en ligne en 2020 a fait exploser sa popularité à l'échelle mondiale. Quatre ans plus tard, Rodd & Gunn compte 77 boutiques physiques à travers le monde, et enregistre une forte demande sur 21 plateformes de vente en ligne, sept canaux de vente en gros et 183 points de vente en concession. 

Nous avons discuté avec Mitch Halstead, Senior Financial Accountant, pour savoir comment Airwallex a aidé cette incroyable marque néo-zélandaise à conquérir le monde.  

Se débarrasser des processus traditionnels lourds et peu pratiques

Face à l'expansion de son équipe et à ses ambitions internationales, Rodd & Gunn recherchait une solution de gestion financière rationalisée et centralisée. Auparavant, l'entreprise combinait la saisie manuelle des relevés American Express, la gestion des notes de frais via Expensify et l'envoi d'e-mails groupés, ce qui lui posait de nombreux problèmes.

« Nous avons distribué des dizaines de cartes American Express au sein de l'entreprise, mais il n'existait pas de véritable solution simple pour la gestion des notes de frais », explique Mitch. « Il était vraiment difficile de suivre les reçus, car la plateforme n'était pas assez simple d'utilisation. »

Expensify ne disposait pas non plus des mécanismes performants de suivi des reçus et de création de rapports que Mitch recherchait. De plus, la plateforme n'était pas largement adoptée par l'équipe de Rodd & Gunn, ce qui entraînait des incohérences dans les processus.

« Certains ont adopté Expensify, d’autres non », explique Mitch. "Cela a conduit de nombreuses personnes à envoyer leurs justificatifs par e-mail en lot à la fin du mois, un processus qui représentait un véritable défi pour l’équipe financière, chargée de suivre ces justificatifs dans différentes juridictions." 

Mitch Halstead

Senior Financial Accountant

“You’d have to spend so long manually configuring Expensify as the receipts that you just received over email to then produce a report, you couldn’t be confident that it was accurate.”

Amex entraînait des problèmes similaires qui nuisaient à l'efficacité. « Le taux de conservation des justificatifs s'élevait à 70 %, ce qui représentait une perte de 30 % des justificatifs », ce qui les empêchait de récupérer la partie correspondant à la GST et à la TVA. Même en utilisant les deux plateformes, Rodd & Gunn continuait à produire des rapports inexacts et, de ce fait, ne parvenait pas à faire valoir certaines dépenses.

Face à l'inflation et à la hausse des coûts d'exploitation, Mitch savait qu'il était impératif de résoudre ces problèmes pour éviter de nouvelles pertes financières.  

Repenser les systèmes avec Airwallex

Après avoir considérablement réduit le nombre de transactions traitées via Amex et Expensify, Rodd & Gunn a découvert la suite Spend d’Airwallex. À partir de là, « tout était possible ». 

Les cartes d’entreprise d’Airwallex sont des cartes de débit professionnelles destinées aux transactions multidevises, qui permettent aux employés de Rodd & Gunn d’effectuer des dépenses de manière efficace au sein des différentes entités de l’entreprise et de gérer leurs dépenses par carte en toute simplicité. 

Mitch explique : « Auparavant, avec la combinaison des relevés Amex et d'Expensify, le chaînon manquant était sans doute l'absence de connaissances en finance." » 

Mitch Halstead

Senior Financial Accountant

« Airwallex est clairement conçu pour les non-initiés à la finance… N’importe qui peut s’en servir sans difficulté. »

Grâce à ces cartes, Airwallex propose une solution complète de gestion des dépenses conçue pour faciliter son adoption : elle est à la fois « facile à expliquer aux non-initiés à la finance » et « tient compte des besoins des professionnels de la finance » en arrière-plan. 

Grâce à une adoption massive, les processus se déroulent de manière beaucoup plus fluide dans toute l'entreprise. « 99 % des reçus sont enregistrés », explique-t-il. « Le taux de conservation des reçus a explosé. »

Une solution sur mesure pour la gestion des notes de frais

Grâce aux options de personnalisation proposées par les outils de gestion des dépenses d'Airwallex, Rodd & Gunn a pu éviter les tâches administratives manuelles chronophages. 

« Avec les relevés Amex, les dates concernées allaient du 16 au 15, ce qui n’était vraiment pas pratique, car notre fin de mois s’étend généralement du 1er au 30. Avec Airwallex, en revanche, on peut configurer le système pour qu’il utilise une date très précise, qu’il suffit ensuite d’aligner. »

Les rapports sont eux aussi conçus sur mesure, ce qui a permis à l'équipe de Mitch de gagner du temps lors des opérations de rapprochement. « Cela permet à la fois de gagner beaucoup de temps et d'obtenir des informations vraiment précises. »

Mitch Halstead

Senior Financial Accountant

« Les rapports que l’on peut obtenir via le portail sont parfaitement adaptés à nos besoins… Il est possible de personnaliser entièrement la classification des dépenses. D’un point de vue comptable, on pourrait intégrer l’intégralité de son compte de résultat dans Airwallex et laisser les titulaires de carte se charger de la classification… D’un point de vue comptable, on ne pourrait pas faire plus simple. »

Des cartes sans frontières, des opportunités sans limites

Fort de cette nouvelle précision, de cette adoption généralisée et de cette efficacité, Rodd & Gunn a commencé à doter ses employés de cartes. Autrefois réservées à la haute direction, les cartes d'entreprise sont désormais mises à la disposition des employés : Mitch ajoute désormais entre deux et cinq nouveaux titulaires par semaine.

Les collaborateurs de Rodd & Gunn sont désormais plus enclins à se déplacer d’une région à l’autre grâce à la simplicité du processus de remboursement. Auparavant, la complexité du suivi des justificatifs dissuadait les employés de voyager, mais aujourd’hui, « il suffit de 30 secondes après la dépense pour la déclarer en temps réel, sans aucune formalité administrative ». 

Mitch Halstead

Senior Financial Accountant

« Je crois que nous venons de dépasser les 50 cartes cette semaine… Nous espérons que cela mettra définitivement fin aux remboursements aux employés, en particulier pour ceux qui sont amenés à se déplacer. »

Un service client adapté à chaque situation

Nous avons entendu des témoignages effrayants de clients qui ont passé des heures au téléphone avec leur banque. Nous savons que les questions financières ne peuvent tout simplement pas attendre, c’est pourquoi nous misons sur une assistance rapide et efficace.

« Le service client est vraiment très efficace », explique Mitch. « La plupart du temps, je reçois une réponse par e-mail dans les 24 heures. » 

Outre le service client et les chargés de compte d’Airwallex, qui offrent une assistance en temps réel, Airwallex propose une incroyable bibliothèque numérique d’informations sur ses produits, extrêmement facile à consulter. « C’est comme une recherche Google dans une FAQ », se souvient Mitch. « Sur les questions que j’ai posées par e-mail au service client, le système automatisé y a répondu 4 fois sur 5. » 

Mitch Halstead

Senior Financial Accountant

« Avec beaucoup d’autres services, quand on envoie un e-mail au service client, on se fait souvent répondre : “Veuillez consulter notre FAQ”… Alors qu’Airwallex vous envoie directement des articles contenant des mots-clés liés à votre demande d’assistance, et la moitié du temps, les réponses sont vraiment pertinentes. Au lieu d’une réponse sous 24 heures, on obtient une réponse en deux minutes. »

D’Aotearoa au monde entier, nous vous soutenons sans réserve

Vous êtes inspiré par la manière dont Rodd & Gunn a su tirer parti des outils d’Airwallex pour son expansion internationale ? Si vous recherchez une solution de nouvelle génération pour accompagner les opérations financières de votre entreprise, Airwallex pourrait bien être la solution idéale. Commencez dès maintenant en créant un compte professionnel. 

Avertissement : Les informations contenues dans le présent document sont purement factuelles et ne constituent en aucun cas une recommandation ou un avis concernant un produit financier. Airwallex n'a pas été en mesure de tester manuellement chaque prestataire ; il appartient donc au lecteur de tenir compte des besoins spécifiques de son entreprise lors de l'évaluation des prestataires.