Nordhealth réduit ses coûts internationaux de plusieurs dizaines de milliers grâce à Airwallex

Janne Lehtonen

Head of Financial Control

« Avant Airwallex, nos opérations financières généraient des frictions inutiles à tous les niveaux de l’entreprise. Un enchevêtrement complexe de comptes bancaires locaux, de prestataires de cartes distincts et de processus de paiement fragmentés rendait la tâche presque impossible pour le service financier, qui ne parvenait pas à suivre le rythme de manière durable. »

Nordhealth est un SaaS dédié à la santé qui sort des sentiers battus. Fondée en 2001, son équipe internationale, forte de 400 collaborateurs, développe des logiciels innovants de gestion de cabinet ainsi que des API qui aident les cliniques vétérinaires et les centres de thérapie à améliorer la qualité des soins, à gagner du temps et à se développer.

Son inscription à l'indice Euronext Growth et la reconnaissance dont elle bénéficie dans son secteur, notamment grâce à un prix décerné par le secteur finlandais'des logiciels, en font le premier fournisseur de logiciels de santé dans les pays nordiques.

Elle compte aujourd’hui plus de 70 000 professionnels de santé parmi ses clients à travers le monde, avec une clientèle internationale en pleine expansion en Europe et au-delà. Sa mission ? Redéfinir la santé numérique. L’équipe financière de Nordhealth'était auparavant confrontée à des difficultés pour gérer ses flux financiers. À mesure que l’entreprise se développait, chaque transaction impliquait de se frayer un chemin à travers un véritable labyrinthe de systèmes bancaires, de frais et de processus manuels d’une lenteur exaspérante.

Le défi

Plusieurs pays, plusieurs casse-têtes

La gestion des cartes des employés dans plusieurs pays était fastidieuse et source de perturbations. « Chaque fois qu’un collaborateur quittait l’entreprise, nous devions naviguer entre différents systèmes bancaires locaux pour annuler les cartes, attendre que de nouvelles soient émises et définir des limites de dépenses », explique Janne Lehtonen. Les achats en ligne à l’international étaient également particulièrement frustrants, car ils étaient systématiquement bloqués ou signalés pour un contrôle manuel.

Le cauchemar du rapprochement de fin de mois

Même lorsque la gestion des dépenses fonctionnait sans heurts, le rapprochement des dépenses restait une tâche mensuelle redoutée. L'équipe financière devait attendre la fin du mois pour commencer à collecter les justificatifs, ce qui entraînait des retards et des goulots d'étranglement opérationnels.

Des systèmes fragmentés et coûteux

Les relations bancaires étaient également dispersées, coûteuses et d'une complexité insurmontable. L'entreprise devait jongler entre différents comptes auprès de plusieurs prestataires pour encaisser les paiements des clients et gérer les dépenses de ses employés.

« Ne disposant d’aucun moyen d’optimiser ou d’interconnecter nos systèmes, nous avons vu les coûts cachés s’accumuler rapidement et nous nous sommes souvent retrouvés pris au piège de taux de change défavorables », explique Janne.

Il était pratiquement impossible d'estimer le coût réel des opérations internationales, ce qui entraînait chaque année un gaspillage de plusieurs dizaines de milliers d'euros.

Après une refonte en profondeur de son progiciel de gestion intégré (ERP), Nordhealth était prête à trouver un partenaire financier capable de mettre fin au chaos opérationnel lié à la gestion des paiements dans plusieurs pays.

La solution

Gestion proactive des dépenses

Airwallex a permis à l'équipe financière de Nordhealth'de suivre ses dépenses en temps réel, sans délai. Les cartes d'employés virtuelles, intégrées aux flux bancaires automatisés de NetSuite', affichent immédiatement les transactions, ce qui permet un traitement plus rapide des pièces comptables et une clôture des comptes plus rapide, tout en offrant une visibilité totale sur les opérations.

Les clients paient selon leurs propres modalités

Airwallex a également résolu le casse-tête des paiements clients : plus besoin de disposer de plusieurs comptes bancaires locaux dans différentes devises. Les clients internationaux peuvent désormais payer selon leurs propres conditions (en utilisant les moyens de paiement et les devises locales qui leur sont familiers), tandis que Nordhealth réalise des économies grâce à la suppression des frais de conversion et des coûts de transaction.

Paiement de factures sans formalités administratives

Airwallex a permis de réduire le temps nécessaire au paiement des fournisseurs internationaux de plusieurs heures à quelques minutes. Auparavant, l'équipe devait créer des modèles bancaires complexes, avec une mise en forme spécifique pour chaque devise et chaque banque. Désormais, il suffit de saisir une seule fois les coordonnées des fournisseurs, d'importer les factures, de cliquer sur « Payer », et les paiements sont traités automatiquement tout en se synchronisant avec NetSuite.

Le résultat

Nordhealth économise plus de 10 000 € par an grâce à la tarification transparente d’Airwallex. Janne estime que Nordhealth payait auparavant des dizaines de milliers d’euros de frais de transaction. L’entreprise bénéficie désormais des taux de change compétitifs d’Airwallex', sans aucune majoration cachée.

Janne Lehtonen

Head of Financial Control

« Cela a été une véritable révélation de constater à quel point nous réalisons des économies sur les frais bancaires et les frais de transaction. Nos économies annuelles sont suffisamment importantes pour être comparables à un salaire mensuel. »

Avertissement : cette étude de cas est fournie à titre purement informatif et ne doit en aucun cas être interprétée comme une recommandation ou une garantie de résultats.