5 façons dont l'IA simplifie la gestion des notes de frais

Points clés à retenir

• La technologie OCR basée sur l'IA lit les reçus et renseigne automatiquement les coordonnées des fournisseurs, les montants et les codes fiscaux, ce qui évite aux employés et aux équipes financières de saisir manuellement ces données.

• Les équipes financières qui utilisent Airwallex approuvent automatiquement 64 % des dépenses et gagnent 21 jours ouvrés par an en ne vérifiant que les exceptions signalées, plutôt que chaque transaction.

• Airwallex propose une plateforme unifiée sur laquelle l'intelligence artificielle analyse l'ensemble du contexte des transactions dans les domaines de la banque, des paiements et de la gestion des dépenses, afin d'assurer une catégorisation automatisée et une détection des fraudes plus précises.

Votre équipe financière ne devrait pas passer un mois chaque année à vérifier des justificatifs courants. Grâce à l'IA, ce n'est plus nécessaire.

Le traitement manuel d’une seule note de frais coûte environ 16 dollars, et l’examen d’une note de frais prend en moyenne 2 minutes, même lorsqu’elle'est parfaitement conforme. Traitez 8 000 demandes par an et vous'venez de perdre 33 jours ouvrés à valider des transactions de routine. Soit plus d’un mois de la vie d’une personne'. Cette inefficacité s’aggrave lorsque vous opérez avec plusieurs devises, entités et plateformes bancaires.

Les outils de gestion des dépenses automatisent certaines tâches, mais nécessitent encore une intervention humaine importante. L'IA comble entièrement ces lacunes.

Voici cinq exemples illustrant comment l''e déjà une réalité :

1. Les employés n'ont plus jamais à remplir de notes de frais

Le processus classique de demande de remboursement entraîne une perte de temps considérable. Votre équipe prend des photos des reçus, puis ouvre un formulaire de note de frais pour saisir manuellement le nom du prestataire, sélectionner la date dans un menu déroulant, indiquer le montant, choisir le code fiscal et attribuer une catégorie. Elle doit ensuite répéter cette procédure pour chaque reçu de café, course en taxi et abonnement logiciel qu’elle déclare chaque mois.

L'OCR (reconnaissance optique de caractères) alimenté par l'IA rend ce processus obsolète en lisant les reçus et en remplissant automatiquement chaque champ. Un employé télécharge un reçu de dîner. L'OCR extrait automatiquement le nom du prestataire, la date, le montant et le taux de TVA, puis associe ces informations à la transaction par carte correspondante en temps réel. Les employés peuvent transmettre leurs reçus par e-mail et les données sont directement enregistrées dans votre grand livre, sans qu'il soit nécessaire de les saisir à nouveau.

Vous n’aurez toutefois pas besoin d’attendre un avenir lointain pour bénéficier de cette technologie. Elle est déjà utilisée par des centaines de milliers de clients Airwallex Spend. Leurs employés transmettent leurs reçus où qu’ils se trouvent et la technologie OCR extrait les informations essentielles tout en associant automatiquement chaque reçu à la transaction correspondante. 

2. L'IA apprend comment fonctionne réellement votre entreprise

Aujourd'hui, certaines personnes attribuent encore manuellement les codes comptables, transaction par transaction. L'IA apprend à partir des schémas de codage historiques et les applique de manière cohérente à l'avenir.

Le système détecte une transaction provenant d'Adobe et propose « Abonnement logiciel "» (") en se basant sur la manière dont votre entreprise a précédemment codé les factures d'Adobe. Il reconnaît que « Shell » désigne « Carburant "» (") pour votre équipe commerciale, mais « Opérations "» (") pour votre flotte de livraison, car il comprend les schémas propres à chaque service.

Comme Airwallex regroupe les services bancaires, les paiements et la gestion des dépenses au sein d’une seule et même plateforme, l’IA dispose d’une vue d’ensemble du contexte de la transaction (et pas seulement d’une image du reçu), ce qui permet un classement plus précis et une meilleure application des règles.

Le classement devient une simple vérification rapide plutôt qu'une tâche fastidieuse. Votre équipe se contente de valider les suggestions de l'IA au lieu de définir chaque catégorie à partir de zéro, ce qui améliore la cohérence sur des milliers de transactions, car le système applique systématiquement la même logique.

3. Le service financier examine uniquement les cas exceptionnels, et non l'ensemble des opérations

La plupart des demandes de remboursement sont conformes. Cependant, les processus traditionnels nécessitent encore un contrôle manuel de chacune d'entre elles.

L'IA élimine ce goulot d'étranglement en approuvant automatiquement les dépenses courantes qui répondent à des critères de base. Les équipes financières des entreprises utilisant Airwallex approuvent désormais automatiquement 64 % des dépenses, car le système a déjà vérifié leur conformité en temps réel. Le contrôle passe d'un traitement par défaut à une gestion des exceptions. Dans le cas d'Halter, l'application agtech basée en Nouvelle-Zélande, une réduction de 50 % du temps consacré à la gestion et au contrôle des dépenses a été constatée. Les employés sont remboursés plus rapidement, et votre équipe financière se concentre uniquement sur les éléments qui nécessitent réellement un examen approfondi.

4. Le rapprochement en continu réduit la durée des opérations de fin de mois de plusieurs jours à quelques heures

Pour de nombreuses équipes financières, la clôture mensuelle prend encore entre cinq et dix jours.

L'IA effectue des opérations de mise en correspondance et de synchronisation en continu tout au long du mois, au lieu de tout regrouper pour un traitement de dernière minute en fin de mois. Le système fait correspondre les reçus aux transactions même lorsque des fluctuations de change ou des pourboires entraînent de légers écarts. Grâce aux intégrations avec Xero, QuickBooks et NetSuite, les transactions validées sont transférées automatiquement, sans exportation manuelle ni rapprochement.

De nombreuses équipes indiquent que le délai de clôture est réduit de plusieurs jours à quelques heures, car les justificatifs sont déjà mis en correspondance et les valeurs comptables sont préremplies. Vous examinez ainsi des données déjà validées plutôt que de devoir les rassembler à partir de zéro.

5. Les fraudes et les erreurs sont détectées avant qu'elles ne vous coûtent de l'argent

Les méthodes d'échantillonnage traditionnelles présentent des lacunes. En général, seul un faible pourcentage des dépenses fait l'objet d'un contrôle détaillé. Cette politique de bonne foi peut être rapidement mise à mal si quelqu'un présente deux fois le même justificatif, déclare une note de restaurant somptueuse qui enfreint votre politique, ou soumet un justificatif généré par une IA ou falsifié. Lorsque vous vous en rendez compte, l'argent se trouve probablement déjà sur le compte bancaire du contrevenant'.

L'IA vérifie 100 % des transactions en temps réel, avant que le remboursement ne soit effectué.

Un agent de contrôle basé sur l'IA évalue chaque dépense dès sa soumission, en vérifiant s'il existe des reçus en double (même si les photos présentent de légères différences), des itinéraires de déplacement invraisemblables où les horodatages et les lieux ne correspondent pas', ainsi que des anomalies suspectes indiquant des documents falsifiés ou trafiqués. Le système signale ces problèmes avant le versement du remboursement, ce qui permet d'éviter les pertes plutôt que de les découvrir lors du rapprochement de fin de mois.

La gestion des dépenses n'a pas besoin d'évoluer au rythme de votre entreprise

L'IA prenant en charge les tâches routinières, les équipes financières consacrent désormais 21 jours ouvrés par an à des activités stratégiques, au lieu de les passer à effectuer des contrôles manuels. Les collaborateurs soumettent leurs notes de frais et sont remboursés en quelques minutes, et non plus en plusieurs jours, tandis que les responsables ont l'assurance que les règles sont appliquées de manière cohérente sur des milliers de transactions.

Que vous vous chargiez vous-même de la clôture des comptes ou que vous dirigiez une équipe financière répartie sur plusieurs sites, Airwallex Spend s'adapte à vos besoins sans alourdir votre charge de travail manuelle. Des clôtures plus rapides, des remboursements plus rapides et une application cohérente des règles, partout dans le monde.