De 16h par semaine à seulement 2h : comment GLAS a automatisé ses dépenses d'entreprise

Kamaal Morrison

Assistant Financial Accountant, GLAS

« Avant notre collaboration avec Airwallex, nos opérations se faisaient essentiellement à la main. Notre principal problème était le délai nécessaire pour enregistrer les dépenses dans le système comptable du cabinet après leur soumission. Airwallex a vraiment simplifié ce processus. »

Présentation

Beaucoup d'entreprises investissent dans des solutions ERP comme NetSuite, mais découvrent que leurs équipes finance continuent de s'appuyer sur des tableurs, des téléchargements manuels et des processus de validation fragmentés. Déployer un ERP ne suffit pas à éliminer les frictions de back-office. Il faut aussi connecter les systèmes adjacents.

Pour GLAS, un agent de crédit en plein essor présent dans 10 pays à travers 12 entités, ce défi est apparu de plus en plus clairement avec le développement de l'activité à l'international. C'est ironiquement à ce stade d'expansion rapide que beaucoup d'équipes finance se heurtent à un mur, car la complexité de leur activité mondiale devient bien trop lourde pour leurs processus manuels.

Le défi : une croissance rapide, des processus manuels

GLAS se développait à toute allure. En à peine un an, l'entreprise avait migré de SAP et Xero à NetSuite, acheté quatre nouvelles entités dans quatre pays et augmenté ses effectifs de 74 %, passant de 300 à 523 salariés.

La pression de cette croissance fulgurante se faisait particulièrement sentir au niveau des comptes créditeurs. Pour les dépenses d'entreprise, l'équipe devait attendre les relevés papier de Barclaycard, lire les PDF ligne par ligne et saisir manuellement les journaux de transaction sur la plateforme comptable. Les remboursements de frais suivaient un processus manuel également : les collaborateurs envoyaient des fichiers Excel, les responsables donnaient leur accord par e-mail, puis l'équipe chargée des comptes créditeurs saisissait manuellement chaque demande.

Lorsque l'entreprise était plus petite, ces tâches prenaient environ 8 heures par semaine. Mais avec 12 entités, il fallait près du double : 15 à 16 heures par semaine. Cela pénalisait la capacité de l'équipe à se concentrer sur des tâches essentielles à plus forte valeur ajoutée.

La solution : déployer à grande échelle un modèle opérationnel éprouvé, basé sur l'IA

L'aspect positif est que l'équipe finance disposait déjà d'un modèle de confiance. Glas utilisait Airwallex avec Xero depuis deux ans pour son entité australienne. L'entreprise avait donc déjà la preuve de la fiabilité et la facilité d'utilisation de la plateforme. Lorsqu'ils se sont mis en quête d'un moyen plus efficace de gérer les comptes créditeurs à l'échelle mondiale dans le cadre du déploiement de Netsuite, ils disposaient déjà d'un plan opérationnel testé et approuvé. Pour GLAS, le choix d'Airwallex s'est imposé lors du déploiement de la plateforme sur les huit sites dans le monde en vue de gérer les cartes entreprise et les remboursements des notes de frais des salariés. 

Un autre facteur clé dans le choix d'Airwallex lors de ce déploiement était son intégration native complète avec NetSuite. Au lieu de s'échiner à utiliser des connecteurs API sur mesure ou des importations manuelles de fichiers CSV, l'entreprise bénéficie désormais d'une synchronisation de tous les champs relatifs aux transactions, aux dépenses et aux remboursements avec la solution ERP. Ce processus automatisé a éliminé la saisie manuelle des données, qui ralentissait auparavant la production des rapports de fin de mois.

Kamaal Morrison

Assistant Financial Accountant, GLAS

« Grâce à l'intégration native d'Airwallex avec NetSuite, le déploiement mondial a été rapide pour GLAS. Maintenant, quand nous intégrons une nouvelle recrue, il nous suffit de lui envoyer une invitation à rejoindre l'entité concernée, de configurer la personne sur le système et tout est fluide. »

Au final, cela aboutit à moins de tâches administratives et plus d'efficacité.

Pour l'équipe finance

• Une réduction sensible des tâches administratives : la durée de traitement hebdomadaire des cartes et remboursements est passée d'une estimation de 15-16 heures à tout juste 2-3 heures.

• Moins de duplications de données : élimination complète de la saisie manuelle grâce à la synchronisation des dépenses et des remboursements directement dans NetSuite.

• Une visibilité mondiale unifiée : une vision centralisée des dépenses internationales des 12 entités pour des contrôles et audits plus rapides.

• Optimisation des effectifs : au lieu d'augmenter les effectifs pour assurer les processus manuels, l'équipe finance de GLAS peut prendre en charge une activité plus vaste et plus complexe tout en conservant sa structure légère.

Pour l'entreprise dans son ensemble

• Une base solide pour faire face à la croissance : mise en place d'une infrastructure financière solide, capable de soutenir une croissance internationale continue et la conquête de nouveaux marchés sans alourdir les coûts administratifs.

• Davantage de flexibilité : les fonctionnalités ERP de NetSuite associées à la flexibilité transfrontalière d'Airwallex donnent à GLAS la liberté d'acquérir de nouvelles entreprises, de s'implanter dans de nouveaux pays et d'intégrer de nouveaux collaborateurs en quelques clics.

Pourquoi ce partenariat fonctionne

L'histoire de GLAS illustre une leçon importante pour les entreprises : la puissance d'un ERP dépend des données qui l'alimentent. En associant NetSuite à Airwallex, GLAS a éliminé les frictions entre les dépenses des employés et le rapprochement comptable. Le résultat ? Une base opérationnelle plus solide, grâce à laquelle l'équipe finance de GLAS peut se concentrer sur ce qui compte vraiment : la croissance.