Warum Entity Management wichtig ist

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Entity Management hilft Ihnen dabei, die Vorschriften einzuhalten, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und bessere Entscheidungen für mehrere Märkte zu treffen.

• Es unterstützt die Rechts-, Finanz-, Steuer-, Personal- und Betriebsabteilungen, indem es eine einzige zuverlässige Informationsquelle für Governance und Berichterstattung bereitstellt.

• Airwallex Global Entity Management bietet Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über die Finanzvorgänge aller Ihrer Unternehmenseinheiten von einer einzigen Plattform aus.

Die Expansion in neue Märkte oder die Verwaltung mehrerer Tochtergesellschaften wird schnell kompliziert. Jede Einheit hat in jedem Land ihre eigenen Berichtsregeln, Steuerstrukturen und Governance-Prozesse. Ohne eine zentrale Methode zur Verwaltung aller Aspekte wird die Einhaltung der Vorschriften zu einer ständigen Herausforderung. Selbst kleine Fehler können zu Strafen führen.

Hier kommt das Entity Management ins Spiel. Bei korrekter Umsetzung bietet es Ihnen Transparenz, Kontrolle und Sicherheit in Ihrem gesamten Unternehmen. Von täglichen Abläufen bis hin zu wichtigen Entscheidungen wie Fusionen und Übernahmen – ein solides Entity Management unterstützt Sie dabei, schneller zu arbeiten und Risiken zu reduzieren.

In diesem Artikel erklären wir, was Entity Management ist, warum es wichtig ist und wie das richtige System die Compliance vereinfachen und das globale Wachstum unterstützen kann.

Was ist Entity Management?

Unter Entitätsmanagement versteht man die Führung genauer, aktueller Aufzeichnungen für jede juristische Person, die Ihr Unternehmen besitzt. Dazu gehören Angaben wie Geschäftsführer, Eigentumsverhältnisse, Steueridentifikationsnummern und Meldepflichten. Es unterstützt Ihre Finanz- und Rechtsabteilungen dabei, sicherzustellen, dass jede Entität konform, organisiert und für wichtige Momente vorbereitet ist, sei es eine Prüfung, eine Finanzierungsrunde oder die Expansion in einen neuen Markt.

Wenn Unternehmen wachsen und expandieren, kann die Anzahl der von ihnen verwalteten Einheiten erheblich zunehmen. Effektive Systeme zur Verwaltung von Unternehmen ermöglichen eine nahtlose Skalierung und stellen sicher, dass das Unternehmen die Komplexität bewältigen kann, ohne Kompromisse bei der Performance einzugehen.

Warum ist Entity Management von Bedeutung?

Die Zentralisierung der Verwaltung über alle Einheiten hinweg gewährleistet eine ganzheitliche Sicht auf die Unternehmensabläufe. Ihr Team verbringt weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben und mehr Zeit mit der Wertschöpfung. Die Vereinheitlichung von Datenansichten und die Automatisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen auf zentraler Ebene können Ihrem Unternehmen helfen, die Vorschriften einzuhalten und fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen, ohne dass Sie in jedem Markt große Teams benötigen.

Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Regionen oder Tochtergesellschaften tätig ist, kann es schnell unübersichtlich werden. Unterschiedliche Steuervorschriften, lokale Vorschriften, interne Richtlinien und Meldefristen konkurrieren um Ihre Aufmerksamkeit. Ohne ein strukturiertes Management steigt das Risiko von Fehlern und versäumten Einreichungen. Das gilt auch für die Kosten.

Entity Management bringt Ordnung in diese Komplexität. Es verschafft Ihnen einen klaren Überblick darüber, wie Ihr Unternehmen strukturiert ist, wo die Risiken liegen und was als nächstes geschehen muss. Diese Transparenz hilft Ihnen, schneller und sicherer Entscheidungen zu treffen.

Vorteile des Entity Managements für Finanzgeschäfte

Im Finanzbereich verwenden Unternehmen oft mehrere Systeme an verschiedenen Standorten, um die Ausgaben der Mitarbeiter, Rechnungen und verschiedene Bankkonten zu verwalten. Beim Betrieb mehrerer Einheiten kann dies sehr komplex und zeitaufwändig werden. Es ist kostspielig, mehrere Abonnements für unterschiedliche Anwendungsfälle zu erwerben. Darüber hinaus ist es für die Mitarbeiter schwierig, sich in diese Systeme einzuarbeiten. Wenn mehrere Systeme nicht integriert sind, erhöht sich die Fehlerwahrscheinlichkeit, da Daten manuell zwischen den Systemen übertragen werden müssen. Diese Probleme verstärken sich mit dem Wachstum des Unternehmens und führen zu drei wesentlichen Herausforderungen:

• Individuelle Verwaltung von Benutzern, Genehmigungsprozessen und Buchhaltungsintegrationen über zahlreiche Unternehmen und Konten hinweg

• Keine einheitliche Vorgehensweise zur Kontrolle und Genehmigung von Ausgaben

• Keine zentrale Übersicht über die gesamten Bargeldbestände oder Geldbewegungen aller Unternehmenseinheiten

Airwallex Global Entity Management wurde entwickelt, um diese Herausforderungen zu meistern und den Finanzteams eine solide Grundlage für eine klare und kontrollierte Verwaltung globaler Aktivitäten zu bieten. Es ersetzt fragmentierte Prozesse durch eine einzige Plattform, die die Überwachung auf Ebene jeder Unternehmenseinheit und die unternehmensweite Überwachung zusammenführt. Keine Doppelarbeit, keine Unklarheiten und keine übersehenen Schritte.

1. Verbessert die finanzielle Genauigkeit und Berichterstattung: Zeigen Sie aggregierte Salden, Zahlungen und Berichte für alle Einheiten an einem Ort an. Dies sorgt für eine konsistente Berichterstattung auf Konzernebene und hilft, Fehler in verschiedenen Währungen und Märkten zu reduzieren.

2. Vereinfacht die Ausgabensteuerung: Erstellen Sie globale Genehmigungsrichtlinien, anstatt diese für jedes Konto separat zu verwalten. Reichen Sie Rechnungen und Ausgaben für alle Unternehmen über ein einziges Dashboard ein, zeigen Sie diese an und genehmigen Sie sie. So können Sie Geschäftsausgaben in Echtzeit verfolgen und den Überblick über Ihre Ausgaben behalten.

3. Lässt sich mit Buchhaltungstools integrieren: Lässt sich mit NetSuite, Xero, QuickBooks oder einem benutzerdefinierten Buchhaltungssystem verknüpfen. So sind Sie jederzeit für Audits vorbereitet, verbessern die Buchhaltungsabstimmung und reduzieren den Bedarf an manuellen Überprüfungen.

4. Einfache Benutzerverwaltung: Erstellen Sie reine Buchhaltungseinheiten ohne vollständige Verifizierung. Sie können sofort mit der Nachverfolgung von Rechnungen und der Zuweisung von Benutzern beginnen und später prüfen, ob Sie Gelder verwalten müssen.

5. Reduziert den Verwaltungsaufwand in verschiedenen Rechtsordnungen: Automatisierte Erinnerungen und gemeinsame Arbeitsabläufe unterstützen Ihr Team dabei, die globalen Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Sie reduzieren den manuellen Aufwand, ohne auf große lokale Teams angewiesen zu sein.

Wie sich das Entity Management auf andere Bereiche auswirkt

Das Entitätsmanagement betrifft nicht nur die Rechts- und Finanzabteilung. Es betrifft jeden Bereich Ihres Unternehmens, der auf saubere Daten, klare Strukturen und zeitnahe Entscheidungen angewiesen ist. Wenn die Daten Ihrer Unternehmenseinheiten korrekt und zugänglich sind, hat dies einen Dominoeffekt, von dem das gesamte Unternehmen profitiert.

🟠 Rechtsteams stützen sich auf Unternehmensdaten, um an behördlichen Meldungen, Verwaltungsratsmandaten und der Unternehmensführung zu arbeiten. Mit einer zentralen Informationsquelle können sie schneller auf Anfragen reagieren und das Risiko von Verstößen gegen Vorschriften verringern.

🟠 Finanzteams sind bei der Steuerberichterstattung, bei konzerninternen Transaktionen und bei Prognosen darauf angewiesen. Wenn jede Einheit ordnungsgemäß dokumentiert ist, fließen die Finanzdaten innerhalb der Gruppe, was die Konsolidierung und Planung erheblich erleichtert.

🟠 Die Betrieb profitiert von einer besseren Koordination zwischen den verschiedenen Gerichtsbarkeiten. Sie können Rollen, Berechtigungen und Genehmigungsprozesse sicher verwalten, da Sie wissen, dass diese mit der richtigen Rechtsstruktur übereinstimmen.

🟠 Auch die Personal- und Lohnbuchhaltung erkennen ebenfalls den Wert dieser Lösung. Sie müssen wissen, welche Unternehmen welche Teams beschäftigen und wo diese Unternehmen registriert sind. Mit einem leistungsstarken Entity Management sind Onboarding- und Compliance-Prüfungen schneller und weniger fehleranfällig.

Letztendlich haben alle Beteiligten eine gemeinsame Grundlage, auf der sie mit weniger Doppelarbeit und weniger Überraschungen arbeiten können.

Was Sie bei der Auswahl einer Entity Management-Lösung beachten sollten

Eine effektive Lösung für das Entity Management spart Zeit und erhöht die Genauigkeit.

Das sollten Sie priorisieren:

• Zentralisierte Daten: Ein Ort, an dem jede Geschäftseinheit verwaltet wird, mit übersichtlichen Finanzdaten, Kontodetails, Kontoberichten und Dokumenten.

• Automatisierung: Integrierte Workflows und Erinnerungsfunktionen helfen Ihnen, Fristen, Genehmigungen und Compliance-Prüfungen einzuhalten.

• Unterstützung für mehrere Rechtsordnungen: Flexibilität bei der Verwaltung von Einrichtungen in verschiedenen Ländern, mit Tools, die regionalspezifische Anforderungen erfüllen.

• Berechtigungen für Benutzer: Rollenbasierter Zugriff, so dass die richtigen Personen die benötigten Informationen ansehen, bearbeiten und genehmigen können, ohne dass sensible Daten zu weit verbreitet werden.

• Audit-Trails und Versionskontrolle: Eine vollständige Historie darüber, wer wann welche Aktionen durchgeführt hat. Unverzichtbar für Governance, Berichterstattung und Sicherheit.

• Integrationen: Die Möglichkeit, eine Verknüpfung zu Ihren Buchhaltungs-, Steuer-, Personal- und Compliance-Systemen herzustellen, damit die Daten reibungslos fließen und nichts in Tabellenkalkulationen verloren geht.

Bringen Sie Ihre globalen Unternehmenseinheiten zusammen

Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird die Verwaltung mehrerer juristischer Personen immer komplexer. Unterschiedliche Währungen, Berichtsanforderungen, Genehmigungsverfahren und Compliance-Anforderungen können Ihr Team ausbremsen und das Fehlerrisiko erhöhen.

Airwallex Global Entity Management wurde entwickelt, um diese Komplexität zu vereinfachen. Es bietet Ihnen einen zentralen Ort, an dem Sie Ihre Finanzoperationen für alle Einheiten verwalten können. Sie können Kontostände, Zahlungen und Berichte in Echtzeit einsehen, Überweisungen zentral genehmigen und einheitliche Ausgabenkontrollen in Ihrer gesamten Organisation durchführen.

Sie können auch Benutzer, Rollen und Buchhaltungsintegrationen über ein einziges Dashboard verwalten. Egal, ob Sie NetSuite, Xero, QuickBooks oder eine benutzerdefinierte Integration verwenden, alles bleibt miteinander verbunden. Sie können sogar neue Einheiten für die Nachverfolgung von Ausgaben und Rechnungen erstellen, bevor diese vollständig verifiziert sind.

Airwallex bietet Ihnen Transparenz, Kontrolle und Flexibilität für Ihr Wachstum. Da Sie alle Informationen an einem Ort finden, müssen Sie nicht mehr nach Informationen suchen und können fundierte Entscheidungen treffen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist das Hauptziel des Entity Managements?

Jede juristische Person in Ihrem Unternehmen soll die gesetzlichen Vorschriften einhalten, gut organisiert sein und den lokalen Bestimmungen entsprechen. Dies trägt zur Risikominimierung bei und schafft eine solide Grundlage für Wachstum.

Wer profitiert in der Regel am meisten von der Umsetzung eines robusten Entity Managements?

Unternehmen mit mehreren Einheiten oder internationalen Aktivitäten. Rechts-, Finanz-, Steuer- und HR-Teams sind auf genaue Unternehmensdaten angewiesen, um Fristen einzuhalten, klare Berichte zu erstellen und die Vorschriften zu erfüllen.

Was sind die häufigsten Herausforderungen für Unternehmen, die nicht über ein effektives Entity Management verfügen?

Inkonsistente Aufzeichnungen, verpasste Fristen, doppelte Arbeit und eingeschränkte Transparenz. Diese Probleme erhöhen das Compliance-Risiko und verlangsamen Geschäftsentscheidungen.

Wie können Technologien das Entity Management unterstützen?

Es zentralisiert Ihre Unternehmensdaten, automatisiert Compliance-Workflows und ermöglicht Teams den Echtzeit-Zugriff auf die benötigten Informationen. Dies reduziert die manuelle Arbeit und verhindert Fehler.

Was sind die wesentlichen Bestandteile einer umfassenden Strategie für das Entity Management?

Eine zentrale Informationsquelle, berechtigungsbasierter Zugriff, Compliance-Tracking, Prüfpfade und die Integration mit Finanz- und HR-Systemen. Diese Tools unterstützen das Wachstum und reduzieren Risiken.