Xử lý thanh toán du lịch: Điều các đại lý du lịch (OTA) cần biết

Ngành du lịch toàn cầu đang bước vào giai đoạn phục hồi mạnh mẽ, với lượng khách quốc tế dự kiến tăng hơn 15% trong năm nay so với năm trước, và đến năm 2028, du khách trên toàn thế giới sẽ thực hiện khoảng 1,4 tỷ chuyến đi xuyên biên giới – tăng 17% so với năm 2019. Đây là tin vui cho các doanh nghiệp du lịch, đặc biệt là các đại lý du lịch online (OTA), công ty lữ hành, DMC tại Việt Nam đang đẩy mạnh inbound (đón khách quốc tế) và outbound (đưa khách Việt ra nước ngoài). Tuy nhiên, nghiên cứu do Airwallex và Skift thực hiện với 500 lãnh đạo cấp cao trong ngành du lịch cho thấy 75% doanh thu của họ đến từ các giao dịch xuyên biên giới, và hơn 2/3 cho rằng hệ thống thanh toán lỗi thời hoặc phức tạp đang bào mòn hiệu quả vận hành và biên lợi nhuận. Nếu bạn đang vận hành đại lý du lịch online, nền tảng đặt phòng, công ty tour hay startup trong lĩnh vực du lịch tại Việt Nam, xử lý thanh toán du lịch (travel payment processing) là một giải pháp chiến lược để bạn tận dụng làn sóng này thay vì bị kẹt trong phí ẩn, phí đổi ngoại tệ cao và quy trình rối rắm.

Xử lý thanh toán du lịch là gì?

Xử lý thanh toán du lịch là toàn bộ quá trình xử lý dòng tiền giữa khách du lịch và doanh nghiệp du lịch (đại lý du lịch online, hãng lữ hành, khách sạn, hãng hàng không, đơn vị vận tải, v.v.) thông qua các cổng thanh toán. Cổng thanh toán là giao diện mà khách nhìn thấy khi nhập thông tin thẻ, ví điện tử hoặc phương thức thanh toán nội địa để trả tiền vé máy bay, phòng khách sạn, tour, thuê xe… Ở “mặt sau”, xử lý thanh toán du lịch còn bao gồm các khoản chi ra nước ngoài mà doanh nghiệp du lịch phải trả cho nhà cung cấp: khách sạn, hãng hàng không, đơn vị tổ chức tour, đơn vị vận hành tại điểm đến, đại lý du lịch online đối tác… tại nhiều quốc gia và nhiều loại tiền tệ khác nhau.

Trong thực tế tại Việt Nam, điều này có thể là:

• Khách từ châu Âu thanh toán tour khám phá miền Trung bằng EUR trên website của bạn, nhưng bạn lại phải trả cho khách sạn tại Đà Nẵng bằng VND, thanh toán cho đối tác vận chuyển bằng USD và đối soát với đại lý du lịch online toàn cầu bằng một loại tiền tệ khác.

• Khách Việt đặt combo du lịch Nhật – Hàn bằng VND, nhưng bạn phải trả cho đối tác nước ngoài bằng JPY hoặc KRW, kèm theo nhiều khoản phí chuyển tiền quốc tế và chênh lệch tỷ giá.

Tất cả những dòng tiền đó đều đi qua hệ thống xử lý thanh toán du lịch của bạn.

Cổng thanh toán khác gì đơn vị xử lý thanh toán?

Một điểm hay bị nhầm lẫn là cổng thanh toán (payment gateway) khác với đơn vị xử lý thanh toán (payment processor). Bạn có thể hình dung:

• Cổng thanh toán: thu thập và mã hóa thông tin thanh toán của khách (thẻ, ví, phương thức nội địa) và gửi yêu cầu thanh toán đi.

• Đơn vị xử lý thanh toán: là “đường ống” kết nối giữa ngân hàng của khách (ngân hàng phát hành thẻ) và tài khoản người bán (ngân hàng thanh toán), thực hiện việc trừ tiền khỏi tài khoản khách và cộng tiền vào tài khoản của doanh nghiệp.

Trong một giải pháp hiện đại như Airwallex, cổng thanh toán và đơn vị xử lý thanh toán thường được gói trong cùng một nền tảng đầu–cuối, giúp bạn không phải tự kết nối với quá nhiều bên trung gian khác nhau.

Quy trình xử lý thanh toán cho đại lý du lịch online hoạt động thế nào?

Khi khách đặt dịch vụ (khách sạn, vé máy bay, thuê xe, tour, eSIM…) qua đại lý du lịch online hoặc nền tảng của bạn, thông tin thanh toán sẽ đi qua các bước cơ bản sau:

1. Khách nhập thông tin thanh toán trên trang thanh toán (thẻ, ví điện tử, phương thức nội địa, v.v.).

2. Cổng thanh toán gửi thông tin đó tới ngân hàng thanh toán của đại lý du lịch online (hoặc tài khoản thanh toán mà bạn sử dụng).

3. Ngân hàng này gửi yêu cầu tới ngân hàng phát hành thẻ của khách để xin phê duyệt.

4. Nếu giao dịch được chấp thuận, tiền sẽ được trích từ tài khoản khách và chuyển vào tài khoản của bạn; hệ thống đặt chỗ sẽ trả về xác nhận cho khách (vé, mã đặt phòng, voucher…).

Nghe có vẻ giống nhiều ngành khác, nhưng thanh toán du lịch thường phức tạp hơn vì:

• Rất nhiều giao dịch xuyên biên giới, đa tiền tệ.

• Chuỗi nhà cung cấp dày (đại lý du lịch online – nhà phân phối trung gian – khách sạn – hãng hàng không – DMC – đơn vị vận hành địa phương).

• Nhiều đợt thanh toán (đặt cọc, thanh toán đợt cuối, hoàn/đổi, khiếu nại giao dịch).

• Yêu cầu bảo vệ chống gian lận và tuân thủ quy định từng thị trường.

Nếu bạn đang dùng nhiều ngân hàng khác nhau, thêm một cổng thanh toán riêng cho website, một nền tảng khác để trả tiền cho đối tác quốc tế, và file Excel để đối soát thủ công, chi phí vận hành và rủi ro sai sót sẽ tăng rất nhanh.

Những thách thức phổ biến với doanh nghiệp du lịch Việt Nam

Trong bối cảnh inbound và outbound đều tăng tốc, các doanh nghiệp du lịch và đại lý du lịch online tại Việt Nam thường gặp các bài toán sau:

• Khách quốc tế muốn thanh toán bằng phương thức nội địa quen thuộc (thẻ nội địa EU/UK, ví điện tử châu Á, hình thức trả góp, v.v.), nhưng hệ thống hiện tại chỉ hỗ trợ vài lựa chọn cơ bản.

• Phí đổi ngoại tệ và phí chuyển khoản quốc tế cao khi nhận tiền từ khách và chi trả cho nhà cung cấp nước ngoài.

• Khó đối soát giữa đặt chỗ – thanh toán của khách – hoa hồng – hoàn/đổi vé vì dữ liệu nằm rải rác ở nhiều hệ thống.

• Chậm trễ trong việc chuyển tiền cho đối tác (khách sạn, tour tại điểm đến, nhà cung cấp dịch vụ) do phụ thuộc hoàn toàn vào chuyển tiền quốc tế truyền thống, ảnh hưởng trải nghiệm và uy tín.

• Bộ phận tài chính tốn nhiều giờ mỗi tuần để tải sao kê, nhập liệu, xử lý chênh lệch tỷ giá thủ công.

Xu hướng mới trong thanh toán du lịch

Trong vài thập kỷ qua, thanh toán du lịch đã chuyển dịch mạnh từ tiền mặt, séc, giao dịch trực tiếp tại phòng vé hoặc đại lý sang thẻ, rồi tới thanh toán trực tuyến, ví điện tử và thanh toán không chạm. Ngày nay:

• Đặt dịch vụ trực tuyến là tiêu chuẩn, kể cả với những sản phẩm như tour trải nghiệm địa phương hay vé tham quan.

• Du khách quen với việc thanh toán qua thẻ quốc tế, ví điện tử, ứng dụng ngân hàng, mã QR – đặc biệt tại Việt Nam, nơi thói quen quét QR và dùng ví điện tử phát triển nhanh.

• Công nghệ mã hóa dữ liệu, phát hiện gian lận, xác thực nhiều lớp… giúp giao dịch an toàn hơn nhiều so với trước.

Trong khảo sát của Airwallex và Skift, 90% lãnh đạo ngành du lịch cho biết đang ưu tiên nâng cấp hệ thống thanh toán và vận hành tài chính – vì họ hiểu rằng hành trình thanh toán càng mượt thì tỉ lệ đặt chỗ thành công, doanh thu xuyên biên giới và mức độ trung thành của khách càng cao.

Những tính năng cốt lõi cần có ở giải pháp xử lý thanh toán du lịch

Mỗi đại lý du lịch online hay doanh nghiệp du lịch sẽ có mô hình riêng, nhưng có một số tính năng “xương sống” mà bạn nên ưu tiên khi lựa chọn giải pháp thanh toán.

1. Tài khoản đa tiền tệ

Một tài khoản đa tiền tệ hiện đại có thể giúp bạn:

• Kết nối trực tiếp với nhiều hệ thống ngân hàng địa phương trên cùng một nền tảng thay vì tự mở tài khoản ở từng nước.

• Nhận thanh toán từ khách quốc tế bằng nhiều loại tiền và phương thức địa phương yêu thích của họ, sau đó giữ tiền trong từng loại tiền tệ để quản lý tốt hơn.

• Chuyển tiền nhanh cho nhà cung cấp ở nước ngoài qua hệ thống chuyển khoản nội địa quốc tế (local rails) thay vì chỉ dựa vào chuyển tiền SWIFT truyền thống – thường rẻ hơn và nhanh hơn.

• Tích hợp sẵn lớp bảo mật, phát hiện gian lận và tuân thủ quy định tại nhiều thị trường.

Đối với doanh nghiệp Việt Nam, điều này đồng nghĩa với việc bạn có thể nhận tiền trực tiếp từ khách ở châu Âu, Mỹ, Úc, Đông Bắc Á… vào tài khoản đa tiền tệ, sau đó dùng chính số dư đó để trả cho khách sạn, hãng hàng không, DMC mà không phải quy đổi qua lại nhiều lần.

2. Quản lý ngoại tệ và bảo vệ biên lợi nhuận

Với giao dịch xuyên biên giới, chi phí ngoại tệ có thể là một trong những khoản lớn nhất nếu bạn không kiểm soát tốt. Một giải pháp xử lý thanh toán du lịch tốt nên cho phép bạn:

• Nhận và chi trả bằng chính những loại tiền bạn giao dịch thường xuyên, tránh phải quy đổi về một đồng duy nhất mọi lúc.

• Truy cập tỷ giá cạnh tranh, minh bạch, kèm khả năng cố định tỷ giá cho một số luồng thanh toán để chủ động hơn trong giai đoạn thị trường biến động.

3. Đối soát thanh toán với nhà cung cấp và đối tác

Khi bạn đứng giữa khách và một mạng lưới dày đặc nhà cung cấp, đối soát trở thành “bài test” mỗi tháng. Một nền tảng phù hợp có thể giúp:

• Tự động liên kết dữ liệu đặt chỗ với dòng tiền thu từ khách và dòng tiền chi cho nhà cung cấp, đại lý, đối tác phân phối…

• Tự động hóa nhập liệu, đối chiếu và phát hiện chênh lệch, giúp giảm sai sót thủ công và hỗ trợ tuân thủ kế toán, thuế.

Đây là điểm đặc biệt quan trọng nếu đội ngũ tài chính của bạn đang phải tải file từ nhiều cổng thanh toán, ngân hàng, đại lý du lịch online rồi “ghép” bằng Excel.

4. Tích hợp đơn giản và tự động hóa cao

Một giải pháp tốt không chỉ là tính năng, mà còn là mức độ “ăn khớp” với hệ sinh thái hiện có của bạn:

• Cho phép tùy biến trải nghiệm trang thanh toán và quy trình chi tiền thông qua các tùy chọn tích hợp linh hoạt (API, plugin, liên kết không cần code…).

• Tích hợp trơn tru với hệ thống kế toán, CRM, hệ thống đặt phòng/đặt tour để đồng bộ dữ liệu tự động.

• Tự động hóa các quy trình quan trọng như đối soát, báo cáo, tuân thủ – giảm thời gian làm thủ công và rủi ro nhầm lẫn.

5. Khả năng mở thêm nguồn doanh thu mới

Khi bạn sở hữu một nền tảng thanh toán đủ mạnh, bạn có thể mở rộng vai trò của mình vượt ra khỏi “chỉ” là đại lý du lịch online hoặc công ty lữ hành:

• Xây và tung ra các sản phẩm tài chính gắn thương hiệu cho khách, nhà cung cấp, đại lý – ví dụ ví du lịch, thẻ ảo, tài khoản giữ hộ…

• Tận dụng cơ hội chia sẻ doanh thu qua phần chênh lệch tỷ giá và phí giao dịch thẻ để tăng thêm biên lợi nhuận.

Những câu hỏi bạn nên hỏi nhà cung cấp giải pháp thanh toán

Khi đánh giá các nhà cung cấp giải pháp xử lý thanh toán du lịch (bao gồm Airwallex hoặc bất kỳ đơn vị nào khác), bạn có thể dùng bộ câu hỏi sau như một checklist:

• Hệ thống của bạn có hỗ trợ xử lý thanh toán đa tiền tệ, đa phương thức cho khách trên toàn cầu không?

• Cách bạn tính và niêm yết tỷ giá ngoại tệ như thế nào? Tỷ giá có minh bạch và cạnh tranh không?

• Nền tảng cung cấp những tính năng báo cáo và đối soát nào? Có phù hợp với cách đội ngũ tài chính của chúng tôi đang làm việc không?

• Bạn có những lớp bảo mật, phòng chống gian lận và cơ chế tuân thủ nào dành riêng cho ngành du lịch?

• Việc tích hợp với hệ thống hiện tại (hệ thống đặt chỗ, website, CRM, PMS, hệ thống kế toán…) phức tạp đến đâu và mất bao lâu?

• Liệu chúng tôi có thể quản lý tất cả quy trình thanh toán và vận hành tài chính trên một giao diện duy nhất không?

• Mô hình giá và cấu trúc phí ra sao? Có khoản phí ẩn nào cần lưu ý?

• Bạn có cung cấp thẻ ảo để thanh toán cho nhà cung cấp hoặc quản lý chi tiêu nội bộ không?

• Đội ngũ hỗ trợ tại Việt Nam và trong khu vực hoạt động như thế nào? Khi có vấn đề về thanh toán xuyên biên giới, chúng tôi sẽ được hỗ trợ ra sao?

Airwallex: nền tảng tài chính giúp doanh nghiệp du lịch Việt mở rộng toàn cầu

Trong bối cảnh du lịch quốc tế tăng tốc trở lại, sở hữu một nền tảng thanh toán và vận hành tài chính thống nhất gần như là điều kiện bắt buộc nếu bạn muốn mở rộng bền vững, bảo vệ biên lợi nhuận và cạnh tranh với các “ông lớn” trong ngành.

Airwallex được xây để giải quyết chính những bài toán đó cho các đại lý du lịch online, tour operator, DMC và doanh nghiệp du lịch:

• Mở tài khoản với thông tin ngân hàng địa phương tại hơn 60 quốc gia, giúp bạn nhận tiền như một doanh nghiệp bản địa mà không phải tự đi mở từng tài khoản ở nước ngoài.

• Thực hiện chuyển khoản nội địa tới hơn 150 quốc gia và nhận thanh toán từ khách tại hơn 180 quốc gia trên toàn cầu, trên nhiều loại tiền tệ và phương thức thanh toán khác nhau.

• Phát hành thẻ đa tiền tệ dưới dạng thẻ ảo tại hơn 40 thị trường để thanh toán cho nhà cung cấp, nền tảng đặt chỗ hoặc chi tiêu nội bộ một cách minh bạch và có kiểm soát.

• Quản lý toàn bộ số dư đa tiền tệ, thanh toán vào/ra, đổi ngoại tệ và chi tiêu trên một nền tảng duy nhất – giảm đáng kể số lượng tài khoản ngân hàng, cổng thanh toán và công cụ rời rạc mà đội ngũ của bạn phải quản lý.

Hiện có hơn 100.000 doanh nghiệp trên toàn thế giới đang sử dụng phần mềm và API của Airwallex để đơn giản hóa vận hành tài chính và mở rộng toàn cầu, trong đó có nhiều khách hàng trong ngành du lịch. Đối với thị trường Việt Nam, điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp:

• Đang mở rộng mạnh vào tệp khách inbound từ Mỹ, châu Âu, Úc, Hàn Quốc, Nhật Bản…

• Muốn tối ưu chi phí ngoại tệ và phí chuyển khoản khi thanh toán cho nhà cung cấp quốc tế.

• Cần một nền tảng có khả năng mở rộng từ vài thị trường lên hàng chục thị trường mà không phải “vá” thêm hệ thống mới mỗi năm.

Nếu bạn muốn đào sâu hơn về xu hướng thanh toán trong ngành du lịch, bạn có thể tham khảo báo cáo “2024 State of Payments in the Travel Industry” do Airwallex và Skift thực hiện.

Airwallex có thể giúp doanh nghiệp du lịch và đại lý du lịch online tại Việt Nam xây dựng một nền tảng thanh toán và vận hành tài chính phù hợp cho giai đoạn tăng tốc mới. Bạn có thể bắt đầu tìm hiểu thêm và đăng ký tài khoản để trải nghiệm miễn phí.