McLaren Racing hiện đại hóa quy trình thanh toán quốc tế cùng Airwallex

Giới thiệu về McLaren Racing

Kể từ khi thành lập vào năm 1963, McLaren Racing đã đi tiên phong trong thế giới Công thức 1 đầy sự cạnh tranh khốc liệt, tạo dựng nên đội đua danh tiếng với 12 chức vô địch thế giới dành cho tay đua và 8 chức vô địch dành cho đội đua F1.

Vào đầu năm 2024, Airwallex và McLaren Racing đã chính thức công bố mối quan hệ đối tác chiến lược. Trên đường đua tốc độ, thương hiệu Airwallex sẽ hiện diện nổi bật trên những chiếc siêu xe F1, trang phục của các tay đua và các sản phẩm mang thương hiệu chính thức khác của đội. Ngoài đường đua, bộ phận tài chính của McLaren Racing sẽ sử dụng Airwallex để tối ưu hóa các hoạt động tài chính xuyên biên giới.

Thách thức

Ở mùa giải 2024, McLaren Racing chinh phục các cuộc đua Công thức 1 tại 24 thành phố dưới áp lực của tốc độ lẫn ngân sách. Đằng sau từng vòng đua nghẹt thở là cả một kế hoạch chiến lược tỉ mỉ với sự chính xác cao độ. Quan trọng hơn, McLaren Racing phải đảm bảo mọi chi phí luôn nằm trong giới hạn ngân sách nghiêm ngặt, cân bằng giữa đầu tư, chi tiêu và rủi ro. Đảm đương nhiệm vụ quan trọng này là bà Laura Bowden, Giám đốc Tài chính và bà Tori McIntyre, Giám đốc Kiểm soát và Phân tích Tài chính của McLaren Racing, cùng bộ phận tài chính tận tâm của Công ty.

Vận hành trong mức giới hạn chi phí nghiêm ngặt

Được áp dụng từ năm 2021, mức giới hạn chi phí này sẽ giới hạn số tiền mà các bộ phận có thể chi cho việc phát triển, vận hành và thi đấu của xe để đảm bảo sân chơi bình đẳng hơn và thúc đẩy sự cân bằng trong cạnh tranh. 

Bà Laura cho biết: “Trước khi áp dụng mức giới hạn chi phí, bộ phận tài chính chỉ thực hiện chức năng hành chính, nhưng hiện nay chúng tôi phối hợp chặt chẽ với các bộ phận kỹ thuật và vận hành để đảm bảo tối ưu hóa và triển khai nguồn lực hiệu quả”. 

Vấn đề không chỉ là việc phân bổ tiền chính xác mà còn là tìm ra khoản dự phòng tài chính để nâng cấp và đầu tư trong suốt mùa giải bằng cách theo dõi chặt chẽ chi tiêu thực tế theo thời gian thực. 

Bà Laura chia sẻ: “Mỗi cơ hội tiết kiệm là một cơ hội tái đầu tư. Bằng cách liên tục theo dõi chi tiêu và báo cáo lại cho doanh nghiệp, chúng tôi có thể tìm ra những cách mới để giải phóng nguồn tiền, từ đó tái đầu tư vào các hoạt động trên đường đua. Chúng tôi cần đảm bảo tối ưu hóa ngân sách cho phép để có thể duy trì sự cạnh tranh và theo kịp đối thủ một cách hiệu quả”.

Laura Bowden

CFO tại McLaren Racing

“Chúng tôi làm việc trong một môi trường rất nhanh và năng động. Bạn cần lường trước những điều bất ngờ và đối phó với mọi thách thức. Chúng tôi cần liên tục thay đổi góc nhìn để mang lại hiệu suất cho xe đua qua từng năm. Mọi thứ cần được xem như một cơ hội. Nếu có thể khai mở những cơ hội đó, chúng tôi sẽ mang lại hiệu suất trên đường đua, ghi được nhiều điểm hơn và chiến thắng tại một Giải vô địch”.

Tìm kiếm khoản dự phòng tài chính: Giải quyết tình trạng kém hiệu quả của hoạt động tài chính xuyên biên giới

Bà Tori McIntyre, Giám đốc Kiểm soát & Phân tích Tài chính của McLaren Racing nói: “Tất cả chúng tôi đều góp phần làm cho xe chạy nhanh hơn. Có hơn 1000 người, mỗi người đều đóng vai trò quan trọng trong quá trình đưa những chiếc xe vào vị trí xuất phát của mỗi cuộc đua. Với bộ phận tài chính, các hoạt động tài chính suôn sẻ là yếu tố then chốt để giành lấy chức vô địch mùa giải.”

Áp lực là rất lớn, và đội ngũ tài chính hiểu rõ hơn ai hết rằng việc cải thiện dù nhỏ trong vận hành cũng có thể tạo ra ảnh hưởng to lớn đối với tổ chức.

Hoạt động tài chính xuyên biên giới ư? Rõ ràng là kém hiệu quả.

Bà Tori giải thích: “Trong mùa giải, mỗi tháng chúng tôi có hai đợt thanh toán theo lịch cho các nhà cung cấp ở Anh và các nước khác. Trước đây, chúng tôi sử dụng cùng một tài khoản tiền tệ để trả cho cả hai nhóm nhà cung cấp. Nếu nói rằng đó là một quá trình tốn nhiều công sức thì vẫn còn là nhẹ.”

Việc thanh toán cho các nhà cung cấp ở nước ngoài bằng nhiều loại tiền tệ dẫn đến phí chuyển đổi ngoại tệ (FX) cao, thời gian chuyển tiền chậm và phải chi thêm các khoản phí bổ sung. Quan trọng hơn cả, bà Tori cho rằng nhược điểm lớn nhất là các khoản thanh toán quốc tế phải được thực hiện tỉ mỉ từng khoản một và mất nhiều giờ mỗi tuần.

Bà Tori nói: “Thực sự là rất mất thời gian. Thanh toán xuyên biên giới đâu cần phải làm thủ công hoặc chậm như vậy. Trên hết, chúng tôi có nhiều kế hoạch khác nhau, địa điểm trường đua khác nhau và các khoản thanh toán không theo lịch, vì vậy chúng tôi phải linh hoạt”.

Giải pháp

McLaren Racing hiện sử dụng Airwallex để tự động hóa và tối ưu hóa các hoạt động tài chính quốc tế trong toàn mùa giải Grand Prix. Với Airwallex, bộ phận tài chính của McLaren Racing có thể khởi tạo, phê duyệt và gửi các khoản thanh toán trong nước và quốc tế trong thời gian ngắn kỷ lục, tất cả chỉ với một ứng dụng di động và web trực quan, giảm thiểu tối đa sự can thiệp của con người. 

Bà Tori cho biết: “Airwallex là một nền tảng rất đơn giản nhưng lại vô cùng tinh vi, giúp tiết kiệm thời gian cho bộ phận tài chính. Nền tảng này đã giải quyết được những điểm khó khăn trước mắt của chúng tôi, và chúng tôi đang tiếp tục khám phá thêm nhiều chức năng được thiết kế cho một tổ chức lớn hoạt động trên quy mô toàn cầu”.

Hoạt động nhịp nhàng

Trong một môn thể thao với áp lực của việc cắt giảm từng phần trăm giây, không có gì ngạc nhiên khi bà Tori vui mừng vì việc đăng ký và thiết lập tài khoản Airwallex diễn ra rất nhanh chóng và dễ dàng: “Toàn bộ quy trình đăng ký và thiết lập tài khoản diễn ra gần như tự động, và chúng tôi đã sẵn sàng hoạt động chỉ sau 14 ngày.”

Tuy nhiên, tác động lớn nhất là bộ phận tài chính có thể thực hiện các đợt thanh toán nhanh hơn rất nhiều. Trước đây, mỗi đợt thanh toán quốc tế của họ bao gồm 30 giao dịch được thực hiện lần lượt từng cái một – một quy trình vừa tốn thời gian, vừa kém hiệu quả. 

Với Airwallex, họ có thể đẩy nhanh việc thanh toán một cách thông suốt qua quy trình phê duyệt tùy chỉnh và thanh toán hàng loạt bằng cách sử dụng mẫu, mất chưa đến một giờ cho mỗi đợt thanh toán. Trong một tháng, quy trình mới này giúp bộ phận tài chính McLaren Racing tiết kiệm được ít nhất nửa ngày.

Bà Tori giải thích: “Airwallex đã giúp chúng tôi tiết kiệm được nửa ngày mỗi tháng, và điều này thực sự rất tuyệt vời. Chúng tôi tự tin thực hiện các giao dịch thanh toán quốc tế một cách chính xác và nhanh chóng. Hiện chúng tôi đang mở rộng việc sử dụng Airwallex để thanh toán trong nước. Ứng dụng web cực kỳ dễ sử dụng và hợp lý với tất cả các tính năng hữu ích cho bộ phận tài chính bận rộn."

Việc sử dụng dễ dàng cũng góp phần giúp tiết kiệm thời gian tổng thể. Bằng cách loại bỏ các quy trình thủ công, bộ phận tài chính có thể giảm đáng kể các rủi ro do lỗi của con người, giúp họ hoàn thành công việc nhanh hơn. Airwallex cũng tích hợp với phần mềm kế toán và ngân hàng của McLaren Racing nên có thể chuyển tiền qua lại nhanh chóng, giúp việc chuyển đổi giữa các tài khoản dễ dàng hơn và có thể theo dõi tổng dòng tiền.

Thanh toán trong nước nhanh chóng

Trước khi dùng Airwallex, bộ phận tài chính của McLaren Racing luôn chọn thanh toán cho các nhà cung cấp quốc tế bằng USD thông qua ngân hàng hoặc mạng lưới SWIFT, vì vậy tốc độ chuyển tiền chậm (mất 2-5 ngày làm việc) và phải chịu phí chuyển tiền cao. 

Với hệ thống thanh toán toàn diện của Airwallex, McLaren Racing được thanh toán ngoại tệ với giá cạnh tranh và mạng lưới thanh toán địa phương rộng khắp. McLaren Racing hiện có thể thanh toán cho từng nhà cung cấp trên toàn cầu bằng tiền tệ địa phương của họ, có nghĩa là các khoản thanh toán đó sẽ đến tay nhà cung cấp nhanh hơn và McLaren Racing phải trả mức phí thấp hơn. Đối với thanh toán trong nước, 90% các khoản thanh toán qua Airwallex đến tay người nhận trong vòng vài giờ và 65% các khoản thanh toán nhận được ngay lập tức.

Bà Tori cho biết: “Chúng tôi có thể chuyển tiền thanh toán đến hơn 150 quốc gia và giao dịch với hơn 60 loại tiền tệ, có nghĩa là chúng tôi có phạm vi hoạt động rộng lớn trên toàn cầu. Tốc độ chuyển tiền và cập nhật trạng thái giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ hơn rất nhiều”.

Tốc độ thanh toán đã có sự tác động đến hoạt động tài chính của McLaren Racing. Mặc dù việc lập kế hoạch cho các sự kiện và tài chính đã cố gắng tính đến mọi tình huống, nhưng vẫn có những tình huống không thể lường trước có thể làm chệch hướng những kế hoạch kỹ lưỡng nhất và làm giảm khoản dự phòng tài chính dành cho hoạt động nâng cấp. 

Bà Laura nói: “Chúng tôi phải phản ứng nhanh với những sự kiện không thể lường trước có nguy cơ ảnh hưởng đến hoạt động liên tục của McLaren trong cả mùa giải. Đối với các sự kiện không thể lường trước này, bộ phận tài chính phải nhanh chóng huy động các nhà cung cấp, thực hiện một loạt các khoản thanh toán nhanh bằng ngoại tệ để giữ cho đội đua tiếp tục hoạt động và tránh gián đoạn dịch vụ”. 

Tối ưu hóa đường đua: Cải thiện dòng tiền khép kín

Bằng cách tối ưu hóa quy trình thanh toán quốc tế của mình, McLaren Racing có thể thực hiện giao dịch mua sắm nhanh hơn và kiểm soát tốt hơn thời điểm tiền rời khỏi doanh nghiệp. Kết hợp điều này với các kế hoạch trong tương lai của mình để tận dụng Airwallex trong việc thu tiền tự động và nhanh hơn, McLaren Racing đang cải thiện dòng tiền ở cả hai đầu, mang lại sự linh hoạt tài chính vượt trội cho công ty.

Mặc dù McLaren Racing có thể tự bảo vệ mình khỏi rủi ro về tỷ giá ngoại tệ bằng cách thu một số khoản bằng ngoại tệ, bà Laura cho rằng việc khai thác tỷ giá ngoại tệ bán buôn trên nền tảng Airwallex là một lợi thế lớn về tốc độ.

Bà Laura cho biết: “Chúng tôi tiết kiệm được khoảng 4.000 GBP với các giao dịch quốc tế và tiết kiệm cho phòng ban được nửa ngày làm việc mỗi tháng khi sử dụng Airwallex. Đây là những khoản lợi nhuận không nhỏ”.

Kết quả

Giống như các bộ phận khác tại McLaren Racing, bộ phận tài chính được giao nhiệm vụ tìm kiếm lợi nhuận bằng cách liên tục rà soát các quy trình và sử dụng công nghệ để tối ưu hóa chúng. Việc chuyển sang sử dụng Airwallex đã thúc đẩy hiệu quả tăng đáng kể:

• Thiết lập tài khoản và đưa vào sử dụng sau 14 ngày

• Tiết kiệm được nửa ngày cho các giao dịch thanh toán quốc tế

• Tiết kiệm được hơn 4.000 GBP phí chuyển đổi ngoại tệ

• Sử dụng mạng lưới thanh toán địa phương tại hơn 110 quốc gia, trong đó 90% giao dịch nhận trong vòng vài giờ và 65% giao dịch nhận ngay lập tức

Nhưng quan trọng hơn, việc dùng Airwallex không chỉ giúp tiết kiệm phí chuyển đổi ngoại tệ và thời gian cho bộ phận tài chính. Về lâu dài, điều này tạo ra tác động thực sự đến thành tích thi đấu trên đường đua.

Laura Bowden

CFO tại McLaren Racing

“Airwallex là một ví dụ thực sự điển hình về cách chúng tôi đầu tư vào công nghệ. Trong khi giải pháp thanh toán nước ngoài trước đây của chúng tôi rất chậm chạp, thủ công và lỗi thời, thì Airwallex lại nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả. Airwallex không chỉ giúp đội tiết kiệm thời gian mà còn tiết kiệm tiền - đó là lợi ích song hành”.