Truvi handelt schneller und bezahlt intelligenter mit Airwallex

Nathan Humphreys

Financial Controller

„Vor Airwallex war die Genehmigung dringender Rechnungen ein wahrer Albtraum. Ich musste 17 verschiedene E-Mail-Verläufe durchforsten und ununterbrochen Personen um eine Unterschrift bitten. Es war chaotisch und für das gesamte Team äußerst frustrierend.“

Vorstellung von Truvi

Truvi ist ein technologieorientiertes SaaS-Unternehmen, das die Art und Weise, wie Vermieter und Betreiber von Urlaubsimobilien ihr Vermögen schützen und Risiken beseitigen, neu definiert.

Truvi hat seinen Sitz in Großbritannien und ist seit 2019 weltweit tätig. Es ist auf über 50 Mitarbeiter angewachsen und zählt führende Unternehmen der Reisebranche wie Hostaway, Hostify und Lodgify zu seinen Kunden.

Das in London ansässige Finanzteam von Truvi ist auf mehreren Kontinenten tätig und befasst sich mit den Komplexitäten internationaler Geschäfte in verschiedenen Währungen, darunter USD, GBP und EUR.

Die Herausforderung

Das Finanzteam von Truvi hat nur den Anschein einer zentralen Einheit gemacht. Tatsächlich waren die Systeme über mehrere Plattformen verteilt, was zu Verzögerungen, Doppelarbeit und Störungen im gesamten Unternehmen führte.

Chaos bei der manuellen Genehmigung

Die Genehmigungen von Rechnungen waren langsam, manuell und wiederholten sich endlos, und zeitkritische Zahlungen, wie z. B. Gebühren oder dringende Rechnungen von Auftragnehmern, waren noch schwieriger schnell zu bearbeiten.

„Wir steckten in einer Schleife fest, in der wir ständig E-Mails und Slack-Nachrichten verschickten und Kollegen sogar auf die Schulter klopfen mussten, um Genehmigungen zu erhalten“, sagt Nathan Humphreys.

Verzögerungen bei der Rückerstattung

Die Erstattung internationaler Auslagen war ebenso mühsam. Aufgrund einer umständlichen Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern (Employer of Record) mussten Mitarbeiter in den USA bis zu zwei Monate auf ihre Rückerstattung warten. „Eine solche Verzögerung ist für unsere leitenden Angestellten, die regelmäßig beruflich unterwegs sind und in der Regel hohe Auslagen aus eigener Tasche bezahlen, zu lang“, erklärt Nathan.

Ablauf der Währungsumrechnung

Und dann waren da noch die Kosten. Mit Kunden und Teams, die über die USA, Großbritannien, Europa und Südafrika verteilt sind, verlor Truvi bei jeder Währungsumrechnung etwa 4%. „Wir zahlten ziemlich hohe Gebühren, um in bestimmten Währungen Gelder anzunehmen und dann auf ein GBP-Bankkonto zu überweisen. Das summiert sich schnell," erklärt Nathan.

Nach zahlreichen Hindernissen und Verzögerungen begann Nathan, nach einer effektiveren Methode zur Verwaltung der Unternehmensfinanzen zu suchen.

Die Lösung

Dank Airwallex musste das Finanzteam von Truvi nicht mehr hinter Genehmigungen herlaufen und kann schneller arbeiten. Über eine zentrale Plattform durchlaufen Rechnungen einen klaren, transparenten Prozess. Genehmigungen erfolgen in Echtzeit, mit vollständiger Transparenz und einem integrierten Prüfpfad.

„Die Hetzjagd ist vorbei. Und unser AP-Team erhält nun intern mehr Anerkennung, da jeder den Wert ihrer Arbeit erkennen kann“, erklärt Nathan.

Kontrollierte Autonomie

Mit Airwallex kann Truvi auch das umsetzen, was Nathan als „kontrollierte Autonomie” bezeichnet. Mittlere Führungskräfte können Teamausgaben bis zu einer festgelegten Obergrenze genehmigen, während höhere Beträge an die oberste Führungsebene weitergeleitet werden.

„Sie haben das Gefühl, dass sie sich darauf verlassen können, und wir nicht den Prozess für einfache Genehmigungen blockieren”, sagt er.

Von Wochen zu Tagen

Die Zeitersparnis ist im gesamten Team spürbar. Ein Mitglied des Finanzteams hat vor kurzem auf eine Vier-Tage-Woche umgestellt – und kann immer noch ihr altes Vollzeitpensum bewältigen, plus mehr. „Das liegt allein an der Zeit, die sie mit Airwallex spart”, sagt Nathan.

Auch die Erstattungen sind nun wesentlich schneller und weniger frustrierend. Für internationale Mitarbeiter dauert ein Vorgang, der früher acht Wochen in Anspruch nahm, nun nur noch zwei Tage. „Unsere Vertriebsleiterin hat auf einer Konferenz 600 Dollar ausgegeben“, berichtet Nathan. „Zwei Tage nach ihrer Rückkehr war der Betrag bereits auf ihrem Bankkonto. Früher hätte das Monate gedauert.“

Und da die Debitkarten für Mitarbeiter innerhalb von Sekunden ausgestellt werden, kann das Team nun direkt aus dem Budget bezahlen – keine Auslagen mehr aus eigener Tasche.

Intelligentes Multi-Währungsmanagement

Airwallex hat es für Truvi kostengünstiger und einfacher gemacht, Geld über Grenzen hinweg zu überweisen. Anstatt alles in GBP umzurechnen, werden die Gelder in den Währungen gehalten und ausgegeben, die sinnvoll sind – USD, EUR und andere. Gleichartige Zahlungen werden sofort ausgeführt, ohne dass im Hintergrund versteckte Kosten oder unvorhersehbare Wechselkurse anfallen.

Nathan Humphreys

Financial Controller

„Alles läuft jetzt reibungslos – Genehmigungen, Ausgaben, Rückerstattungen. Die Manager haben das Gefühl, dass man ihnen vertraut, das Finanzteam ist sichtbarer, und wir können schneller arbeiten, ohne die Kontrolle zu verlieren. Airwallex hat das Tempo und die Wahrnehmung des Finanzwesens in unserem Unternehmen völlig verändert.“

Die Produkte hinter der Lösung

Mit den globale Konten von Airwallex verwaltet Truvi mehrere Währungen, ohne lokale Niederlassungen gründen zu müssen. Mit lokalen Kontodaten in USD, EUR und GBP kann das Unternehmen Zahlungen ohne erzwungene Umrechnungen oder verstekte Gebühren entgegennehmen.

Um wiederkehrende internationale Zahlungen zu unterstützen, nutzt Truvi die Airwallex Hyperline Integration. Dies ermöglicht eine intelligentere SaaS-Abrechnung, die Zentralisierung von Finanzvorgängen und die Optimierung von Zahlungsabläufen über Währungen und Märkte hinweg.

Eingehende Gelder bleiben in der ursprünglichen Währung, bis Truvi sich für eine Konvertierung entscheidet. So kann das Team unnötige Wechselkursgebühren vermeiden und das Wechselkursrisiko besser steuern. Und wenn es an der Zeit ist, internationale Auftragnehmer und Lieferanten zu bezahlen, kann Truvi schnelle, gebührenfreie Auszahlungen über lokale Zahlungssysteme tätigen.

Truvi verwaltet interne Ausgaben mit Airwallex Spend Tools, einschließlich Firmenkarten, Ausgabenmanagement und Bill Pay. Manager können über ein einziges Dashboard Karten ausstellen, Ausgaben und Rechnungen genehmigen und Ausgaben in Echtzeit verfolgen.

Das Ergebnis

• Bis zu 4% Ersparnis bei internationalen Zahlungen: Durch das Halten von Geldern in USD, EUR und GBP entfallen kostspielige, erzwungene Währungsumrechnungen und versteckte FX-Gebühren.

• Von 8 Wochen auf 2 Tage: Die Zeiten für die Erstattung von Auslandskosten wurden von 8 Wochen auf nur 2 Tage verkürzt, wodurch sich die Situation für weltweit tätige Mitarbeiter erheblich verbessert hat.

• 20% Zeiteffizienz: Deutliche Produktivitätssteigerung des Finanzteams: Ein Teammitglied bewältigt dank der optimierten Airwallex-Prozesse sein früheres Vollzeitpensum nun bequem mit einer Vier-Tage-Woche.