Wie CFOs in schnell wachsenden KI-Startups die Kontrolle über Unternehmensausgaben zurückgewinnen können

Da KI-Startups weltweit mit beispielloser Geschwindigkeit wachsen, haben ihre Finanzabteilungen Schwierigkeiten, Schritt zu halten. Angesichts weltweit verstreuter Teams und zunehmendem Druck seitens der Investoren war es noch nie so schwierig und geschäftskritisch, die Unternehmensausgaben zu steuern.

Folge ich dem typischen Ausgabenweg eines Startups?

Jedes erfolgreiche KI-Startup beginnt mit einer herausragenden Idee. Anschließend folgt die hektische Anfangsphase der Entwicklung: ein kompetentes Team zusammenstellen, die erste Finanzierung sichern und das Produkt schnellstmöglich auf den Markt bringen. In diesem Trubel gerät die finanzielle Infrastruktur oft in den Hintergrund – und genau hier beginnen die Probleme.

Die typische finanzielle Reise eines Startups folgt einem vertrauten Muster. In den frühen Tagen bastelt der Gründer – oft mehr auf Produkt und Vision als auf Finanzoperationen fokussiert – grundlegende Bank- und Zahlungslösungen zusammen.

Dies ist ein häufig auftretendes Problem: Unternehmen mit Expansionsplänen müssen irgendwann einen Direktor für Finanzen oder einen CFO einstellen, um die Zahlen ordnungsgemäß zu verwalten. Zu diesem Zeitpunkt sind sie jedoch mit einem komplexen System konfrontiert, das von einer Person ohne Finanzkenntnisse zusammengestellt wurde.

Es beginnt mit einem einfachen Girokonto bei einer lokalen Bank. Bald werden internationale Zahlungen notwendig, also wird ein weiterer Finanzdienstleister hinzugefügt. Mit dem Wachstum des Teams vermehren sich Firmenkarten und Ausgabenmanagement-Tools.

Was als Bedarf an grundlegenden Finanzinstrumenten beginnt, entwickelt sich schnell zu einem komplexen Geflecht unzusammenhängender Systeme, von denen jedes nur einen Teil des Gesamtproblems löst.

Warum KI-Startups einzigartige finanzielle Herausforderungen haben

Die Herausforderungen des Finanzmanagements werden besonders akut für KI-Unternehmen, die eine Phase des Hyperwachstums erleben – bedenkt man, dass laut TechCrunch die Investitionen in generative KI 2024 weltweit auf 56 Milliarden Dollar gestiegen sind, ein Anstieg von 192% gegenüber den 29,1 Milliarden Dollar, die 2023 investiert wurden.

Im Gegensatz zu traditionellen Software-Startups, die Jahre damit verbringen könnten, ihre Präsenz in einem einzigen Markt aufzubauen, müssen KI-Unternehmen oft fast sofort global agieren. Die Kundennachfrage entsteht gleichzeitig in mehreren Regionen. Personal ist weltweit verteilt. Und der Druck der Investoren, schnell zu skalieren und gleichzeitig die Kontrolle über den Cash-Burn zu behalten, schafft einen perfekten Sturm finanzieller Komplexität.

Entwicklungsteams in Singapur müssen bezahlt werden? Sie richten ein neues Zahlungssystem ein. Eröffnung einer Vertriebsniederlassung in Portugal? Ein weiteres System. Expansion in die USA? Noch ein weiteres. Bald schon müssen Unternehmen mit mehreren Plattformen, Währungen und Prozessen jonglieren – jede davon wurde ausgewählt, weil, wie mir ein Gründer kürzlich erklärte, „wir zu diesem Zeitpunkt etwas brauchten“.

Die 4 (großen) versteckten Kosten fragmentierter Finanzen

Die Auswirkungen fragmentierter Finanzsysteme gehen weit über betriebliche Ineffizienz hinaus. Wenn Finanzteams dieses Flickwerk an Lösungen erben, stehen sie vor mehreren Herausforderungen, die das Unternehmenswachstum und die Kultur direkt beeinflussen.

Fehlende Transparenz

Zunächst besteht das Problem der Transparenz. Ohne eine einheitliche Informationsquelle für die Unternehmensausgaben ist es nahezu unmöglich, fundierte Entscheidungen über die Ressourcenzuteilung zu treffen. Ein CFO äußerte sich dazu wie folgt: „Ich bin ständig damit beschäftigt, Probleme zu lösen, anstatt mich darauf konzentrieren zu können, unsere Betriebsabläufe zukunftssicher zu gestalten.“

Lästige Gebühren

Darüber hinaus gibt es versteckte Kosten in Form von Gebühren für Auslandsüberweisungen. Unternehmen verlieren Tausende, weil jede Regionalniederlassung ihre eigene Zahlungslösung hat. Ein anderer Finanzleiter hat berichtet, dass sein Team Stunden damit verbracht hat, Ausgaben über mehrere Systeme hinweg abzugleichen, was zu Burnout geführt hat.

Fragmentierte Tools = fragmentierte Kultur

Am kritischsten ist, dass fragmentierte Systeme die Geschäftsabläufe und die Unternehmenskultur auf jeder Ebene beeinflussen. Finanzteams verschwenden Stunden damit, Abonnementzahlungen über verschiedene Karten zu verwalten, internationale Lieferantenrechnungen zu verfolgen und Ausgaben in mehreren Währungen abzugleichen. Verschiedene Büros entwickeln ihre eigenen Prozesse für alles, von Softwarekäufen bis zu Lieferantenzahlungen, was zu Inkonsistenz und Reibung führt.

Verlust der Kontrolle über Ausgaben

Gleichzeitig erschwert der Mangel an Transparenz in Echtzeit hinsichtlich der Ausgaben die Aufrechterhaltung effektiver Kontrollen – Teams könnten möglicherweise für redundante Software-Abonnements bezahlen oder doppelte Rechnungen bearbeiten, ohne dass dies bemerkt wird. Das Finanzteam ist so sehr mit dieser Komplexität beschäftigt, dass es sich nicht auf strategische Aufgaben wie Prognosen und Budgetoptimierung konzentrieren kann. Dies wird häufig als Teil der Start-up-Kultur akzeptiert – muss jedoch nicht zwangsläufig so sein.

Aufbau einer zukunftssicheren Finanzinfrastruktur

Wie sieht die ideale Finanzinfrastruktur aus?

Für Scale-up-Unternehmen sollte die ideale Finanzinfrastruktur einfach und dennoch umfassend sein: eine Plattform, die alle globalen Zahlungen, Spesen und Unternehmensausgaben abwickelt, sich nahtlos in wichtige Geschäftssysteme wie ERP-, Buchhaltungs- und HR-Plattformen integrieren lässt und mit dem Unternehmen mitwächst.

Sie sollte vollständige Transparenz über den Cashflow bieten und gleichzeitig zeitaufwändige Aufgaben wie die Bearbeitung von Belegen und den Kontenabgleich automatisieren. Vor allem sollte sie in allen Märkten, in denen das Unternehmen tätig ist, auf die gleiche Weise funktionieren, um weltweit für einheitliche Abläufe in den Teams zu sorgen und gleichzeitig eine strenge Kontrolle über die Ausgaben zu gewährleisten.

Bei Airwallex haben wir nach Gesprächen mit zahlreichen wachstumsstarken Unternehmen verstanden, dass die Lösung dieser Herausforderungen mehr erfordert als nur ein weiteres Ausgabenmanagement-Tool. Was schnell wachsende Unternehmen brauchen, ist eine wirklich einheitliche Plattform, die alles von Mitarbeiterausgaben bis hin zu Lieferantenzahlungen in allen Märkten an einem Ort abwickeln kann.

Genau deshalb haben wir Airwallex Spend entwickelt. Wir haben eine umfassende Plattform geschaffen, die mit Ihrem Unternehmen wächst und Folgendes bietet:

• Kreditorenbuchhaltung, Ausgaben, Erstattungen, Rechnungszahlung, Karten und Zahlungserfassung und -überweisungen alles in einem.

• Transparenz in Echtzeit über alle Unternehmensausgaben, egal wo sich Ihre Teams und Einheiten befinden.

• Automatisierte Belegverarbeitung und Abgleich, um Ihrem Finanzteam Zeit zu sparen.

• Virtuelle Karten für Mitarbeiter weltweit, mit integrierten Kontrollen zur Vermeidung von Ausgaben außerhalb der Richtlinien und benutzerdefinierten Genehmigungsabläufen, die mit Ihnen skalieren.

• Nahtlose Integration in Ihren bestehenden Technologie-Stack, von Buchhaltungssoftware bis hin zu ERP-Systemen.

Für KI-Startups, die globale Chancen ergreifen wollen, geht es bei der richtigen Finanzinfrastruktur um Effizienz – und auch darum, die Kontrolle zu behalten, während man sich mit der Geschwindigkeit bewegt, die der Markt verlangt. Indem Sie Ihre gesamte Kreditorenbuchhaltungsfunktion auf einer einzigen Plattform konsolidieren, können Sie die Probleme des schnellen Skalierens beseitigen und gleichzeitig die Kontrollen aufrechterhalten, die erforderlich sind, um die Burn-Rate effektiv zu verwalten.

Die Zukunft der KI ist global, und Ihre Finanzinfrastruktur muss dieser Realität entsprechen. Warten Sie nicht, bis Sie skaliert haben, um Ihre Finanzoperationen zu reparieren – bis dahin könnte es zu spät sein.