初創企業管理技巧:優先級策略(Prioritisation Framework)

Kirstie Lau5 分鐘
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初創企業管理技巧:優先級策略(Prioritisation Framework)

如果您不確定怎樣為開發新產品及功能排列優先次序,你需要的是訂立一個優先級框架。

優先級框架協助產品經理制訂正確策略,確保團隊最短時間內,為客戶提供價值最高的產品計劃。

這篇專題文章,將與您一同探討優先級框架以及管理它的原則,幫助您確認產品團隊下一步應集中開發甚麼項目。

甚麼是優先級框架(Prioritization Framwork)?

優先級框架是團隊在開發產品時,排列先後次序時使用的標准或原則。

您應仔細研究不同類型框架,找出最符合您企業價值及客戶需求的一種。

好的優先級框架將助您作出更好的戰略決定,避免營運流程遇上阻滯,並盡可能減少偏差。

在考慮哪種框架最適用時,可參考以下問題:

  • 是否價值最高的項目?

  • 有否為客戶提供理想的產品價值?

  • 是否有助實踐長遠業務目標?

  • 是否跟得上競爭對手的步伐?

購買 vs. 建立

請緊記,並非所有產品的功能必須由內部開發。如果您希望盡快將新功能推出市場,不妨從另一家企業購買某些功能,用以結合您現有的技術。

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優先級框架的優點

簡而言之,優先級框架透過為您提供參考結構,幫助您找出企業應集中開發的重點。

好的優先級框架,將為您企業的決策過程提供支援,助您建立清晰有效的路線圖,既能讓您循序漸進地邁向目標,更可提升成功實踐目標的可能。

以下是時下一些廣被採用的優先級框架,您可仔細考量何者最適合您的需要。

工作量影響力矩陣(Effort Impact Matrix)

工作量影響力矩陣(effort impact matrix),亦稱行動優先矩陣(action priority matrix),可助您找出甚麼是為客戶帶來最大價值的內容。

您可使用工作量影響力指標,根據所需工作量及對客戶的影響,排列項目的優先次序,及避免在沒價值的項目上浪費時間與精力。

此矩陣可幫助企業根據以下內容,確認項目及計劃的優先次序:

  • 最短時間內產生最好成績的項目

  • 需要不少時間但成果理想的項目

  • 客戶幾乎不在乎其成果的項目

指標劃分為 4 個領域:

最小工作量及少影響力:需要很少資源,但只為客戶提供增量價值。

最大工作量及少影響力:與其餘三者相比,所需的時間與精力最多,卻對客戶帶來的影響最小。 實際上就是在浪費時間,是吃力不討好的項目。

大影響力及最少工作量:簡單而言,這項項目就是以迅速取勝。它們對客戶帶來具體的正面影響,並且毋須花費太多工夫。

大影響力及最大工作量:這項項目雖然對客戶帶來很大影響,但同時需要最多時間、精力及注意力。這些項目通常是一些重要計劃的一部分。

你如何創建一個工作量影響力矩陣?

建立工作量影響力矩陣,需要 5 個步驟:

步驟 1:集合您的團隊,包括所有持份者,因為他們對如何完成項目,以及完成所需時間擁有第一身體會,能提供最實際想法。

步驟 2:找出您企業最主要的目標及團隊目標。邀請大家集思廣益,有助讓團隊成員與企業使命保持一致。

步驟 3:建立一個由兩個軸、四個領域組成的圖表。一個軸是項目的完成對客戶帶來的影響,另一個軸是所需花費的努力。

步驟 4:將個別項目添加至矩陣中其所屬領域。根據每個項目的工作量及影響力完成繪製整個圖表。

步驟 5:根據矩陣的結果制訂企業實際行動的計劃。當您了解每個項目的工作量及影響力,就能更清晰掌握何者值得花費最多時間與資源完成。

何時使用工作量影響力矩陣

以下是使用工作量影響力矩陣時,可參考的一些實例:

  • 資源分配:如果您的時間和資源有限,矩陣有助您決定如何可以最好地分配資源。它更可幫助您決定購買還是內部建立新的產品功能。

  • 排列優次:此矩陣可幫助您找到達成目標的最有效途徑。優先開發的項目應可讓您看見快速、正面的成果。

  • 了解客戶需求:此矩陣讓您更清晰地了解甚麼可讓客戶滿意,以及他們想要甚麼、需要甚麼。您應將他們重視的內容納入企業行動的計劃。

[延伸閱讀:初創企業必懂的 10 個關鍵績效指標]

「RICE」分數

RICE 優先級框架是由 Intercom 產品管理團隊建立的評分系統。「RICE」分別代表 Intercom 透過價值與工作量記分卡,評估產品或潛在功能的 4 個因素:

  • Reach(觸及人數)

  • Impact(影響力)

  • Confidence(信心)

  • Effort(工作量)

觸及人數(Reach)

觸及人數所指的是特定時間內,受某功能影響的人數。例子包括,每季度的用戶數量、每月的轉化次數。

如果您想了解每個季度的用戶觸及人數,可以將某季度造訪您網站的人數,乘以當中選擇使用特定功能的人數百分比。假設每個季度有 2,000 人造訪您的網站頁面,其中只有 20% 使用頁面上的某項特定功能,您的總觸及人數會是 400 人。

影響力(Impact)

因此,每項功能的影響力會被個別評分。根據該功能的影響力大小,從 0.5 到 3 評分。

  • 3:超高度影響力

  • 2 :高度影響力

  • 1 :中度影響力

  • 0.5 :低度影響力

信心(Confidence)

許多產品經理面臨的一大難題是,須在無法得知客戶反饋的情況下,為開發功能的優次排序。 信心分數嘗試處理這個問題:

您的信心分數是一個百分比數值:

  • 100%:根據數據,有高度信心

  • 80%:根據數據,有中度信心

  • 50%:根據數據或缺乏數據,只有低度信心

可能出現的情況是,數據顯示某項目的觸及人數很高,但您仍未能確定它對企業成功的長遠影響力有多大。您的信心分數將為 80%,因為您根據數據信心只屬中等。

工作量

工作量分數是一個用以估算整個團隊建立、管理等工作所需的總時間。此分數以「人-月數」計算,因此愈小愈理想。

假設某項功能需時 2 週去計劃、1 週設計、4 週進行前期開發,以 3 週進行後期開發。這項功能的工作量得分為 3「人-月」。

使用以下公式,可計算出您的 RICE 分數:

(觸及人數 X 影響力 X 信心)÷ 工作量 = RICE 分數

RICE 基本上是一個戰略性的優先級框架及一個客觀評分系統。以下是它的一些優點與缺點:

  • 優點:RICE 框架讓您將開發某項功能所花費總時間的影響力量化。

  • 缺點:RICE 框架的評分因素是預設的,因此您無法自行根據個別業務類型自行定義,因此框架未必完全合合適。

莫斯科法則(MoSCoW)

MoSCoW 優先級框架由 Dai Clegg 1994 年任職於 Oracle 時建立。它一開始用於動態系統開發方法(DSDM)——一個時間框架主導的優先級框架(用於便利項目快速交付)。

以 MoSCoW 排列項目的先後排序,可幫助企業將產品或功能分為 4 類並結合特定的時間範圍。MoSCoW 分別指:

  • 必須有(Must have;Mo)

  • 應該有(Should have;S)

  • 可以有(Could have;Co)

  • 毋須有(Won’t have;W)

在對您的產品功能進行分類時,能最早給您的業務帶來最大價值的那些功能應被優先考慮。 因此,與「應該有」、「可以有」,及「毋須有」的計劃相比,「必須有」的計劃可帶來更立竿見影的好處,而且於欠缺資源與時間的情況下,應最後才考慮放棄。

以下是 MoSCoW 的優次排序。

推出產品時,「必須有」的功能當然是不可或缺的。 要認清某項功能是否真的「必須有」,您可試試想像如果它不存在,會否—讓您整個項目夭折? 如果會,這就是一個您不能放棄、最為重要的的功能。

「應該有」的功能不必然影響您項目成事與否,也不一定影響產品的發佈,但它們對產品整體的成功至關重要。「應該有」的功能可能與「必須有」的功能一樣重要,但時間上沒那麼急切。

「可以有」的功能當然是擁有一定的吸引程度,有助令產品成功。但它們遠遠不及「應該有」的功能重要。如果您的預算許可,理應採納它們。時間上也一樣,如果項目完成的時限緊迫,不應考慮購買或採納「可以有」的功能。

「毋須有」的功能最不受客戶重視,投資回報率亦最低。就項目成功與客戶滿意度而言,它們最不重要。

當您開始根據 MoSCoW 先後排序對功能進行分類時,您應將產品的所有功能先放在「毋須有」部分,並一步步證明為何它們值得更高等級。

MoSCoW 優先級框架,是企業用以確認未來產品發佈中應包含/排除甚麼內容的好方法。 以下是 MoSCoW 的一些優點與缺點:

  • 優點:MoSCoW 可幫助企業確認產品的發佈有甚麼關鍵條件。

  • 缺點:MoSCoW 沒有提供具體的分類方法,因此存在根據直覺而非數據為項目評分的風險。

Kano 模型

Kano 模型是日本教授 Noriaki Kano 與其團隊於 1984 年建立的產品管理框架。

這個優先級框架包含一系列指引(及相關技術),用以與產品開發部門協調,以及對客戶需求進行分類,以提高客戶滿意度。

Kano 模型深信客戶滿意度取決於產品功能。或換句話說,功能能否滿意地推行,直接影響對客戶的實用程度。

如上文指出,此模型包含 2 個面向:滿意度(亦稱愉悅度或興奮度)及功能(亦稱為實踐度、成就、投資,或成熟)。

「滿意度」因變量(dependent variable),因此是Y軸,由十分滿意到十分不滿意評分。

而「功能」是自變量(independent variable),因此是 X 軸,表達企業推出產品功能的表現,由「完全沒有做」(沒有做或做得很差)到「做得很好」評分。

根據客戶的期望,功能可分為 4 類:

  • 預期中(必須或基本): 當客戶購買產品時,必定期望它具有某些功能,例如:CRM 系統應容許導入聯繫人。

  • 正常(或富性能):具吸引力的產品應具備一系列富性能的功能。這些功能愈多愈好。但您的產品應以包含必須或最重要的功能為先。

  • 令人興奮(或具吸引力):除了具備必要功能外,您可能更希望囊括更多高於標準的功能。令人意想不到或從未被人提出的功能可以令您的產品更令吸引,並帶來更令人滿意的客戶體驗。您可以查看客戶意見反饋,從而採納某些功能,讓您從眾多競爭對手中脫穎而出。

  • 無動於衷:某些功能的存在與否,都不會對客戶價值產生任何影響。

當您產品建立的功能取決於客戶認為它們是否具有價值時,Kano 模型優先級框架對您非常實用。您可以詢問客戶幾個問題,確認他們對個別功能的價值有甚麼看法。

  • 如果你擁有(某功能),你感覺如何?

  • 如果你缺乏(某功能),你會怎麼想?

為您的客戶提供 5 個答案選項:

  • 我很喜歡

  • 我預期有

  • 我沒所謂

  • 我可忍受

  • 我不喜歡

集合他們的答案,並將它們放到評估表中。

總括而言,當您希望改善您的產品,或建立附加功能時,Kano 模型最為實用。以下是 Kano 模型的優點與缺點:

  • 優點:您可根據真實客戶數據,知道他們認為甚麼具有價值,從而判斷納入功能的優先次序。

  • 缺點:此框架沒考慮採購工作及客戶數據分析的複雜性或工作量。

加權評分

加權評分模型可幫助您的企業判斷甚麼內容應該被包含在產品路線圖中。

加權評分本質上是將決定一個項目高價值與否的原因量化並加起來。您可按每項功能的得分計出加權平均分。判斷功能價值的標準完全取決於您。

例如,假設您認為新產品的功能對企業最為關重要的標準是:

  1. 產品功能可帶動收入

  2. 產品特色可增加客戶互動

  3. 產品特色可提升客戶價值

然後,您應根據個別標準對您企業的重要程度,為每個標準分配一個加權分數。

  1. 產品功能可帶動收入 - 40%

  2. 產品特色可增加客戶互動 - 30%

  3. 產品特色可提升客戶價值 - 30%

由此,您可就產品的每項功能多能達標為它們逐一評分。然後將這個分數乘以每個標準的佔比,再將這些分數加起來,便能計出每個功能的優先級總分數。

建議以下列表格的方式記錄及呈現您的計算過程及結果:

  • 優點:權重評分可讓您根據自己的標準量化新產品功能的影響力,從而了解哪些功能對您的業務目標發揮最大影響力。

  • 缺點:你對每個標準設定的佔比通常受企業內部的政治決策影響。因此所有持份者在建立標準及功能清單時,都應該參與。

如何選擇合適的優先級排序框架

選擇合適的優先級排序框架不如想像般困難,您只須問問自己以下問題:

1. 我有多少時間決定甚麼事項優先?

如果您的時間緊迫並只有很少數據可以參考,選擇 MoSCoW 優先級排序這類框架可能最適合您的需求。當您擁有更多時間並更充分理解企業的目標時,您總可以隨時轉向使用更複雜的框架。

2. 我能否與客戶互動,或有足夠的量化數據來驗證我的評分?

有時要取得驗證您決策所需的數據量並不難。例如,如果記錄了整個客戶旅程中的用戶活動,您可能擁有所需更多的數據。這種情況下,進階框架將非常適合您排列項目的優次。 相反,如果數據不足,簡單的框架可能更佳。

3. 我的團隊能否基於數據作出良好決策?

如果您的企業因為基於數據的決策而正在蓬勃發展,採用量化原則的優先級框架最為合適,例如 RICE。反過來,您則應與持份者將彼此的評分同步,確保大家對優先事項最關鍵的數據點及方法達成共識。

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使用合適的框架,您可以選擇對客戶滿意度及產品願景帶來最顯著影響的項目。

您更可以了解自己的團隊有沒有能力進行必要的產品內部開發、投資第三方技術以建立您的產品會否更實際。

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Kirstie Lau
Senior Associate, Growth Marketing

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