企業創辦人指南:如何主持成功的董事會會議

Kirstie Lau7 分鐘
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企業創辦人指南:如何主持成功的董事會會議

不論企業規模大小,董事會會議都非常重要。而它們對初創公司尤其重要,因為業務的早期階段需要許多規劃。

這篇文章將探討開展有效董事會會議涉及的所有步驟,包括準備、召開,收結會議。

董事會會議的準備工夫為何重要?

董事會會議開始前,為免出現亂況,預先組織、制訂戰略,並收集所有所需材料非常重要。

假如在開會前沒做好準備,會議期間才發現沒有所需文件,欠缺相關資料及數據可能會讓您手忙腳亂。

然而,做好準備不僅指在會議前將文件夾整齊疊好,您更應在會議最少一星期前,向董事會成員發送會議相關文件。因為現場才呈交給他們,他們很難深思熟慮並提出問題。

因此在準備董事會會議時,理應考慮上述建議。您的準備工夫做得愈好,會議效率愈高。

董事會會議中的角色

以下是董事會會議中一些常見的重要角色:

主席

主席是領導董事會並負責監督及主持會議(例如擬訂議程)的董事會董事。如果有執行委員會,主席亦會擔起領導角色。主席同時是行政總裁的主要聯繫人。

主席會與 CEO 討論績效目標,並檢視能否達標。而如果 CEO 離職,董事長將領導新任人選的選拔過程,縮窄候選人範圍。

董事長是董事會授權發言人之一,發言人的人數為數不多,視乎企業的規模而定。總括而言,主席負責設定整個董事會的行事風範及效率。

副主席

副主席同時任職於執行委員會(如有),並負責於需要時(例如離職或因任何原因缺席),介入並接管主席的職務。

主席和副主席之間互相支持,而且保持著密切的工作關係,確保董事會會議準備充足而且有效完成。

財務秘書

財務秘書應具有資深的財務管理背景,並與行政總裁及財務總監(CFO)定期聯繫,確保董事會在會議召開前重要的財務文件齊備。

財務秘書會於會議前,找出並記下出現問題的地方以及需要進一步澄清的細節。如有財務或審計委員會,財務秘書一般將擔任其主席。

財務秘書的主要職責是辨識出包括包括投資在內的潛在的財務風險。

董事會秘書

如果有執行委員會,董事會秘書會同時兼任(或公司秘書,視乎企業規模而定)。 他們的主要職責是確保董事會的記錄安全及準確。

董事會秘書亦負責會議記錄,並在會議結束後,按需要覆核這些記錄。

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如何為董事會會議做準備?

要為董事會會議做足準備,需時幾星期至幾個月,因為過程中須完成多項事宜並列出一些重要細節。為協助您更好地準備會議,我們整理出以下清單:

檢視董事會會議記錄

公司秘書(有時是其他員工)經常在董事會會議記錄中記下討論過的所有事項。會議休會後,公司秘書及其團隊會按會議記錄整理好筆記,並安排待辦事項。

公司秘書通常會將這些代辦事項納入下次會議議程的初稿。執行團隊可能也會緊隨董事會會議後再開會跟進。他們將在會議期間記下的要點發送給公司秘書,用以納入下次會議的議程。

初步完成後,應開始計劃下次會議——即使數個月後才發生。

檢視董事會日曆

董事會成員之間有不同的日程安排,他們未必無時無刻都在辦公室裏工作,甚至可能分佈於不同的時區。

確保每個成員都能出席董事會會議最為重要,因此您必須查看董事會的年曆,訂下對所有人而言最適合的月份、日期,及時間。

您應參考您企業召開董事會會議的頻率,適當地安排會議日期,以便有充足時間進行匯報及完成擬辦事項。

總顧問辦公室或公司秘書一般會於會議召開前六至八星期檢視董事會的年曆。年曆列出了標明進行時間的所有日程及擬辦事宜,因此您可視它為擬訂下次會議議程及日期的基礎。

某些企業會舉行管理層例行會議,行政總裁會於會議上提出一些補充議程。 這些會議亦為財務總監、人力資源總監,及其他管理人員提供機會提出其他問題,以及建議其他議程或擬辦事宜。

董事會會議前,如果能舉行管理層會議,董事會成員可提前細閱及分析相關資料,足夠的討論對董事會會議的進行有很大幫助。

審核會議議程

當你擬定好議程,在敲定之前須經過審閱及核准。 您必須讓首席董事或董事會主席審閱議程內容,以獲得批准。

他們可能會添加議程項目、擬辦項目,及意見,亦可能會刪除不相關的內容。

審閱董事會資料

總顧問或公司秘書(或與董事會關係密切的其他人)亦會細閱議程及相關資料。

錯別字與資料的錯漏,不利董事會會議的進行。為免令您的團隊感覺不專業及準備不足,審慎、集中的審閱過程十分重要。

某些企業的董事會甚至訂立好預設的指引——類似內容上的風格指南——簡述董事會報告的首選格式、長短,及字體標準。

為議程項目準備文件

當您要準備文件,意思是須就董事會會議上將討論的議程項目,收集所有所需資料。「參考資料」(Reference)部分亦不能忽視。它們雖然未必一定跟會議上的討論內容直接相關,但如果會上有人就個別議程項目要求更多背景補充,「參考資料」部分會幫得上忙。

「參考資料」部分可能包括數據分析、可靠的統計數據、投資者關係報告,以及題目篩選等。

然而,由於混合及遙距工作模式愈趨普遍,「資源」(Resource)部分愈來愈受到關注。另外附設「資源」部分,將相關資料歸納整理,可免除會議上費力翻閱會議文件的麻煩。

以下數碼會議解決方案,包含了傳統董事會會議文件夾內所有資料,以下內容可供參考:

  • 環境掃描

  • 投資者關係報告(除非是主要議程項目)

  • 管治主題摘要

  • 行政管理投放

  • 人力資源措施

  • 部門報告

  • 內幕交易提醒

提前分享董事會會議資料

企業的每位成員固然都很重要,但董事會成員由於肩負更多責任,因而承受很大壓力。他們可能同時參與其他董事會,所以很多事情要監察——在日程安排緊迫的情況下,更見艱難。

因此,為了幫助他們(花最少力氣地)做足準備,最後提前至少一星期將所有與會議相關的資料發送,除可讓他們有充足時間完成審閱,亦能確保在會議開始前,他們可對相關內容留下印象。

在會議幾天前才發送相關文件,董事會成員便沒有足夠時間審閱和消化所有內容。

然而,提前至少一星期發送資料,可讓他們有足夠的時間消化內容並進行所有必要修訂。董事會網站(另一種數碼解決方案)能方便會議前最後一刻對內容作出臨時添加或刪除。

設下確切的休會時間

會議沒必要拖延。當所有議程項目都被討論過,會議就可以結束了。

即使隨著討論不斷發現新的問題,也沒逼迫與會者一一即時解決。董事會成員可透過電郵或其他內部溝通渠道(例如 Slack)解決大部分會上餘下的問題。

此外,某些情況下,最好重新安排或取消會議:

  • 當沒有充足時間準備

  • 當發現應私下處理的敏感話題

  • 當相同目標可透過其他方式完成,例如與特定董事會成員開會

訂立董事會會議議程

您訂下的議程結構是每位與會者於董事會會議上跟隨的大綱。以下,我們將仔細介紹建立議程每個須被審閱的關鍵項目:

標題

董事會會議議程標題,應列出企業名稱及地址,亦還包括會議日期、時間,及地點。

召集

會議開始時,董事會主席會召集所有與會者,及宣布當刻時間。 公司秘書會於會議記錄中記下召集時間。

然後,董事會主席將發表演辭介紹與會者——可能會親身介紹與會者,或要求他們自我介紹或讀出企業的使命和/或願景。

詢問有沒有修改議程的提請

介紹完畢後,董事會主席會詢問有沒有與會者希望對議程進行最後修改。

如有需要修改,公司秘書必須就此修增加新項目或刪除項目。 但如果沒有人提出修改,董事會可直接進入審批上次會議記錄的程序。

審批會議記錄

「審批會議記錄」必須與最近一次董事會會議內容保持一致。

應確保董事會成員在會議開始前獲得會議記錄的副本,讓與會者有機會提出問題或更正議程。

如果公司秘書在會議前沒收到任何臨時更改要求,他們只對議程採取必要的變更。然後,董事會主席會審批相關會議記錄。

報告

接下來,到了與會者審閱報告的程序。執行董事會評估報告,並針對個別計劃或倡議項目等進行評核。這亦是董事會就當下趨勢提出業務前景概述、新倡議項目,或其他事項的時候。

當執行董事完成對計畫及倡議項目進行審議,財務總監會提交一份報告。這份最近的財務報告概述了過去一個或幾個季度的業務盈利能力及業績,並闡述預期業績。

討論舊事務

檢討舊事務有時有其必要。因為這可讓企業找出自己過往在哪些方面做得好(或不好),並為將來預備更好的解決方案。 

這些舊事物可能亦與當下甚或正在進行的業務相關,例如會議及活動,或可提供借鏡。

董事會會議亦是在個別計劃推行前討論如何執行的好機會。

討論新事務

討論新事務,固然是董事會會議關鍵的一環。

董事會會議亦是規劃新項目及其他議題的理想場合。會上可將新的擬辦事項添加到議程,並思考如何推動業務發展。

休會

當董事會成員完成了所有議程的討論,而再沒有人接續提出更多問題,會議就可以結束。主席將負責宣佈休會。

企業可根據其規​​模及專業領域,自訂休會方式。

董事會會議上可預期的問題

董事會會議上,您的執行團隊應該準備好回答以下與您業務增長策略、企業使命及價值觀相關的問題:

  • 企業的長遠願景是甚麼?

  • 有甚麼業務增長計劃?

  • 業務上最大的障礙是甚麼?

資金也是關鍵。以下是一些關於企業財務現況及將來狀況的問題:

  • 財務狀況能否配合發展策略?

  • 目前的資產負債表上有哪些資產?

  • 現金流目標是甚麼,與過去的目標相比有何不同?

業擁有正面的文化很重要。以下的問題可幫助您克服發展上的關鍵障礙,或有助提升員工滿意度:

  • 執行團隊目前運作效率如何?

  • 目前有否對員工提供足夠支持?

  • 目前有甚麼「搶人才」及留住人才的計劃?

最後,您亦應注意風險管理。以下是一些與風險管理相關的問題,助您快速辨識及減輕內部與外部風險:

  • 業務的最大風險是甚麼?

  • 目前如何管理風險?

  • 風險發生的頻率是多少?

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