Les meilleurs outils de gestion des dépenses pour les entreprises françaises en 2026

Points clés

• Un logiciel de gestion des dépenses simplifie, numérise et renforce la capacité de votre équipe financière à rembourser les frais engagés par vos employés.

• Vous pouvez choisir entre un logiciel dédié à la gestion des dépenses ou utiliser une plateforme financière proposant de nombreuses autres fonctionnalités en plus de la gestion des dépenses.

• Le système de gestion des dépenses d'Airwallex, basé sur l'IA, s'adapte à la croissance de votre entreprise, transformant une tâche longue et fastidieuse en un processus beaucoup plus simple. De plus, vous bénéficiez d’une multitude d’autres produits financiers en complément de la gestion des dépenses.

Quand vous pensez aux dépenses, imaginez-vous un bureau encombré de piles de reçus ? Heureusement, cette vision est dépassée. En France et partout dans le monde, les entreprises gagnent en efficacité et économisent du temps et de l’argent grâce aux logiciels de gestion des dépenses.

Dans cet article, vous trouverez les informations et la confiance nécessaires pour choisir le meilleur logiciel de gestion des dépenses pour votre entreprise.

Les meilleurs outils de gestion des dépenses pour les entreprises françaises en 2026

Airwallex : une plateforme internationale proposant des cartes multi-devises, la reconnaissance des reçus et de puissantes automatisations. La gestion des dépenses n’est qu’une des nombreuses fonctionnalités utiles pour les entreprises françaises.

Spendesk : l’une des licornes technologiques françaises, c’est une plateforme populaire pour le contrôle des dépenses, proposant des cartes, des processus de validation et des analyses financières.

Qonto : Autre licorne française, Qonto propose une solution bancaire et comptable complète, dédiée aux entreprises européennes.

Pleo : Très populaire en Europe, Pleo se spécialise avant tout dans les cartes de dépenses. Idéal pour les grandes équipes dont les employés ont des dépenses régulières.

Soldo : Plateforme axée sur les cartes pour les équipes, facilitant la gestion des dépenses grâce à des cartes prépayées, autorisées et à dépenses illimitées.

Expensify : Un outil populaire auprès des entreprises en croissance et des entreprises du Commerce international, spécialisé dans la gestion des dépenses.

Comment Airwallex facilite la gestion intelligente des dépenses

Avec la gestion des dépenses d’Airwallex, vous bénéficiez :

• Du téléchargement des dépenses où que vous soyez

• De la reconnaissance des reçus par IA à chaque téléchargement

• D’une visibilité détaillée et en temps réel sur chaque dépense

• De workflows d’approbation à plusieurs niveaux et de critères de soumission

• D’une prise en charge multi-entités et multi-devises, parfaite pour les entreprises du Commerce international

Vous aurez également accès à notre compte pro multidevises, à nos solutions d’acceptation des paiements et à nos fonctionnalités de Finance embarquée.

Ilan Amar, PDG d’ELEVENPARIS, déclare : « Airwallex a véritablement changé la donne pour notre gestion des dépenses au niveau international, et nous en avons tiré des avantages significatifs et tangibles. »

Comparaison côte à côte des outils de gestion des dépenses : fonctionnalités, tarifs et intégrations

Il existe de nombreuses façons de comparer ces outils de premier plan, mais, pour que tout reste clair et compréhensible, nous avons choisi de nous concentrer sur cinq fonctionnalités clés.

Zoom sur les meilleurs outils de gestion des dépenses pour les entreprises françaises

Les fonctionnalités sont une chose, mais il est également utile d’adopter une approche plus qualitative de chaque fournisseur. Examinons plus en détail les avantages, les inconvénients et les cas d’utilisation idéaux de ces six outils de gestion des dépenses.

Airwallex

Avantage : Véritablement international, il permet l’émission de cartes dans plus de 40 pays et la réalisation de paiements sortants vers plus de 150 pays. Il est fourni avec un compte multidevises pour une gestion optimale des fonds dans différentes devises.

Inconvénient : Si vous n’avez besoin que de la gestion des dépenses, il peut offrir plus que ce dont vous avez besoin ou faire double emploi avec des produits que vous possédez déjà.

Spendesk

Avantage : Grâce à son modèle de tarification modulaire, vous pouvez sélectionner uniquement les fonctionnalités dont vous avez besoin et exclure celles dont vous n’avez pas besoin.

Inconvénient : Bien qu’il propose une vaste gamme d’outils de gestion financière, Spendesk n’offre pas de comptes bancaires ni de monnaie électronique. Il peut tout faire, sauf servir de centre de gestion de vos fonds.

Qonto

Avantage : Fondé en France et spécialisé dans l’Europe, Qonto est conçu pour aider les entreprises françaises en pleine croissance.

Inconvénient : Longue liste d’activités interdites aux clients²⁰, excluant de nombreux secteurs et types d’entreprises.

Pleo

Avantage : Le forfait Starter est disponible gratuitement, ce qui en fait un excellent choix pour les travailleurs indépendants et les micro-entreprises.

Inconvénient : Les autres forfaits sont relativement chers par rapport aux autres options de cette liste.

Soldo

Avantage : Offre de cartes généreuse et variée, avec des options adaptées à la plupart des situations.

Inconvénient : La formule la moins chère ne propose pas²¹ de fonctionnalités importantes telles que les workflows de demande et d’approbation ou la reconnaissance des reçus par OCR.

Expensify

Avantage : Fonctionnalités puissantes de gestion des reçus et des dépenses, notamment la reconnaissance par IA, des outils d’audit et la réservation de voyages depuis l’app.

Inconvénient : L’option la plus restrictive de la liste en termes de nombre d’utilisateurs, chaque utilisateur individuel coûtant 5 EUR.

Comment fonctionne un logiciel de gestion des dépenses

Un logiciel de gestion des dépenses transforme la collecte, la justification, l’approbation et le remboursement des dépenses en un processus simple et numérique.

Au lieu de collecter manuellement les reçus, de vérifier leur validité, de mettre à jour un tableur et d’organiser les paiements sortants de fin de mois, votre logiciel peut s’occuper de tout cela pour vous – souvent de manière automatique.

Pour les entreprises comptant plus d’une poignée d’employés, la gestion des dépenses peut devenir un travail à plein temps. Les logiciels de gestion des dépenses facilitent ce travail, vous offrant (ainsi qu’à vos équipes) plus de temps pour vous concentrer sur les tâches importantes, plutôt que sur l’administration.

Fonctionnalités clés à rechercher dans un outil moderne de gestion des dépenses

Ce n’est pas grave si vous n’êtes pas un expert en gestion des dépenses, commencez par vérifier que le fournisseur propose les fonctionnalités suivantes. Celles-ci sont pertinentes pour toutes les entreprises.

• Lecture des reçus par IA : l’un des principaux gains d’efficacité en matière de Gestion des dépenses réside dans la reconnaissance optique de caractères (OCR) et la catégorisation des reçus téléchargés.

• Émission de cartes physiques et virtuelles : les cartes de dépenses facilitent la gestion des dépenses des employés et allègent la charge administrative. La possibilité de proposer à la fois des cartes physiques et virtuelles rend l’autorisation rapide et flexible.

• Multi-devises : si vous effectuez régulièrement des dépenses dans plusieurs devises, vous avez besoin d’un outil capable de gérer ces différences. Il doit également être capable de communiquer ces informations avec précision à vos systèmes bancaires, comptables et autres systèmes financiers.

• Prise en charge de la TVA : il est essentiel de comptabiliser et de séparer les dépenses soumises à la TVA. L'alternative consiste à tout faire manuellement, ce qui représente une perte de temps pour tout le monde.

• Suivi des dépenses et capture des reçus en temps réel : l'un des meilleurs moyens de garder le contrôle sur les dépenses est de permettre aux employés de les ajouter en temps réel. Une photo rapide d’un reçu, quelques clics sur un téléphone, et la dépense est enregistrée.

• Workflows d’approbation et autorisations basées sur les rôles : donner à chaque membre de votre équipe une carte entreprise à utiliser à sa guise pourrait poser des problèmes. Des restrictions basées sur des règles prédéfinies et des chaînes d’approbation garantissent que les dépenses restent sous contrôle.

• Intégration avec les outils comptables : pour offrir les meilleures fonctionnalités, votre outil de gestion des dépenses doit fonctionner de manière transparente avec votre logiciel de comptabilité.

• Sinon, vous devrez dupliquer votre travail sur les deux systèmes.

Conseils pour choisir le bon outil en fonction des besoins de votre entreprise

Il n’existe évidemment pas un seul et unique « meilleur » outil de gestion des dépenses. Si cinq entreprises recherchent le meilleur outil, elles pourraient se retrouver avec cinq fournisseurs différents. Cependant, nous pouvons tout de même vous recommander quelques points essentiels à prendre en compte lorsque vous commencez à rechercher l’outil qui vous convient.

Nombre d’employés et d’utilisateurs

L’une des plus grandes différences entre les fournisseurs de cette liste réside dans leur approche concernant l’ajout de nouveaux utilisateurs et employés.

Certains proposent un nombre illimité d’utilisateurs, d’autres vous feront payer pour chaque nouvel utilisateur. Si vous disposez d’une petite équipe financière, cela ne pose pas vraiment de problème. Si vous avez besoin que chaque manager d’une entreprise de 1 000 personnes dispose d’un compte d’approbation, cela pourrait représenter une dépense considérable.

Lorsque vous évaluez le coût d’une plateforme, vous devez tenir compte du coût global des utilisateurs dont vous aurez besoin.

Dépenses locales vs internationales

L’endroit où vous dépensez votre argent est tout aussi important que la manière dont vous le dépensez. Si toutes vos autres dépenses sont libellées en devises étrangères, vous avez besoin d’un système capable de les gérer au niveau des données et des transactions.

La prise en compte de plusieurs devises et des opérations de change est essentielle, car ces transferts peuvent rapidement se transformer en un véritable casse-tête de centimes et d’euros manquants.

Et si vous effectuez autant de transactions multidevises, la réduction du coût de ces paiements devrait être une priorité. Un compte multidevises, avec de faibles marges de change, vous offrira un retour sur investissement significatif.

Conformité régionale et sectorielle

Votre système et les données qu’il collecte, traite et génère doivent être conformes. Les besoins précis dépendront de votre entreprise et de ses activités.

Nous avons évoqué précédemment le traitement de la TVA, ainsi que la Conversion de devises et les validations, et ce ne sont là que quelques-unes des fonctionnalités de conformité que vous devrez mettre en place.

Si votre système de gestion des dépenses gère également l’Acceptation des paiements, vous devrez vérifier sa conformité aux normes du secteur des paiements (PCI DSS, SOC1 et SOC2).

Besoins en matière d’intégration et de reporting

La gestion des dépenses n’est qu’une partie de vos systèmes financiers ; vous disposez probablement d’autres outils complémentaires, qu’il s’agisse de services bancaires, d’Acceptation des paiements ou de comptabilité.

Pour que votre outil de gestion des dépenses soit le plus efficace possible, il doit s’intégrer à ces autres outils. Sinon, vous serez confronté à des rapprochements manuels, à des erreurs et à encore moins de temps pour effectuer un travail utile.

Votre budget et leur modèle tarifaire

Avant de commencer vos recherches, vous devez connaître votre budget. Si ce n’est pas le cas, vous pourriez finir par trouver un excellent outil de Gestion des dépenses… que vous ne pourrez jamais vous permettre. C’est pour le moins frustrant.

Vous devez également examiner leur modèle tarifaire d’un œil critique. Un fournisseur peut proposer un coût mensuel bas, mais facturer des frais élevés pour les nouveaux utilisateurs ou l’émission de cartes. Au total, sur un mois ou une année, cela pourrait s’avérer plus coûteux qu’un fournisseur proposant un coût mensuel élevé mais un modèle tarifaire abordable.

La gestion des dépenses est essentielle à la bonne santé d’une entreprise

La gestion des dépenses est l’une des premières choses dont toute entreprise doit s’occuper. Si vous ne le faites pas, la situation peut rapidement devenir incontrôlable et se transformer en un problème bien plus grave.

Heureusement, les logiciels n’ont pas seulement simplifié la gestion des dépenses : ils ont transformé ce processus en un moteur permettant d’améliorer le flux de trésorerie et l’allocation des ressources.

Des prestataires comme Airwallex combinent une technologie de pointe (comme la numérisation OCR) avec des règles simples basées sur la logique. Le résultat final est un moyen intuitif mais puissant de garantir que les dépenses des employés sont enregistrées, conformes et approuvées.

Ce qui était autrefois un défi à l’échelle de l’entreprise se résume désormais à quelques clics. Il vous suffit de trouver le bon prestataire pour créer un compte.

FAQ

Comment gérer les dépenses de mon entreprise ?

Le moyen le plus simple de gérer vos dépenses est d’utiliser un logiciel de gestion des dépenses. Ces outils vous aident à automatiser la collecte, la validation et le remboursement des dépenses. Sans outil de gestion des dépenses, vous devriez conserver des centaines de reçus papier dans vos dossiers. Un système automatisé, assisté par l’IA, simplifiera ce processus pour vous.

Quelle est la différence entre la gestion des dépenses et la gestion des frais ?

La gestion des dépenses fait référence aux dépenses de votre entreprise – par exemple, l'achat d'un nouvel ordinateur portable pour un employé. La gestion des frais consiste à rembourser vos employés pour les dépenses qu'ils engagent dans le cadre de leur travail – par exemple, rembourser quelqu'un après qu'il a acheté un billet de train pour se rendre à un événement d'entreprise.

Dois-je conserver tous mes reçus de dépenses ?

Si vous ou vos employés demandez le remboursement d’une dépense, vous devez fournir une preuve de l’achat – c’est à cela que servent les reçus. Si vous utilisez un logiciel de gestion des dépenses, vous pouvez généralement prendre une photo du reçu avec un téléphone portable et la télécharger dans le logiciel. Celui-ci l’enregistrera en lien avec la demande de remboursement et vous n’aurez pas besoin de conserver le reçu papier. Vous pouvez toutefois le garder si vous souhaitez disposer d’une copie physique.

Quand les frais sont-ils remboursés par une entreprise ?

Les calendriers de remboursement doivent être définis dans une politique écrite relative aux frais. Chaque entreprise procède différemment : certaines peuvent rembourser au cas par cas, tandis que d’autres attendent la fin du mois pour traiter les frais en même temps que la paie. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise approche, c’est à chaque entreprise de décider.

Sources et références

1. https://www.airwallex.com/fr/pricing

2. https://www.airwallex.com/fr/spend-management/cards

3. https://www.spendesk.com/fr/pricing/

4. https://helpcenter.spendesk.com/en/articles/11172891-what-s-included-in-my abonnement

5. https://qonto.com/fr/pricing?periodicity=monthly&select-toggle=team&website_addon_period=yearly

6. https://qonto.com/fr/pricing?select-toggle=team&periodicity=monthly&website_addon_period=monthly

7. https://qonto.com/fr/mode de paiement/carte de paiement

8. https://qonto.com/fr/mode de paiement/carte virtuelle

9. https://qonto.com/en/modes-de-paiement/card/carte-de-paiement-entreprise-pour-le-carburant

10. https://www.pleo.io/fr/pricing

11. https://www.pleo.io/fr/cartes-d-entreprise-pour-les-dépenses

12. https://www.pleo.io/fr/gestion-des-dépenses

13. https://help.pleo.io/en/support/solutions/articles/103000254439-temporaire-carte virtuelle

14. https://www.soldo.com/en-eu/pricing/

15. https://www.soldo.com/en-eu/Cartes entreprise/carte de débit

16. https://www.soldo.com/fr-eu/prepaid-card/carte virtuelle/

17. https://www.soldo.com/fr-eu/prepaid-card/prepaid-business-cards/

18. https://www.soldo.com/fr-eu/fuel-cards/

19. https://www.expensify.com/pricing

20. https://support-fr.qonto.com/hc/en-us/articles/23947720386833-Can-any-organization-open-a-Qonto-account#prohibited-activities-on-qonto

21. https://www.soldo.com/en-eu/pricing/#all-features