HipVan 借助 Airwallex 空中云汇实现财务运营现代化，行政管理耗时缩减 50%

HipVan 公司简介 

如果你走进新加坡任何一间时髦的住宅，很可能都会发现来自 HipVan 的家具或装饰品。成立于 2012 年，HipVan 最初是一家规模精简、以设计为主导的零售商，仅有一个小型财务团队，负责手动处理每笔款项支付、对账和供应商付款。

随着交易量增长，运营的复杂程度也随之增加。管理多币种付款、跟踪支出、清晰掌握现金流，成为了日常工作中的难点。信息无法实时同步则导致了付款延误、支出难以追踪，以及决策缺乏足够依据。

当 KJ Chua 加入 HipVan 担任首席财务官时，他看到了推动运营系统现代化的契机。为了保持企业敏捷性并实现可持续增长，团队决定借助技术的力量，引入自动化与 AI 驱动型工具，简化财务流程、实现每笔交易的实时同步，并将财务团队从重复性人工操作中解放出来。

难点与挑战 

工具繁杂，人工操作过多，支出状况不明 

随着 HipVan 业务扩张，管理供应商付款与员工报销意味着要同时使用多种工具和货币。团队需要将账单上传至 Xero 存档，手动登录银行门户发起每笔转账，再返回 Xero 逐笔标记付款状态。每笔账单都要逐一操作，每个供应商、每个周期都要重复同样的流程。

久而久之，这种手动操作成为了固定流程。团队逐渐习惯了拼凑各种零散流程，每周耗费大量时间处理本可自动化完成的工作。由于银行与财务系统未打通，支出情况无法实时查看，应付账款也只能等到月末才能统一核对。

KJ Chua

HipVan 首席财务官

“我们在月中根本无法掌握实时支出和应付账款，因此总得事后补救，而不能提前规划。我不想总是等到月底才知道现金流状况，我需要每周、甚至最好每天都能及时了解情况。”

跨境支付成本攀升，利润空间受到挤压 

随着 HipVan 的供应商网络拓展至亚洲各地，国际付款手续费逐渐成为一项显著的成本压力。每笔付款手续费可高达 20 新币，直接侵蚀了利润空间。HipVan 每月要处理数十家供应商的交易，相关成本积少成多，快速攀升。此外，缓慢的结算周期也延长了供应商的等待时间，给重要的合作关系带来了负面影响。

不透明的换汇汇率与基于交易量的定价结构，意味着 HipVan 只有在资金到账后才能知道实际成本。预测支出变成了一场猜谜游戏，而透明度的缺失也让团队难以有效管理开支、保持现金流的稳定可控。

与此同时，公司的营运资金被锁定在定期存款中，如果需要动用，只能牺牲收益或等待资金到账。团队不得不面临两难抉择：要么赚取微薄利息，要么在商机来临时确保现金随时可用。

处处掣肘的情况下，HipVan 难以全速运转。显然，团队十分需要一套更高效的解决方案来管理支付、控制成本，并实时掌握支出动态。

解决方案 

HipVan 用 Airwallex 空中云汇统一替代了那些错综复杂且彼此脱节的财务工具。如今，团队能够实时追踪支出、一键管理付款与费用，并通过 Airwallex Yield 让闲置资金创造收益。

自动化工作流程与灵活管控 

现在，HipVan 财务团队可以在一个平台管理从审批到付款各项事宜。自动化的审批流程下，相关方只需一步即可签署发票和付款。得益于 Airwallex 空中云汇与公司财务系统 Xero 的双向集成，HipVan 告别了人工对账。团队可实时查看每一笔应付账款、审批状态和费用明细，无需等到月底才能掌握清晰的现金流状况。

KJ 对这种效率的提升十分满意：“所有流程都通过 Airwallex 空中云汇集中到了一起。我们审批完报销后，款项立刻就能显示在转账记录中。供应商付款也一样——审批一通过，即可完成打款，无需在不同平台间来回切换。”

节省更多，掌控更全 

借助 Airwallex 空中云汇，HipVan 如今可以像本地企业一样进行国际付款。资金通过本地支付网络流转，消除了隐藏的中间银行费用，为每笔转账节省至多 20 新元。随着 HipVan 供应商网络的不断扩大，这项改变每月可节省数千美元。

更重要的是，HipVan 如今可以通过 Airwallex Yield，每日获得新元和美元闲置资金的收益，无需再将资金锁定在低收益账户或定期存款中。资金最快可在 48 小时内提取，这让团队能够灵活迅速地调动资金，并更有把握地管理现金流。

KJ Chua

HipVan 首席财务官

“Airwallex 空中云汇消除了在多平台间操作的繁琐。所有财务流程汇集到一处，一目了然，大大简化了工作。我再也不用在不同应用间来回切换，浪费不必要的精力了。”

成果 

借助 Airwallex 空中云汇，HipVan 财务团队告别了加班加点、人工核对表格的日子，转而实现了对每笔交易的实时同步与全面掌控：

• Airwallex 空中云汇全球支出管理帮助 HipVan 减少了 50% 对账、审批与付款时间。

• 借助 Airwallex 空中云汇换汇与国际付款功能以及在 120 多个国家的本地支付网络，HipVan 每笔国际付款最多可节省 20 新元。

• 闲置资金与营运资金可通过 Airwallex Yield 获取每日收益，资金保持灵活，提现通常可在 48 小时内完成。

在 KJ 看来，Airwallex 空中云汇还给团队带来了一些无形资产。“如今，首席财务官的角色越来越倾向于成为企业的战略合作伙伴。我们从财务运营中腾出的时间越多，就能越专注于战略规划和创造价值，这才是关键。”

通过实现财务流程自动化，HipVan 如今得以清晰掌握运营全貌，腾出精力专注于下一阶段增长，拓展旗下连接消费者、创作者与品牌的内容主导型市场平台 Communa。如果沿用过去的手动操作体系，这一宏伟的增长目标将难以实现。而如今，曾拖慢 HipVan 的财务运营，正借助 Airwallex 空中云汇的力量推动他们向前迈进。