如何利用虛擬卡管理公司開支

厭倦企業信用卡或扣帳卡頻頻轉手的麻煩,嫌棄緩慢又過時的開支管理系統?是時候轉用虛擬公司卡。
虛擬卡早在2021年時,全球市場總值已經有2,810億美元;分析師估計虛擬卡的市場將於2031年達至18,930億美元,總增長超過673%,年均複合增長率為21.3%。
虛擬卡為何如此受歡迎?
虛擬卡比實體卡在便利和安全性方面都有更多優勢,更可以為企業更妥善地管理團隊開支。
接下來,我們會探討虛擬卡的本質,以及它與實體卡的差異;除此之外,我們亦會解構虛擬卡能如何助您追蹤僱員支出,同時令國際採購變得簡單容易。
甚麼是虛擬卡(Virtual Card)?
虛擬卡就是我們常用的實體卡的數碼版。
就如實體卡一樣,您可以利用您的電腦或智能手機,透過網上個人銀行帳戶或企業帳戶,添加並管理資金。
您可以如何使用虛擬卡?
您的虛擬卡會有一個16位數字的卡號碼、到期日和保安編碼,基本上與實體卡無異。您可以利用這些卡資料來進行網上採購和付款,就如平常使用實體卡一樣。
要在實體店進行非接觸式支付,您只需要將虛擬卡加入您的電子錢包,例如:
Apple Pay
Google Pay
Samsung Pay
電子錢包利用代幣化技術來保障您的卡資料安全,是一種更安全的流動消費模式。

虛擬卡和實體卡有何分別?
虛擬卡和實體卡最主要的分別在於虛擬卡只存在於數碼世界,並沒有實體形狀。
視乎發卡機構,虛擬卡亦有多種額外功能,幫助您更安全和更有效率地管理公司開支。
便利
一般來說,您需要等待 7 - 10 個工作天才能收到新的實體卡。不過,如果您選擇使用虛擬卡,您只需到網上輕輕一按,就能即時創建新卡,獲得卡資料並開始消費。
安全性
虛擬卡將卡詐騙的風險減到幾乎零。最基本的是,您的虛擬卡一定不會被丟失或盜竊。
另外,虛擬卡並沒有實體卡所具備的磁帶,令匪徒不能透過在提款機或油站安裝磁帶資料盜取器,來讀取紀錄在磁帶上的卡資料,從而盜用您的實體卡。
單次使用卡
虛擬卡易於創建的本質,讓用家可以為單次交易創建虛擬卡,再在交易完成後註銷卡。
單次使用卡是預防網上卡詐騙的極有效方法。一旦完成一次性交易並取消該虛擬卡,匪徒就不能用同一組卡資料來提取您的資金。
簡易管理
虛擬卡為企業提供一個簡單的渠道來管理員工開支。您可以制定持卡人可以使用虛擬卡的時間、地點、金額(我們稍後會詳細討論這一點),為特定項目或時期配置新卡,更可以一按凍結或註銷虛擬卡。
Airwallex雲匯Visa卡更有內置開支管理系統,讓您隨時隨地將開支分類、紀錄收據、甚至與您的會計軟件同步,進行自動對賬。
零國際交易費用
要知道,並非所有虛擬卡都有這個優勢 —— 不過,Airwallex雲匯Visa卡當然有。
您可以透過我們的雲匯Visa卡進行全球支付,同時享受零國際交易費用。我們的虛擬卡亦支援多個幣種,您可以將多達24種貨幣的資金轉入帳戶,在進行海外支付時避免換匯費用。
如果您的企業在全球多個地方有業務營運,這些卡就能為您節省巨額開支。
可持續性
虛擬卡的最後一個優勢就是較低的碳足跡,因為發卡機構不需要打印實體膠卡,並將其寄到您的手中。
單是2021年,全球已經有252億張扣帳卡、信用卡和預付卡在社會上流通,如果全球社會能轉用虛擬卡,真的能為地球環境帶來實質改變。
虛擬卡能如何幫助我監察員工開支?
虛擬卡為您提供多種簡單方法來全程監察開支:
賦權您的團隊進行採購
告別緩慢繁複的開支管理程序和一張企業卡走天涯的時代 —— 為所有員工創建屬於他們的虛擬卡,移除工作程序瓶頸。
為團隊提供一個支付公司開支的簡單方法,不但能加快工作效率,更可以確保沒有員工會因為要自掏腰包為公司支付而面對困難。
控制開支
不過,您如何能預防員工超支?
其實不難。您可以為每張虛擬卡制定消費限制,控制員工使用虛擬卡的時間、地點、金額和頻率:
消費時間:您可以制定虛擬卡的有效時期,令虛擬卡在某個日期自動失效
消費地點:您可以控制虛擬卡可以支付的特定商家或商家種類
消費金額:為每張虛擬卡設定消費限額。您可以選擇為虛擬卡設定總消費限額,或者將限額設定為每天、每週、每月、或每年自動重置
消費頻率:限制員工可以使用虛擬卡的次數。您亦可考慮將虛擬卡設定為單次使用卡,在進行一次交易後便會自動註銷
這些限制選項能大大減低不當開支的可能性,而管理業務開支亦變得更加容易。
全面監察並簡化對賬
當員工需要共用同一張實體卡時,很難知道誰支付了甚麼開支,難以監控每個員工的支出。因為這個原因,您的財務團隊就要人手分類每筆支出,再紀錄在會計報表中,令對賬變得十分麻煩。
有內置開支管理的虛擬卡就能幫您解決這個問題。
您可以為特定員工、供應商、或者項目配備虛擬卡(從而監察支出)。員工可以隨時隨地拍下並上傳收據,同時將開支分類。這樣一來,開支對賬便容易得多,而您的財務團隊亦無需再追問費用詳情 —— 只需查看帳戶,就可以實時了解開支情況。
Airwallex虛擬卡會每小時與會計軟件Xero同步,確保您的會計紀錄保持更新。
如果須支付海外開支,怎麼辦?
在今時今日全球經濟的大環境中,國際支付是營商不可避免的一環。
不過,實體扣帳卡和信用卡平均3%的國際交易費用,很快就蠶食您的利潤。
好消息是,虛擬卡一般費用較低,對需要頻繁進行國際支付的企業來說,無疑是一個更好的選擇。一些例如Airwallex等的虛擬卡更提供零交易費用,無論本地還是海外支付,都令商家確確實實地受惠。
Airwallex虛擬卡支援多個幣種,您可以將多達24種貨幣的資金轉入流動帳戶,進行海外支付時避免換匯費用。
利用Airwallex有效管理團隊開支
預備好拋棄緩慢又過時的開支系統,轉用虛擬卡了嗎?Airwallex是您的最強後盾。
免費登記Airwallex帳戶,為您的員工提供更簡單、更經濟、更安全的方式來處理公司開支。
與其浪費時間填寫開支報告,不如賦權您的員工隨時隨地拍下並上傳收據,同時將開支分類,簡化流程。Airwallex可以自動將所有開支數據轉換成會計報表,減輕您財務團隊的工作量;再利用我們的多幣虛擬卡,您就能避免換回費用,輕鬆進行全球支付。
今天就免費登記 —— 您的財務團隊一定會受惠於您的決定,而當然,您的預算也終於能如期實現。
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