如何利用虛擬卡管理公司開支

厭倦企業信用卡或扣帳卡頻頻轉手的麻煩，嫌棄緩慢又過時的開支管理系統？是時候轉用虛擬公司卡。

虛擬卡早在2021年時，全球市場總值已經有2,810億美元；分析師估計虛擬卡的市場將於2031年達至18,930億美元，總增長超過673%，年均複合增長率為21.3%。

虛擬卡為何如此受歡迎？

虛擬卡比實體卡在便利和安全性方面都有更多優勢，更可以為企業更妥善地管理團隊開支。

接下來，我們會探討虛擬卡的本質，以及它與實體卡的差異；除此之外，我們亦會解構虛擬卡能如何助您追蹤僱員支出，同時令國際採購變得簡單容易。

甚麼是虛擬卡（Virtual Card）？

虛擬卡就是我們常用的實體卡的數碼版。

就如實體卡一樣，您可以利用您的電腦或智能手機，透過網上個人銀行帳戶或企業帳戶，添加並管理資金。

您可以如何使用虛擬卡？

您的虛擬卡會有一個16位數字的卡號碼、到期日和保安編碼，基本上與實體卡無異。您可以利用這些卡資料來進行網上採購和付款，就如平常使用實體卡一樣。

要在實體店進行非接觸式支付，您只需要將虛擬卡加入您的電子錢包，例如：

• Apple Pay

• Google Pay

• Samsung Pay

電子錢包利用代幣化技術來保障您的卡資料安全，是一種更安全的流動消費模式。

虛擬卡和實體卡有何分別？

虛擬卡和實體卡最主要的分別在於虛擬卡只存在於數碼世界，並沒有實體形狀。

視乎發卡機構，虛擬卡亦有多種額外功能，幫助您更安全和更有效率地管理公司開支。

便利

一般來說，您需要等待 7 - 10 個工作天才能收到新的實體卡。不過，如果您選擇使用虛擬卡，您只需到網上輕輕一按，就能即時創建新卡，獲得卡資料並開始消費。

安全性

虛擬卡將卡詐騙的風險減到幾乎零。最基本的是，您的虛擬卡一定不會被丟失或盜竊。

另外，虛擬卡並沒有實體卡所具備的磁帶，令匪徒不能透過在提款機或油站安裝磁帶資料盜取器，來讀取紀錄在磁帶上的卡資料，從而盜用您的實體卡。

單次使用卡

虛擬卡易於創建的本質，讓用家可以為單次交易創建虛擬卡，再在交易完成後註銷卡。

單次使用卡是預防網上卡詐騙的極有效方法。一旦完成一次性交易並取消該虛擬卡，匪徒就不能用同一組卡資料來提取您的資金。 

簡易管理

虛擬卡為企業提供一個簡單的渠道來管理員工開支。您可以制定持卡人可以使用虛擬卡的時間、地點、金額（我們稍後會詳細討論這一點），為特定項目或時期配置新卡，更可以一按凍結或註銷虛擬卡。

Airwallex雲匯Visa卡更有內置開支管理系統，讓您隨時隨地將開支分類、紀錄收據、甚至與您的會計軟件同步，進行自動對賬。 

零國際交易費用

要知道，並非所有虛擬卡都有這個優勢 —— 不過，Airwallex雲匯Visa卡當然有。

您可以透過我們的雲匯Visa卡進行全球支付，同時享受零國際交易費用。我們的虛擬卡亦支援多個幣種，您可以將多達24種貨幣的資金轉入帳戶，在進行海外支付時避免換匯費用。

如果您的企業在全球多個地方有業務營運，這些卡就能為您節省巨額開支。

可持續性

虛擬卡的最後一個優勢就是較低的碳足跡，因為發卡機構不需要打印實體膠卡，並將其寄到您的手中。 

單是2021年，全球已經有252億張扣帳卡、信用卡和預付卡在社會上流通，如果全球社會能轉用虛擬卡，真的能為地球環境帶來實質改變。

虛擬卡能如何幫助我監察員工開支？

虛擬卡為您提供多種簡單方法來全程監察開支： 

賦權您的團隊進行採購

告別緩慢繁複的開支管理程序和一張企業卡走天涯的時代 —— 為所有員工創建屬於他們的虛擬卡，移除工作程序瓶頸。

為團隊提供一個支付公司開支的簡單方法，不但能加快工作效率，更可以確保沒有員工會因為要自掏腰包為公司支付而面對困難。

控制開支

不過，您如何能預防員工超支？

其實不難。您可以為每張虛擬卡制定消費限制，控制員工使用虛擬卡的時間、地點、金額和頻率：

• 消費時間：您可以制定虛擬卡的有效時期，令虛擬卡在某個日期自動失效

• 消費地點：您可以控制虛擬卡可以支付的特定商家或商家種類

• 消費金額：為每張虛擬卡設定消費限額。您可以選擇為虛擬卡設定總消費限額，或者將限額設定為每天、每週、每月、或每年自動重置

• 消費頻率：限制員工可以使用虛擬卡的次數。您亦可考慮將虛擬卡設定為單次使用卡，在進行一次交易後便會自動註銷

這些限制選項能大大減低不當開支的可能性，而管理業務開支亦變得更加容易。

全面監察並簡化對賬

當員工需要共用同一張實體卡時，很難知道誰支付了甚麼開支，難以監控每個員工的支出。因為這個原因，您的財務團隊就要人手分類每筆支出，再紀錄在會計報表中，令對賬變得十分麻煩。 

有內置開支管理的虛擬卡就能幫您解決這個問題。

您可以為特定員工、供應商、或者項目配備虛擬卡（從而監察支出）。員工可以隨時隨地拍下並上傳收據，同時將開支分類。這樣一來，開支對賬便容易得多，而您的財務團隊亦無需再追問費用詳情 —— 只需查看帳戶，就可以實時了解開支情況。

Airwallex虛擬卡會每小時與會計軟件Xero同步，確保您的會計紀錄保持更新。

如果須支付海外開支，怎麼辦？

在今時今日全球經濟的大環境中，國際支付是營商不可避免的一環。

不過，實體扣帳卡和信用卡平均3%的國際交易費用，很快就蠶食您的利潤。

好消息是，虛擬卡一般費用較低，對需要頻繁進行國際支付的企業來說，無疑是一個更好的選擇。一些例如Airwallex等的虛擬卡更提供零交易費用，無論本地還是海外支付，都令商家確確實實地受惠。

Airwallex虛擬卡支援多個幣種，您可以將多達24種貨幣的資金轉入流動帳戶，進行海外支付時避免換匯費用。

利用Airwallex有效管理團隊開支

預備好拋棄緩慢又過時的開支系統，轉用虛擬卡了嗎？Airwallex是您的最強後盾。

免費登記Airwallex帳戶，為您的員工提供更簡單、更經濟、更安全的方式來處理公司開支。

與其浪費時間填寫開支報告，不如賦權您的員工隨時隨地拍下並上傳收據，同時將開支分類，簡化流程。Airwallex可以自動將所有開支數據轉換成會計報表，減輕您財務團隊的工作量；再利用我們的多幣虛擬卡，您就能避免換回費用，輕鬆進行全球支付。

今天就免費登記 —— 您的財務團隊一定會受惠於您的決定，而當然，您的預算也終於能如期實現。