2025 最新調查：員工墊支成隱形財務壓力，企業該如何應對？

本文重點：

• 員工最常墊付哪些類型的商務開支？

• 員工在商務開支上平均花費多少？

• 在處理開支與報銷時，員工面臨哪些具體挑戰？

• Airwallex 如何為企業和員工解決報銷難題？

對於許多員工來說，處理與工作相關的開支不僅是必要的行政工作，更可能演變成一種隱形的財務壓力，隨時影響他們的個人財務狀況。

無論是趕往重要客戶會議的車票、商務旅遊的酒店住宿，還是為公司午餐結帳，這些費用積少成多。雖然報銷理應迅速完成，但現實中流程往往緩慢、混亂或標準不一，導致員工不但要預先墊支，還倍感壓力。

時至今日，特別是對於快速成長的企業而言，傳統的開支報銷系統已不合時宜。原本應簡單順暢的流程，隨時變成職場摩擦的源頭。這不僅影響員工的財務狀況，更會削弱他們對公司的信任。

對僱主來說，這種信任缺口不僅打擊團隊士氣、降低員工投入度，甚至可能加劇人才流失 。此外，低效的報銷流程會增加不必要的行政負擔、帶來合規風險，並使公司難以追蹤和控制支出——這些都會阻礙企業順暢擴展 。因此，我們深入探討了香港企業開支報銷的現狀。

本文將分享我們的最新調查，剖析企業最常見的開支挑戰，並探討 Airwallex 智能開支管理方案，如何協助企業化解日益嚴重的開支困境 。

關於本研究

我們在 2025 年調查了 500 名香港員工，旨在揭示過時報銷流程帶來的實際衝擊——從員工需預先墊付費用的情緒負擔，到對生產力和士氣的廣泛影響 。

員工最常墊付哪些類型的商務開支？

所謂員工開支，泛指員工因履行職務而產生的費用；根據香港稅務局的定義，這類支出必須是「完全及純粹為產生該評稅入息」而招致的。企業通常會制定開支政策，釐清可報銷的項目，這既有助稅務合規，亦能減低報銷申請被拒的風險。

調查顯示，43% 的員工表示需先行墊付公務費用，然後才能獲得報銷。需出差的員工 (24%) 最常面臨此情況，其次是中層管理人員 (23%) 和高級行政人員 (20%)。即使是參加培訓或活動的員工 (10%)，也表示需要預先墊付。

當被問及最常墊付哪類開支時，機票、火車或的士等交通費用 (51%) 位居榜首。超過四成受訪者表示曾自費購買辦公設備及用品 (44%)，其他常見開支還包括餐飲 (34%) 和住宿 (33%)。

員工每年平均墊付多少金額？

調查發現，員工全年平均墊付金額為港幣 $7,537，即平均每月約港幣 $628。在員工少於 49 人的中小企中，11% 的員工年均墊付金額更升至近港幣 $9,000。

數據顯示，近半數 (47%) 受訪者每年需墊付高達港幣 $5,000 的工作開支。另有 33% 受訪者表示每年墊支高達港幣 $15,000，更有 5% 表示在獲得報銷前需墊付超過港幣 $20,000。

若按行業劃分，市場推廣、公關及廣告從業員的墊支壓力最大，半數受訪者表示開支高達港幣 $20,000 。其次是法律服務業 (33%) 及金融服務業 (23%)，這三大行業的員工面臨最沉重的個人財務壓力 。

員工在開支與報銷上面臨的 10 大挑戰

數據揭示，員工在處理公務開支時，普遍面臨以下 10 個關鍵痛點 ：

1. 31% 員工因等待報銷而面臨財務困難

等待退款的過程往往令員工陷入財政困境：31% 的受訪者表示因報銷延誤造成財務壓力，對於每週都需墊支的員工，這一比例更升至 40%。這種情況並非偶爾發生，16% 的人表示曾多次因工作活動開支而面臨財務困難。當中以年輕員工受到的影響最大，在 18 至 27 歲的受訪者中，高達 43% 曾因此感到財政緊絀。

2. 大企業員工同樣面臨財政壓力

即使在擁有超過 2,500 名員工的大型企業，仍有 30% 的人表示在等待報銷時面臨財務困難。考慮到 16% 的員工每年累積開支達港幣 $2,999，無論公司規模大小，一旦高額開支報銷延誤，都會造成員工財務緊張。

3. 僅 19% 員工能在一週內收到款項

在報銷速度上，期望與現實存在巨大落差。44% 的受訪者認為公司退款時間太長，僅 6% 表示能即日獲得報銷。研究顯示，超過三分之一 (34%) 的員工需等待三個星期以上才能獲得報銷，儘管大部分員工 (60%) 認為合理的報銷期應在五日內 。雖然部分員工 (27%) 能在四到五個工作日內收回款項，但大多數人 (57%) 表示實際等待時間遠超於此。

4. 54% 員工依賴信用卡墊付

在支付方式上，54% 的員工依賴信用卡支付工作開支，只有 34% 的人使用現金，其餘則使用「先買後付」服務或其他現金支付渠道。使用信用卡墊付公務開支存在風險：若因報銷延誤導致錯過卡數還款期，員工可能需承擔額外利息，導致最終收到的報銷金額不足以彌補支出。事實上，11% 的香港員工曾因報銷延誤而需自付信用卡利息。

5. 54% 小型企業員工動用個人儲蓄

對於任職於少於 49 人企業的員工來說，動用儲蓄墊支已成常態 (41%)。年輕一代（18 至 27 歲）亦未能倖免：21% 曾動用個人儲蓄支付工作開支，16% 則動用透支額度。總體而言，21% 的香港員工坦言曾動用個人儲蓄支付工作開支。對於沒有透支額度或儲蓄的員工，唯有向親友求助，6% 的受訪者表示曾因此借貸。

6. 員工為避墊支而缺席活動甚至辭職

當墊支成為常態，甚至會影響員工的社交與職業生涯。12% 的員工表示為避免墊付開支而缺席公司活動或出差，更有 5% 因此辭職。總體而言，19% 的員工曾因公司的報銷流程繁瑣而考慮離職。另有 5% 表示曾為避免墊付開支而請病假 。

7. 12% 員工對漫長等待感到沮喪

對於每週需墊付兩到三次開支的頻密使用者，15% 表示在等待報銷時感到沮喪。在員工少於 49 人的企業中，這一數字飆升至 21%，更有 42% 的人感到焦慮。

8. 48% 港島區員工需預先墊支

開支期望存在地區差異，與其他地區相比，48% 在港島工作的員工表示，公司期望所有員工都預先墊付成本。同樣，38% 的九龍區員工聲稱，所有員工都被期望在獲得報銷前墊支。

9. 九龍區員工承受最大財政壓力

在九龍區工作的員工中，36% 表示曾面臨與開支相關的困難。其次是港島區員工 (31%)，這與上述關於兩區員工需預先墊付成本的期望相符。

10. 66% 員工渴求更完善的報銷系統

受訪者普遍認為企業需要改革退款方式，三分之二 (66%) 的員工認為應有更高效的報銷管理方式，突顯了對改進現狀的迫切需求 。

那麼，企業該如何化解這些支付困境，達致雙贏？

Airwallex 如何為企業與員工解決報銷難題

Airwallex 致力協助企業消除日常財務營運障礙 ——無論是用於業務開支的公司卡，還是員工卡及開支報銷，Airwallex 都能全方位解決您的支出管理難題。透過我們強大的金融基礎設施，企業能高效收集對帳資訊，並將支付數據無縫連接到 應用程式。

Airwallex 的核心優勢包括：

• 虛擬及實體公司卡：賦權員工靈活支付，專注工作而無需耗時管理單據。Airwallex 雲匯 Visa 卡不僅省卻報銷程序，更兼具效率與透明度，讓員工和僱主隨時掌握開支狀況。

• 即時員工報銷：及時退款可減輕員工的財務壓力。這不僅為企業節省財務行政時間，更能確保現金流數據準確。

• 自動化開支管理：與 Xero、QuickBooks、NetSuite 等會計軟件無縫對接，消除追蹤、審批和對帳的手動程序，讓企業將資源投放在更有價值的地方。

• 以多種貨幣支付：對於跨國企業而言，Airwallex 企業帳戶提供極具競爭力的匯率及多種貨幣選擇，特別適合海外出差 。我們的公司卡支援多種貨幣結算，員工可直接以當地貨幣支付，無需承擔海外簽帳手續費。開支將直接使用相應貨幣帳戶結算；若餘額不足，則按銀行同業匯率自動兌換。

對企業而言，Airwallex 雲匯 Visa 卡除了快捷方便，更使用最佳市場匯率（即銀行同業匯率），且無隱藏國際交易費，讓企業精準掌握每一筆支出。

• 靈活控制支出：Airwallex 深知不同職級需要不同的開支權限。您可以設定支出上限，並透過實時追蹤監控超支情況，利用最新數據提升預算管理效能。

財務團隊最擔心的，莫過於失去預算。Airwallex 作為發卡機構，賦予企業極具彈性的管理權限：團隊不僅能即時發卡或凍結卡片，更可按個別員工或營運需求設定消費上限，甚至限制卡片的適用商戶及地區，實現全方位的精準管控。

調查方法

是次調查由 Opinium 進行，於 2025 年 7 月 25 日至 7 月 31 日期間訪問了 500 位過去一年內曾墊付工作開支的香港員工。數據收集遵循既定準則，以確保數據的道德性和準確性。