De la fragmentation à l'utopie : comment Secret Food Tours a harmonisé sa gestion financière à l'échelle mondiale ?

Présentation de Secret Food Tours

Secret Food Tours s'est donné une mission simple, mais ambitieuse : aider les voyageurs à découvrir les spécialités des destinations qu’ils comme s’ils y habitaient. Présente dans plus de 100 villes du monde entier (de Paris à Tokyo, en passant par New York et Cancún), l'entreprise fait découvrir aux visiteurs des histoires authentiques et des plats typiques. Avec plus de 100 000 avis cinq étoiles et des distinctions telles que le Sunday Times 100 et le Deloitte UK Technology Fast 50, l'entreprise a connu une croissance fulgurante.

Mais en coulisses, la mise en œuvre d'un modèle économique « à fort volume et faible valeur ajoutée » à travers des dizaines de pays a donné naissance à un réseau financier complexe qui risquait de freiner leur progression.

Tannah Matus

Directeur financier, Secret Food Tours

« Je dis toujours aux gens : il existe une utopie de la consolidation des opérations financières. Je ne veux pas d’une plateforme de cartes, d’une infrastructure bancaire et d’une société de change. Si tout était regroupé au même endroit, je pourrais tout gérer. Savez-vous comment on appelle ça ? Airwallex. »

Le problème

Alors que Secret Food Tours se développait sur de nouveaux continents, ses opérations financières devenaient de plus en plus fragmentées. Le paiement de centaines de guides indépendants, de petits restaurants et de vendeurs de billets dans leurs devises locales représentait un véritable casse-tête logistique.

L'entreprise s'appuyait sur un ensemble disparate de banques traditionnelles et de solutions ponctuelles, ce qui engendrait trois problèmes majeurs :

1. L’érosion des marges : à cause des frais élevés du réseau SWIFT ainsi que de ceux appliqués à chaque transaction, même de faible valeur, les frais bancaires pouvaient parfois réduire à néant les marges d’une opération.

2. La lenteur des paiements : certains guides devaient attendre jusqu’à 20 jours après la fin du mois pour recevoirleurs gains, sans aucune garantie de délai. Alors que la plupart sont indépendants et ont besoin de ces revenus, cette incertitude nuisait à leur confiance envers l’entreprise.

3. Un frein opérationnel : l’équipe financière effectuait 20 cycles de paiement par lots distincts chaque mois et avait des difficultés à effectuer le rapprochement manuel. Environ 20 à 30 % des transactions restaient non rapprochées, et jusqu'à 100 000 £ d’opération n’étaient pas affectées, ce qui présentait des risques et ne permettait pas une vision claire de la situation financière.

En tant que directeur financier, Tannah Matus savait que l'entreprise ne pouvait pas continuer ainsi si elle souhaitait continuer à se développer. Afin de faire de cette infrastructure un levier de croissance, elle avait besoin d'une source unique de vérité.

La solution

Secret Food Tours s'est associé à Airwallex pour mettre en place cette « utopie » dont parlait Tannah : une plateforme financière mondiale centralisée.

Des opérations centralisées : au lieu de jongler entre plusieurs identifiants et établissements bancaires, l'équipe a transféré ses opérations principales vers Airwallex. Elle a remplacé 20 cycles de paiement fragmentés par un seul flux mensuel, permettant ainsi de rémunérer les guides du monde entier à partir d'une plateforme centrale.

Des paiements locaux et moins de conversion de devises : en utilisant les canaux de paiement locaux d’Airwallex, Secret Food Tours a éliminé les frais inutiles du réseau SWIFT, payant ses partenaires comme s’il s’agissait d’entités locales plutôt qu’internationales. Ce changement a non seulement permis de réaliser des économies mais aussi de renforcer les relations avec les prestataires. Au lieu d’attendre plusieurs semaines, les guides locaux reçoivent désormais leurs fonds dans les 48 heures suivant le cycle de paiement mensuel.

L’autonomisation de l'équipe : l’entreprise a attribué des cartes de paiement professionnelles Airwallex à plus de 700 utilisateurs (aussi bien les guides que le personnel opérationnel). Cela leur a permis de payer directement les fournisseurs sur place, réduisant ainsi considérablement le recours aux dépenses personnelles et la charge administrative liée aux remboursements manuels.

Tannah Matus

Directeur financier, Secret Food Tours

« Pour les guides, la rapidité avec laquelle ils sont payés, rémunérés pour leurs services, change la donne. Il suffit d’intégrer la plateforme pour avoir accès à son argent. Nous leur versons leurs avances dans les deux jours, ce qui permet d'établir une relation de confiance solide et à très faible risque. »

Les résultats

L'unification de l’infrastructure financière a eu un effet transformateur, transformant ce qui était un centre de coûts réactif en un moteur de croissance proactif.

• Une confiance rétablie auprès des partenaires : les délais de paiement sont passés de plusieurs semaines à quelques jours. En rémunérant ses guides rapidement et de manière fiable à la fin de chaque mois, Secret Food Tours a renforcé sa réputation de partenaire de choix sur des marchés concurrentiels.

• La précision opérationnelle : les transactions non rapprochées ont chuté d'environ 30 % à moins de 2 %, permettant à l'équipe financière de se concentrer sur la stratégie plutôt que sur la saisie de données.

• La réduction des risques : les liquidités non affectées (des fonds qui n'étaient auparavant pas comptabilisés lors du traitement) sont passées de 100 000 £ à environ 7 500 £, ce qui a considérablement renforcé le contrôle financier.

• Un développement contrôlé : grâce à une infrastructure évolutive, l'entreprise peut désormais s'implanter dans de nouvelles villes sans avoir à se soucier de nouer des relations avec des établissements bancaires locaux.