De topsoftware voor onkostenbeheer voor Nederlandse bedrijven in 2025

Stel je het volgende voor: je salesteam is op een conferentie in Berlijn, je ontwikkelaars in Bangalore wachten op een betaling en je marketingmanager test betaalde campagnes in vijf verschillende valuta. Ondertussen ploetert je financiële team in Amsterdam door stapels spreadsheets op zoek naar ontbrekende goedkeuringen, het koppelen van bonnetjes aan uitgaven en het omrekenen van zes verschillende valuta’s voor de maandafsluiting.

Als je werkt met een internationaal team dat constant in beweging is, weet je hoe frustrerend grensoverschrijdend uitgavenbeheer kan zijn. Toch regelen veel Nederlandse bedrijven hun onkosten nog steeds op de ouderwetse manier: handmatig uploaden, losse tools en workflows die simpelweg niet schaalbaar zijn.

In dit artikel lees je wat de beste oplossingen zijn op het gebied van onkostenbeheersoftware voor Nederlandse bedrijven in 2025. Of je nu internationaal groeit, ongemerkt geld verliest door valutakosten of simpelweg klaar bent met bij elkaar zoeken van bonnetjes; hier lees je meer over software voor onkostenbeheer die écht werkt.

Waarom Nederlandse bedrijven in 2025 niet zonder onkostenbeheersoftware kunnen

Met onkostenbeheersoftware kunnen bedrijven uitgaven voor personeel en operaties beter beheren, zoals reizen, abonnementen en representatiekosten.

Voor medewerkers maakt de software het indienen van declaraties eenvoudiger:

• ze betalen met een medewerkerskaart;

• ze maken een foto van het bonnetje;

• ze categoriseren de uitgave;

• ze dienen de declaratie in voor goedkeuring.

Voor het financiële team zorgt de software voor meer grip en inzicht:

• kaartlimieten kunnen worden ingesteld per team, functie of project;

• goedkeuringsstromen worden ingericht tussen afdelingen;

• uitgaven worden gekoppeld aan de juiste valuta, entiteiten en btw-tarieven;

• gegevens worden gesynchroniseerd met de boekhoudsoftware.

Voor Nederlandse bedrijven, in het bijzonder organisaties met internationale klanten of ambities, gaat software voor onkostenbeheer verder dan alleen het vastleggen van uitgaven. Moderne tools bieden onder andere een mobiele app voor het direct indienen van declaraties, meerlaagse goedkeuringsflows, realtime inzicht in uitgaven en automatische verwerking van bonnetjes. De meeste oplossingen ondersteunen bovendien naleving van de btw-regelgeving.

Essentiële functies van onkostenbeheersoftware voor 2025

Onkostenbeheersoftware is tegenwoordig veel meer dan een digitale vervanging van bonnetjes en spreadsheets. De beste tools van 2025 zijn ontworpen om elke stap in het uitgavenproces soepeler te laten verlopen, van het uitgeven van betaalkaarten tot het verwerken van declaraties.

Vlekkeloze gebruikerservaring voor iedereen

Als een platform niet intuïtief is voor medewerkers, zullen ze het niet gebruiken. En als het onhandig werkt voor de financiële afdeling, zal er geen vertrouwen zijn. Kies daarom voor software met een gebruiksvriendelijke mobiele app, snelle declaratie-indiening en heldere dashboards voor zowel gebruikers als beheerders.

Kwalitatieve verwerking van bonnetjes

Moderne oplossingen maken gebruik van OCR-technologie (optical character recognition) om bonnetjes die door medewerkers zijn gefotografeerd automatisch te verwerken. Gegevens zoals bedragen, datums en btw worden uitgelezen en direct gekoppeld aan de juiste kaarttransacties.

Flexibele goedkeuringscontroles

Goedkeuringen mogen het proces niet vertragen. Kies software met flexibele workflows waarmee limieten ingesteld kunnen worden op basis van uitgavetype, team of bedrag. Automatische beleidsregels helpen fouten en uitzonderingen te voorkomen.

Bedrijfspassen en declaraties

Goede platforms ondersteunen meerdere vormen van betaling, van bedrijfspassen tot eigen uitgaven en kilometervergoedingen. Vaak is het ook mogelijk om virtuele en fysieke medewerkerskaarten direct via het platform uit te geven.

Betrouwbare integraties met boekhoudsoftware

Kies voor software die naadloos integreert met boekhoudpakketten zoals Xero, NetSuite of Exact SRXP Online. Zo wordt de maandafsluiting sneller, consistenter en minder foutgevoelig.

Realtime inzicht en rapportage

Sterke software biedt realtime inzicht in uitgaven, helpt afwijkingen signaleren en maakt het eenvoudig om budgetten te bewaken voordat problemen ontstaan. Zo ontstaat er grip op de uitgaven, nog vóór ze ontsporen.

Overweegt jouw organisatie een nieuwe betaaloplossing? Lees dan ons artikel over de beste payment gateways voor Nederlandse bedrijven in 2025.

De beste tools voor onkostenbeheer voor Nederlandse bedrijven in 2025

De juiste software voor onkostenbeheer hangt niet alleen af van het aantal medewerkers, maar vooral van hoe de organisatie is ingericht. Hieronder staan vijf tools die in 2025 bijzonder relevant zijn voor Nederlandse bedrijven, met name voor organisaties die werken met internationale teams, meerdere entiteiten of strikte goedkeuringsprocedures.

Airwallex

Airwallex is geschikt voor bedrijven die net zo veel geld over grenzen heen bewegen als ze intern uitgeven. Als je te maken hebt met meerdere valuta, entiteiten of leveranciers, bundelt Airwallex kaarten, goedkeuringen, valutaconversie en betalingen in één platform. Waar andere oplossingen onkostenbeheer toevoegen aan bestaande systemen, bouwt Airwallex alles vanaf de basis op, samen met wereldwijde rekeningen, lokale uitbetalingen en boekhoudintegraties.

Soldo

Soldo is ontworpen om grip te houden op wie wat uitgeeft, waar en wanneer. Het geeft financiële teams nauwkeurige controle over budgetten per team, kaartuitgifte en naleving van uitgavenbeleid. Je krijgt er geen bedrijfsrekening of valutabeheer bij, maar als inzicht in medewerkersuitgaven een prioriteit is, is Soldo een goede keuze.

Pleo

Pleo is sterk in het versimpelen en verwerken van onkostendeclaraties. Het is ideaal voor bedrijven waar medewerkers vaak uitgaven doen, zoals bij reizen en evenementen, en waar gebruiksgemak en snelheid belangrijk zijn. Het is niet gebouwd voor volledig treasurybeheer of uitgebreide rapportage, maar het is effectief in het verminderen van operationele rompslomp.

Mobilexpense

Mobilexpense ondersteunt geavanceerde uitgaven zoals dagvergoedingen en kilometervergoedingen, past automatisch lokale belastingregels toe (inclusief btw) en integreert met veelgebruikte Nederlandse boekhoudsystemen.

Exact SRXP

De onkostenfunctionaliteit van Exact biedt minder geavanceerde functies dan andere software, maar blinkt uit in eenvoud en afstemming op het bestaande systeem. Voor bedrijven die boekhouding en rapportage al in Exact doen, voorkomt SRXP dubbel werk en de noodzaak voor extra tools.

Vergelijk de beste tools voor onkostenbeheer van 2025

Ontdek welke tools uitblinken in de functies die voor financiële teams het belangrijkst zijn, van budgetcontrole tot automatisering.

*€0 per maand bij een storting of saldo van minimaal €10.000 per maand

Op zoek naar meer dan alleen uitgavenbeheer? Lees dan ook: Internationale betalingen eenvoudig gemaakt: een uitleg voor Nederlandse bedrijven die wereldwijd willen groeien

Hoe kies je de beste software voor onkostenbeheer?  

Het kiezen van onkostenbeheersoftware gaat verder dan alleen functies vergelijken. Belangrijker is of het platform past bij je financiële processen, helpt bij compliance, aansluit op je uitgavenstructuur en meegroeit met je organisatie.

Begin bij de basis: integreert de software met je boekhoudsysteem? Gebruik je Exact Online, Twinfield of Moneybird, kies dan een tool die daar direct mee koppelt. Zo voorkom je dat je aan het eind van de maand nog met exports en spreadsheets werkt.

Kijk ook naar andere integraties. Denk aan de koppeling met je salarisadministratie als je declaraties automatisch wilt verwerken.

Als je betalingen of uitbetalingen verwerkt via andere platforms, loont het om ook de beste betaaloplossingen voor Nederlandse bedrijven in 2025 te bekijken. Zo weet je zeker dat je onkostenbeheertool daar goed op aansluit.

Kijk ook naar hoe uitgaven door je organisatie stromen. Als je werkt met kaarten in meerdere teams of in verschillende valuta, is alleen bonnetjes scannen niet genoeg. Let op functies zoals kaartuitgifte, limieten per team of rol en rapportages die uitgaven over verschillende valuta bundelen.

Daarnaast is compliance ontzettend belangrijk. Controleer of de software btw ondersteunt, kilometervergoedingen berekent volgens het €0,23/km-tarief en aansluit op de Werkkostenregeling (WKR).

Let ook op gebruiksgemak. Een tool die handig is voor finance, maar onwerkbaar is voor medewerkers, wordt simpelweg niet gebruikt. Kies een platform dat automatisch beleid afdwingt zonder extra administratie.

Denk tot slot aan je bedrijfsstructuur. Een freelancer of klein team heeft vaak genoeg aan een lichtgewicht oplossing voor eenvoudige declaraties. Een snelgroeiend SaaS-bedrijf zal eerder behoefte hebben aan meerlaagse goedkeuringen, valutaondersteuning en geavanceerde rapportage.

Waarom kiezen voor Airwallex als oplossing voor onkostenbeheer in Nederland?

De meeste onkostenplatforms stoppen bij bonnetjes en goedkeuringen. Airwallex gaat een stap verder en combineert geavanceerd uitgavenbeheer met treasury, internationale betalingen en valutabeheer op één krachtig platform.

Beheer je teams, leveranciers of abonnementen over de grens, dan kun je met Airwallex eenvoudig kaarten uitgeven, limieten instellen per team of entiteit en internationale declaraties soepel afhandelen. Naast uitgavenbeheer biedt Airwallex ook uitgebreide betaalmogelijkheden, scherpe FX-tarieven en gedetailleerde rapportages.

Voor Nederlandse bedrijven is het platform ontworpen om lokaal te functioneren. Je opent een multicurrency-rekening, ontvangt en bewaart 23 verschillende valuta’s en biedt klanten toegang tot meer dan 160 lokale betaalmethoden, waaronder iDEAL.

Als je internationaal groeit, meerdere entiteiten beheert of genoeg hebt van het schakelen tussen verschillende tools voor binnen- en buitenlandse operaties, geeft Airwallex je de controle en infrastructuur om je financiën soepel te stroomlijnen..

Open vandaag nog een account en beheer je wereldwijde uitgaven zonder compromissen.

Conclusie

Of het nu gaat om goedkeuringen over tijdzones of valutaconversies aan het eind van de maand: goede onkostenbeheersoftware maakt financiële processen eenvoudiger.

Elke oplossing in dit artikel biedt een antwoord op andere uitdagingen. Airwallex combineert wereldwijde controle met schaalbaarheid. Pleo maakt het declaratieproces eenvoudiger dan ooit. Wat ze delen, is hun focus op het verminderen van administratieve last.

Voor bedrijven die grip willen op groeiende uitgaven en tegelijk internationaal willen opereren, is Airwallex de juiste keuze.

Ontdek vandaag nog wat Airwallex kan betekenen voor jouw bedrijf.

Disclaimer en referenties

De informatie in dit artikel is gebaseerd op ons eigen online onderzoek in het tweede kwartaal van 2025. Airwallex was niet in staat om elk hulpmiddel of elke aanbieder handmatig te testen. De informatie wordt uitsluitend voor educatieve doeleinden verstrekt en lezers dienen bij het evalueren van aanbieders rekening te houden met de specifieke vereisten van hun bedrijf. Dit onderzoek wordt jaarlijks herzien. Wilt u een update aanvragen, neem dan gerust contact met ons op via [[email protected]]. Deze informatie houdt geen rekening met uw doelstellingen, financiële situatie of behoeften.

1. https://www.soldo.com/en-eu/expenses/expense-reporting-tools/

2. https://www.soldo.com/en-gb/expenses/expenses-system/expense-claim-system/

3. https://www.soldo.com/en-eu/expenses/expense-reimbursement/employee-reimbursement-system/

4. https://www.pleo.io/nl/reimbursements

5. https://www.pleo.io/nl/spend-controls

6. https://www.pleo.io/nl/business-expense-cards

7. https://www.pleo.io/nl/pricing

8. https://www.mobilexpense.com/expense-management 

9. https://www.mobilexpense.com/business-credit-cards 

10. https://www.mobilexpense.com/local 

11. https://www.exact.com/nl/producten/exact-srxp#pakket