人工智能幫助企業加強支出控管：即時防範違規、重複與欺詐交易

潛在風險如何蠶食財務表現

違規開支、重複發票及可疑交易，往往是財務管理中最易被忽略、卻極易累積風險的漏洞。一筆重複付款就可能足以抵銷財務系統數月的訂閱費用，而未經授權的開支則常在審計中引發額外查核與合規疑慮，令合規風險隨之累積。

問題的關鍵在於財務團隊介入的時間點普遍滯後，異常狀況只能在資金流出後才被識別。當補救成為唯一選項，財務團隊的角色自然便被局限於事後把關與修正，陷於長期的善後處理，難以發揮其應有的策略參與價值。

為何傳統機制無法有效地防範風險？

傳統的財務控制系統大多屬於事後應對為主。無論是人工審批、付款覆核，還是定期審計，問題往往要等到資金流出後才會浮現。屆時，現金流已受干擾，相關款項能否能追回，亦存在變數。

人工智能如何把成本中心變成利潤防線？

大多數財務工具強調提升效率，卻少有解決方案能對損益表產生直接且可量化的影響。支出管理人工智能系統 不一樣的地方在於，它不僅能主動保護您的損益表，更能在錯誤發生前即時介入，防止預算流失，將潛在損失阻截於事前。

以下是一些實際應用範例：

• 即時識別重複發票：以一間需處理數千張發票的中型物流企業為例，傳統審核流程難以及時辨識重複付款。透過支出管理人工智能，系統能於付款前標記出異常發票，成功避免一次六位數的重複支出。

• 即時執行內部政策：試想像一個對於分布於多地的全球行銷團隊預訂臨時差旅時，可在費用提交當下識別不符合政策的項目，無需等待事後審核，即時控管預算。

• 跨交易詐欺偵測：設想一間零售連鎖店，其公司信用卡上出現了重複消費紀錄。若依靠傳統審核流程，可能要到月底才能發現異常。利用 工智能驅動的實時風險偵測，這類交易可即時被攔截，有效降低潛在詐欺風險。

即使僅阻止一筆重複付款或詐騙交易，便足以抵銷支出管理人工智能的使用成本。如果乘以數百筆交易，每年節省的金額可高達數十萬美元。

從被動應對到主動預防

企業內部多數員工並不會閱讀政策文件，因此，他們往往不了解相關的支出上限、報銷條件與合規規則。我們的數據顯示，在 Airwallex 系統標記的違規支出中，55% 並非出於蓄意違規，而是源自於員工缺乏相關意識。

這類認知差距不僅降低了合規效率，亦造成部門之間的無形摩擦。審批人員必須反覆解釋政策，財務團隊長期承擔監督責任，而員工則對錯誤的原因缺乏清晰理解，影響整體流程協作。

有效的預防策略，首要在於縮短這種認知差距。Airwallex 支出管理系統不要求員工死記硬背政策，而是將政策條件嵌入支出流程，透過人工智能實時評估每筆交易，並在出現違規行為時提供提示與解釋，協助用戶在操作當下識別與修正潛在違規項目。

隨著預防損失與降低人工審核所帶來的效益，在在數百筆交易中持續積累時，人工智能支出控管就不再只是成本項目，而是成為具可見回報的財務策略工具。

對於財務長和財務團隊而言，透明可審的控管機制是前提，而非選項。Airwallex 支出管理系統中的每項人工智能的判斷都可解釋且可審計，對於高風險的例外情況，我們會安排人工審核處理，確保財務團隊始終保有全局掌控力，將日常流程負擔交由人工智能處理。