香港人力資源管理系統與財務系統如何整合？

不少具一定規模的企業通常已設定了不同形式的人力資源管理系統 (HRMS)，然而與財務系統往往各自運行，導致數據無法共享。透過整合人力資源管理系統與財務平台，企業可以自動化流程，減少人工作業，並以即時數據作出成本效益分析。本文將詳述企業整合系統時的五大關鍵，同時分享 Airwallex 的本地支付網絡、會計整合與應用程式介面 (Application Programming Interface, API) 等功能，如何在無需更換現有人力資源管理系統的情況下，也能擴建一個具延展性、合規且以數據為核心的全球營運系統。

為什麼獨立的人力資源與財務系統會阻礙企業發展

想像一下每月的結算日，當人力資源員工從 HRMS 匯出薪金名單，財務部門再把相關試算表匯入網上銀行，並逐一處理不同貨幣的費用與報銷。整個過程中，會計還要手動對帳散亂的公司卡交易與收據，任何環節延誤或出錯，都會連鎖拖慢結帳。簡單而言，阻礙企業發展的問題可分為三個層面：

• 數據無法共享與人為錯誤：人力資源、支付、會計各系統缺乏同步，只能靠人手轉換資料，易出現重複或錯漏。

• 高昂隱藏成本：透過傳統銀行流程處理海外薪金或報銷，常遇到匯差與多項手續費，實際外匯成本約 3% 至 5%，轉帳需時 3 至 5 天。

• 缺乏即時可見性：無法即時掌握人力成本與現金流，導致預算追蹤與決策延後。

當企業擴張至多地區、管理海外團隊或聘用更多自由工作者時，這些問題便會被放大。要解決這些問題，不是再加一套工具，而是必須讓人力資源與財務共享資料與流程，建立統一數據平台。

人力資源管理系統是什麼？

人力資源管理系統是集中管理核心人事流程的軟件平台，涵蓋員工資料、薪酬、出勤、假期、績效與人才管理等功能，讓人力資源行政流程標準化及可追蹤，並提供員工自助申請與查詢。

除了 HRMS 外，常見系統分類包括 HRIS (Human Resources Information System) 及 HCM (Human Capital Management)。HRIS 著重員工資訊紀錄與出勤管理；HCM 聚焦整個人力資本管理，如招聘、員工表現與發展等。無論採用哪種系統，若未能與財務平台整合，系統的真正價值都無法完全被釋放。

為何整合人力資源管理系統與財務平台至關重要？

營運效率提升

從人力資源管理系統開始，把薪金資料、員工名單直接匯至財務平台後，本地或跨境出糧、公司卡管理與報銷審批，再同步會計對帳等，全部過程都整合在單一平台上自動化執行，減少待辦事項與核對工作。財務團隊便不需要再進行重複性工作，省下更多時間進行策略分析，且可縮減整個結算週期。

成本顯著下降

在同一個平台處理多種貨幣支付與換匯，企業不需承受傳統銀行的高匯差及多重手續費。若透過一站式金融及支付平台如 Airwallex 的國際匯款服務，企業更可使用其 120+ 個地區的本地支付網絡支付海外員工或供應商款項，避開國際電匯費用與中間行手續費，外匯成本可節省高達 80%，同時大幅縮短到帳時間。

財務管理效率提升

當人力成本、公司卡消費、供應商帳單與現金餘額整合在同一平台，管理層能快速追蹤預算與現金流，提前調整招聘決策或市場投入。對中小企而言，即時更新是現金流管理的關鍵之一，特別是跨境營運與多種貨幣收付頻繁的公司。

綜合而言，一個平台整合各部門的流程、資料與支付工具，有效降低管理複雜度，且分工更清晰、資料更新快速、維護成本更低。

整合人力資源與財務系統的 5 大要素

成功整合不只是 API 對接，還涉及薪金、權限控管、跨境支付、會計對帳與合規安全。以下是整合時需要考慮的五大關鍵：

1. 實現全球薪酬支付自動化

跨國薪酬流程最大的挑戰，在於如何同時處理多幣別與不同地區支付規範。若逐一處理匯款與換匯，將耗費大量時間且錯誤風險增加。理想方案是讓人力資源管理系統產出的薪金檔案，透過 API 或安全檔案傳輸，直接啟動系統的批次出糧 (autopay)，金額、貨幣種類、支付日期與收款人資料，並以本地支付網絡完成支付。

Airwallex 的換匯及國際付款支援 200+ 地區付款和具競爭力的匯率，當中 120+ 地區的本地支付網絡能以當地銀行轉帳方式到帳。企業不單可以節省手續費與匯差成本，更可縮短到帳時間，約 93% 轉帳可即日到帳， 約 50% 款項能即時到帳。

同時，透過平台的批量匯款，企業可以預先為員工或第三方設置個人權限，獲授權的員工能夠一次處理成百上千筆薪金支付，並在單一平台自動對帳。若企業已有計糧系統，亦可透過 API 無縫連接，輕鬆擴展現有流程。

2. 簡化員工費用管理與報銷流程

傳統報銷常見員工先墊支、紙本核對、填單上傳，主管審批，效率低且易產生來回追問。更現代的做法，是把「付」與「記」合而為一：以公司卡支付公務消費，同時以費用管理工具讓員工用手機拍收據，由光學字元辨識 (AI OCR) 自動比對金額與交易記錄，完成後自動同步會計。

Airwallex 的開支管理平台結合公司卡（支援虛擬或實體卡、多貨幣使用、無外幣手續費）；同時以 AI OCR 自動讀取收據並比對公司卡交易，顯著縮短報銷時間並減少人工作業。

3. 確保數據即時同步與準確性

每一次入職、離職或調整薪金，假如未能即時更新至會計系統，容易出現錯誤記錄或錯付款。最後再以人手修正，增加行政成本。若系統能夠確保數據即時同步與準確性，就能大幅節省時間及提升對帳速度。

Airwallex 與主流會計軟件如 Xero、QuickBooks、NetSuite 的預建整合，能把公司卡消費、帳單支付與轉帳資料即時同步至總帳，可加速月結效率並減少重複對帳。

4. 選擇具備 API 擴展能力的平台

企業發展速度不同，具有一個具彈性的系統是十分重要。以 API 優先的平台能讓企業即時擴展功能，如自動發卡、分帳或報銷規則客製化。

Airwallex 的 API 整合功能覆蓋會計、支付、匯款與發卡等範疇，企業可將 API 無縫連接自家人力資源系統，並按需求靈活調整流程，有助降低技術整合成本並加速部署。

5. 兼顧全球合規性與數據安全

涉及人事與財務資料且跨國操作時，合規與安全是第一原則。選擇具全球牌照的平台，並達到 PCI DSS Level 1、SOC 1 與 SOC 2 等國際級資訊安全規範，輔以點到點加密、多方面認證與詐欺偵測，才能在人力資源與財務整合後安心擴張。

Airwallex 在全球持有 80+ 張支付許可證與牌照，並採用多重加密與反詐欺監測機制。讓資金在受監管與受保障的範圍下轉帳，協助企業安全拓展各地市場。

Airwallex 如何實現人力與財務系統的無縫整合

Airwallex 並非取代人力資源管理系統，而是讓它與全球財務流程接軌，形成一個完整的「金融操作系統」。以下將透過日常營運情境，逐步解釋 Airwallex 如何實現人力與財務系統的無縫整合：

• 人事資料建立與共享：人力資源部門在 HRMS 建立員工主檔，輸入薪金條件與貨幣類別；資料透過 API 或安全檔案傳輸到 Airwallex，平台自動建立收款人與支付指令。

• 薪金支付自動化：支付日當天，系統會以銀行間匯率處理換匯（如需要），然後優先使用本地支付網絡完成款項轉帳及即時顯示支付狀態。

• 公司卡與費用管理：新員工入職可即時獲得雲匯 Visa 虛擬卡或實體卡，限額與商戶類別可提前設定，而海外交易無外幣手續費。

• 收據與自動對帳：員工用 App 拍照上傳收據後，由 AI OCR 自動讀取並與公司卡的交易對帳，合規交易會自動入帳。

• 會計自動同步：所有交易自動同步至主流會計系統 (Xero、QuickBooks、NetSuite)，附帶交易類別與稅碼資訊，協助企業快速結帳。

系統整合後，效率與精準度將可全面提升。不單人手操作大幅減少及外匯與手續費顯著下降，企業更可按最新資料進行財務決策，而員工體驗亦同步改善。

立即部署現代化的全球財務營運系統 

若企業仍依賴人力與多套系統處理公司日常營運，將持續受困於整理資料與換匯對帳的局面。當您準備從人力資源管理系統邁向更進階的效率整合，Airwallex 能協助大家實現。

想把您的人力資源管理系統與 Airwallex 平台整合，或了解費用管理與全球支付如何與公司現有流程整合，可以和我們的團隊談談。預約諮詢、規劃藍圖、分階段上線——我們會為您的全球營運建立完整方案。

人力資源與財務系統整合的常見問題

整合人力資源管理系統與財務平台需要技術背景嗎？

不一定。若公司使用 Xero、QuickBooks、NetSuite 等主流會計軟件，或常見的人事管理系統，Airwallex 提供即插即用的預建整合，可透過圖形化介面完成大部分設定，無須寫程式碼。若需進階流程，例如以計糧系統自動啟動跨國薪金支付，Airwallex 亦提供完整 API、文件與測試沙盒，幫助您的工程團隊快速整合。

Airwallex 支援哪些會計或人力資源軟件整合？

Airwallex 已與 Xero、QuickBooks 及 NetSuite 完成整合，企業的所有交易可自動同步總帳。此外，任何支援 API 或檔案輸出的人力資源管理系統均可與 Airwallex 的 API 無縫對接，然後把資料轉化為薪金、支付、公司卡、費用與會計分錄，整合更不受限於單一供應商名單，能隨業務發展而擴展。

如何確保支付海外員工薪金的合規性？

Airwallex 於全球持有 60+ 張與支付相關的許可或牌照，支付網絡遵守當地監管要求。系統內建「了解您的客戶」(KYC) 與反洗錢 (AML) 機制，確保收付款人資料安全與資金符合要求。結合銀行級安全認證（如 PCI DSS Level 1、SOC 1、SOC 2）與多項驗證，讓企業可安心在同一平台完成人事至支付全流程。

免責聲明：我們於 2025 年 12 月撰寫此文章。文中所有資訊均基於我們自發的網上搜尋及研究，而無法親自測試所有工具或供應商。本文僅為教育用途，讀者需自行判斷，在評估各個服務供應商時考慮其業務的具體需求。文章資訊會每 6 個月進行更新。如果您希望要求更新，請透過電郵 [email protected] 與我們聯絡。