De complete gids voor cashflowbeheer voor Nederlandse bedrijven

Het bedrijfsleven kent veel onzekerheden. Zal je de eerste vijf jaar overleven? Kun je groeien en een klantenbestand opbouwen? Kun je zorgen voor een stabiele cashflow?

Die laatste kwestie laat soms een bittere nasmaak achter. Iedereen weet dat cashflow van levensbelang is voor een bedrijf, maar helaas heb je daar niet altijd directe controle over. Een enkele klant die te laat betaalt of een onverwachte rekening kan al voldoende zijn om in financiële moeilijkheden te komen en je bedrijfsvoering in gevaar te brengen.

40% van de Nederlandse bedrijven worstelt met het beheer van achterstallige of onbetaalde facturen. Als dat een cijfer is dat je maar al te bekend in de oren klinkt, dan is deze blog echt iets voor jou. We delen praktische strategieën voor cashflowbeheer waarmee je je financiële activiteiten voorgoed kunt stroomlijnen.

Wat is cashflowbeheer?

Cashflow is het geld dat in en uit je bedrijf stroomt. Idealiter wil je dat er meer geld binnenkomt dan eruit gaat. Cashflowbeheer is het proces waarbij je dit beheert en gezond houdt. Helaas is cashflow het grootste obstakel voor bedrijfsgroei. 22% van de kleine en middelgrote ondernemingen geeft aan dat cashflow hun grootste uitdaging blijft. Wordt het dan niet eens tijd om hier iets aan te doen?

Het belang van een goed cashflowbeheer

Naast de voor de hand liggende voordelen, zijn er nog tal van andere redenen waarom goed cashflowbeheer zo belangrijk is. Zonder cashflow kan je Nederlandse bedrijf simpelweg niet blijven bestaan. Het is nodig om lonen te betalen, te investeren in voorraad, marketingactiviteiten te financieren, huur te betalen en nog veel meer.

Met goed cashflowbeheer ...

• Profiteer je van groeikansen. Met een goed beheerde cashflow ben je vrij om nieuwe markten te verkennen of te investeren in nieuwe productlijnen zonder je zorgen te maken over de impact op je beperkte financiële reserves (liquide middelen).

• Verbeter je geloofwaardigheid bij investeerders, kredietverstrekkers en leveranciers. Door kortlopende verplichtingen (zoals rekeningen en energierekeningen) te kunnen betalen, ben je minder risicovol voor investeerders of kredietverstrekkers. Bovendien bouw je een sterkere relatie op met je leveranciers door altijd op tijd te betalen, waardoor je misschien betere kortingen krijgt bij toekomstige aankopen.

• Neem je betere beslissingen dankzij inzicht in de financiën. Om een goede cashflow te behouden, moet je inzicht hebben in de uitgaven van je bedrijf. Als je weet waar, waarom en door wie het geld wordt uitgegeven, kun je proactieve beslissingen nemen over je uitgaven.

• Bouw je financiële veerkracht op. Stel dat je te maken krijgt met seizoensgebonden dalingen; met goed cashflowbeheer kun je de onzekere periodes relatief gemakkelijk doorstaan.

• Voorkom je faillissement. In 2024 gingen meer dan 4000 Nederlandse bedrijven failliet, wat neerkomt op een stijging van 30% ten opzichte van het voorgaande jaar. Het goede nieuws is echter dat je met een solide strategie voor cashflowbeheer hetzelfde lot kunt voorkomen.

Soorten cashflow die elk Nederlands bedrijf moet kennen

Er bestaan drie soorten cashflow: operationele, investerings- en financieringscashflow. Elk daarvan heeft een andere invloed op zakelijke beslissingen:

1. Operationele cashflow is geld dat wordt gegenereerd door bedrijfsactiviteiten, zoals verkopen, en bedrijfskosten zoals het betalen van rekeningen, huur, lonen, enz. Zonder deze cashflow kun je leveranciers niet op tijd betalen, wat de levering van goederen verstoort, en kun je je personeel niet op tijd betalen, wat je relaties en reputatie schaadt.

2. Investeringscashflow is geld dat binnenkomt of uitgaat via activa of investeringen. Als je bijvoorbeeld iets koopt of verkoopt, zoals een bedrijfspand of apparatuur. Negatieve investeringscashflow kan financiële problemen opleveren voor investeerders en andere belanghebbenden. Het laat zien hoeveel geld je uitgeeft aan het kopen of verkopen van langetermijnactiva.

3. Financieringscashflow is geld dat het bedrijf binnenkomt en uitgaat via leningen of andere financieringsvormen zoals dividenden, aandelen, enz. Als je een lening aangaat of aflost, valt dat dus onder de financieringscashflow. Als je meer geld uitgeeft aan financiële activiteiten dan je binnenkrijgt, kan dat een teken zijn van financiële problemen. Als het aflossen van aanzienlijke schulden echter deel uitmaakt van je langetermijnstrategie, is er niet altijd sprake van een slechte financiële gezondheid.

Veelvoorkomende uitdagingen op het gebied van cashflow voor Nederlandse bedrijven

Elk bedrijf krijgt te maken met uitdagingen op het gebied van cashflow. Dit zijn vier van de meest voorkomende:

Vertragingen bij betalingen door klanten

Veel bedrijven kampen met betalingsachterstanden van klanten. Door betalingsachterstanden kun je je cashflow niet nauwkeurig voorspellen, wat het moeilijk maakt om je financiën te beheren. Onvoorspelbaarheid is precies het tegenovergestelde van wat je bedrijf nodig heeft om te overleven en te groeien.

Onverwachte rekeningen

Onverwachte rekeningen kunnen je werkkapitaal snel uitputten. De enige manier om onverwachte uitgaven op te vangen, is door een behoorlijke hoeveelheid geld in reserve te hebben. Daarvoor moet er echter meer geld binnenkomen dan er uitgaat.

Beperkte toegang tot financiering

Nederlandse kmo's ondervinden een van de grootste financieringstekorten in Europa, aangezien er in vergelijking met andere EU-landen minder bankleningen beschikbaar zijn. Onderzoek wijst uit dat dit komt doordat veel Nederlandse kmo's weinig behoefte hebben aan externe financiering. Dit kan het echter moeilijker maken voor kmo's die wel toegang tot financiering nodig hebben.

Hiaten in digitale transformatie

Wanneer je je financiën handmatig beheert, worden je processen vaak traag en inefficiënt. Hierdoor kun je je cashflow niet optimaliseren en je betalingen niet effectief beheren. Het gebrek aan inzicht en controle binnen je organisatie belemmert je vermogen om impactvolle en weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen, bijvoorbeeld over de toewijzing van middelen.

Zo voorspel je nauwkeurig de cashflow van je bedrijf

Om je financiële gezondheid te behouden (en goede zakelijke beslissingen te nemen), moet je je cashflow voorspellen. Kennis is macht, dus laten we je die kennis geven:

1. Bepaal duidelijk je prognoseperiode. Wil je een maandelijkse, driemaandelijkse of jaarlijkse cashflow plannen? Hoe ver je vooruit kunt kijken, is afhankelijk van hoe voorspelbaar je inkomsten en uitgaven zijn. Als je niet zeker weet wat je in de komende maanden kunt verwachten, kun je eerdere cashflowpatronen analyseren om een indicatie te krijgen.

2. Verzamel vervolgens gegevens over al je inkomsten en alle verwachte uitgaven. Denk daarbij aan omzet, leningen, andere inkomsten en andere investeringen, zoals angel-investeringen en uitgaven, zoals bedrijfskosten, aflossingen, lonen en huur.

3. Bereken je netto cashflow. Trek je totale uitgaven af van je totale inkomsten om je netto cashflow te berekenen.

4. Kies een directe of indirecte prognosemethode. Directe prognoses zijn kortetermijnprognoses en worden berekend op basis van je transacties.Indirecte prognoses zijn langetermijnprognoses, waarbij je je winst- en verliesrekening en balans gebruikt om strategisch te plannen.

5. Bereken regelmatig je cashflow. Als je weet hoeveel geld er in elke periode in je bedrijf overblijft (bijvoorbeeld per maand), kun je een prognose maken van de toekomstige cashflow en bepalen hoe goed je bedrijf presteert. Deze inzichten helpen je om impactvolle beslissingen te nemen die de groei van je bedrijf stimuleren.

Strategieën om je cashflow te verbeteren

Hoe kun je je cashflow verbeteren? Overweeg de volgende zeven strategieën:

1. Bespaar op internationale transactiekosten

Als je meerdere internationale betalingen verwerkt, lopen de kosten voor wisselkoerstransacties snel op, wat een negatieve invloed heeft op je cashflow. Door je internationale transactiekosten te verlagen, houd je meer geld in je bedrijf, zo simpel is het.

2. Bied klanten korting bij vroege betaling

Eén manier om betalingsachterstanden bij klanten te beperken, is door korting te geven bij vroege betaling. Door hen zo te stimuleren, hebben beide partijen er baat bij: jij vult je bankrekening aan en geniet van meer voorspelbaarheid, en zij besparen geld.

3. Verleng de betalingstermijnen van leveranciers zonder de relatie te schaden

Als je de factuur van je leverancier niet meteen of heel snel hoeft te betalen, blijft het geld langer op je rekening staan. Dit gesprek moet je voorzichtig en weloverwogen aangaan. Je kunt bijvoorbeeld alleen je grootste leverancier vragen om de betalingstermijn te verlengen en in ruil daarvoor een grotere bestelling plaatsen.

Wees zo transparant mogelijk over de reden waarom je een langere betalingstermijn nodig hebt. Door transparant te zijn, bouw je vertrouwen op en creëer je een langdurige relatie met je leveranciers die gebaseerd is op wederzijds respect.

4. Verlaag overheadkosten

Voordat je overheadkosten schrapt, moet je eerst nagaan of ze niet absoluut noodzakelijk zijn. Je denkt misschien dat je je kantoorruimte kunt opzeggen omdat je medewerkers allemaal thuiswerken. Bedenk echter wat het voor je medewerkers betekent als ze hun werkplek kwijtraken. In plaats van alles op te zeggen, kun je misschien een compromis sluiten en een flexibele werkplek op een vergelijkbare locatie huren.

5. Verkoop overtollige voorraad

Als je te veel voorraad koopt, moet je die niet in een magazijn laten liggen, waar het stof verzamelt en de magazijnkosten stijgen. Probeer het te verkopen via groothandelsbedrijven die gespecialiseerd zijn in het kopen van uitverkoopvoorraad, zoals The Stocklot Company of XMBO Trading.

6. Leaseactiva

In plaats van activa rechtstreeks aan te kopen en je geldreserves uit te putten, kun je overwegen om de apparatuur die je nodig hebt te leasen. Met lease- of huurkoopovereenkomsten wordt de prijs van je activa opgesplitst in maandelijkse betalingen, wat je uitgaven voorspelbaarder maakt en je werkkapitaal intact houdt.

7. Verhoog je winstmarges

Gezonde winstmarges liggen doorgaans rond de 10%, dus als je winstmarges iets aan de lage kant zijn, zou het tijd kunnen zijn om ze te verhogen. Bereken de schommelingen in de vraag naar je product. Zijn je klanten gevoelig voor prijsveranderingen? Zo niet, dan kun je de productprijzen verhogen of opnieuw onderhandelen met je leveranciers om je winstmarges te verbeteren.

Nederlandse fiscale en juridische overwegingen voor cashflow

Belasting betalen is voor elk bedrijf een aanzienlijke financiële last. Omdat de betalingstermijnen doorgaans strikt zijn, moeten bedrijven vooruit plannen en sparen voor hun belastingaanslagen. Daardoor worden investeringen in zakelijke kansen beperkt. Als je belasting verschuldigd bent over je inkomsten, maar je klant zijn factuur nog niet heeft betaald, wordt het betalen van je belastingaanslag een nog grotere druk op de financiën van je bedrijf.

In Nederland zijn de belastingtarieven vrij standaard, met een belastingtarief van 19% op belastbare winsten onder € 200.000. Alles boven deze drempel valt onder een belastingtarief van 25,8%.

De beste manier om je cashflow weer in evenwicht te brengen en geldtekorten te voorkomen, is door zo veel mogelijk vooruit te plannen voor btw en andere belastingen. Daar komt cashflowbeheersoftware heel goed van pas; alleen al het overzicht is de moeite waard.

Zo maakt Airwallex cashflowbeheer eenvoudiger voor Nederlandse bedrijven

Laten we het hebben over het ‘hoe’. Hoe kan Airwallex je Nederlandse bedrijf ondersteunen en het cashflowbeheer zo eenvoudig en zo waardegericht mogelijk maken?

Gecentraliseerd beheer van meerdere valuta's

Beheer geld in meer dan 23 valuta's, geheel binnen het Airwallex-platform. Met één platform heb je geen meerdere bankrekeningen of providers nodig. Ontvang betalingen als een local met lokale bankgegevens, waardoor gedwongen valutaconversies worden voorkomen en je geld bespaart.

Het digitale vermogensbeheerplatform Endowus heeft alle financiële transacties op één platform ondergebracht, wat heeft geleid tot snellere betalingen, lagere kosten (tot 90% besparing op valutatransactiekosten) en een verbeterde cashflow:

Geautomatiseerde workflow en integraties

Integreer Airwallex naadloos met je huidige tech stack, zodat je geen gegevens meer hoeft te dupliceren of handmatig in te voeren. Automatiseer workflows, zoals het registreren van transacties, reconciliatie en financiële rapportage, en versnel maandafsluitingen terwijl je realtime inzicht hebt in de financiën van je bedrijf.

Efficiënte internationale betalingen

Als internationaal opererende organisatie voer je regelmatig betalingen naar het buitenland uit, en de kosten kunnen snel oplopen. Met Airwallex kun je betalingen naar meer dan 150 landen overmaken en profiteren van interbancaire wisselkoersen met een lage marge tussen 0,5% en 1%, wat aanzienlijk lager is dan bij traditionele banken.

Met Airwallex kun je betalingen in euro's accepteren en uitbetalen, waardoor onnodige transacties worden voorkomen en je uiteindelijk geld bespaart door een voorspelbaardere cashflow.

Onkostenbeheer en zakelijke betaalkaarten

Vanuit één systeem kun je de uitgaven van zakelijke betaalkaarten en de onkostenvergoedingen van medewerkers monitoren en eenvoudig virtuele en fysieke zakelijke betaalkaarten uitgeven. Zo kun je alle zakelijke uitgaven direct bijhouden. En het is een leuke bonus dat de betaalkaarten automatisch worden gesynchroniseerd met je boekhoudsystemen.

In Airwallex kunnen medewerkers hun onkosten onderweg indienen, waarna OCR-technologie automatisch alle belangrijke gegevens eruit haalt. Zo worden menselijke fouten beperkt en worden de consistentie en nauwkeurigheid van je onkostendeclaraties verbeterd.

Cashflow is essentieel, maar het gaat erom hoe je deze beheert

Zonder inzicht in hoe je bedrijf zijn geld uitgeeft, ben je strategisch blind. Dat betekent dat je op basis van onnauwkeurige gegevens beslissingen neemt. Door het implementeren van robuuste strategieën voor cashflowbeheer en het gebruik van cashflowbeheersoftware kun je ervoor zorgen dat je alle operationele kosten kunt dekken die je moet betalen om in bedrijf te blijven. Met software zoals Airwallex krijg je de inzichten die je nodig hebt om proactieve in plaats van reactieve beslissingen te nemen over uitgaven, waardoor je cashflow in balans blijft.

Weten waar je geld naartoe gaat, is slechts de eerste stap op weg naar een goed cashflowbeheer. Met Airwallex krijg je inzicht in je uitgaven, waardoor je efficiënter kunt werken, kosten kunt besparen en je groei kunt stimuleren.