Dovetail retrouve la vue d’ensemble et le contrôle sur ses dépenses avec les cartes virtuelles Airwallex

Présentation de Dovetail

Dovetail est une agence numérique globale, implantée à Melbourne, Sydney et Auckland. Elle est reconnue pour son expertise dans la création et le développement d’entreprises technologiques en Australie et aux États-Unis. Une de ses réussites les plus marquantes? Le développement de l’application mobile et des sites web d’Afterpay.

Avec la croissance rapide de son équipe, utiliser une seule carte d’entreprise partagée était devenu inefficace. Dovetail avait besoin d’une solution plus intelligente pour maîtriser et simplifier la gestion des dépenses de son équipe, qui soit aussi capable d’évoluer au fil de sa croissance.

Le défi

Dans cette agence en pleine croissance, l’équipe de Dovetail gérait simultanément plusieurs clients et projets, mais son système de gestion des dépenses n’évoluait pas avec elle. L’utilisation d’une seule carte professionnelle pour toutes les dépenses d’entreprise diminuait l’efficacité, compliquait le suivi des dépenses individuelles et posait des risques pour la sécurité.

Des frais d’abonnements SaaS mal contrôlés

Dovetail s’est doté d’une large gamme d’outils SaaS, mais en l’absence d’un système de suivi centralisé, les abonnements s’accumulaient sans toujours être utilisés, notamment au fil des départs d’employés ou de la fin des projets. L’absence de vue d’ensemble entraînait des dépenses inutiles et compliquait l’optimisation des dépenses logicielles.

Des risques pour la sécurité et la gestion des dépenses

Avec plusieurs employés partageant une même carte d’entreprise, le suivi des dépenses individuelles devenait complexe, augmentant le risque de transactions non autorisées et d’erreurs manuelles. L’équipe financière perdait également un temps précieux à chercher les factures et les reçus, créant ainsi des goulots d’étranglement.

La solution

Avec la croissance de Dovetail, la gestion des dépenses sur une seule carte d’entreprise partagée est devenue inefficace et risquée. Pour y remédier, l’entreprise a introduit les cartes virtuelles Airwallex afin de simplifier les achats, améliorer le contrôle et éliminer les dépenses inutiles.

Grâce à des cartes virtuelles pour chaque employé, les membres de l’équipe ont pu effectuer leurs achats sans délai, tandis que l’équipe financière bénéficiait d’une visibilité totale sur les dépenses de chacun. La définition de limites de dépenses quotidiennes, mensuelles ou par transaction a permis de garantir un meilleur contrôle sans ralentir les opérations. La gestion des abonnements SaaS est également devenue considérablement simplifiée: en attribuant une carte virtuelle dédiée à chaque outil, Dovetail peut suivre et annuler instantanément les abonnements non utilisés, sans avoir à courir après les identifiants de connexion.

Pour les dépenses SaaS internationales, le passage aux cartes d’entreprise Airwallex a éliminé les frais de transaction élevés sur des outils essentiels comme Figma, GitHub et Slack. Au lieu de payer des frais inutiles en payant avec une carte locale, l’équipe peut désormais payer en USD sans frais supplémentaires, améliorant ainsi l’efficacité de ses dépenses logicielles internationales.

Warren Durling

Directeur des opérations de Dovetail

"Le fait de centraliser tous nos abonnements SaaS internationaux a simplifié nos processus financiers et permis un meilleur suivi et contrôle des dépenses. C’est encore mieux en sachant qu’Airwallex ne nous facture aucuns frais de transaction internationale."

Un meilleur contrôle, des économies de temps et des coûts réduits avec Airwallex

Depuis le passage à Airwallex, Dovetail a repris le contrôle complet sur ses dépenses tout en réduisant considérablement ses pertes de temps et d’argent. L’équipe financière ne passe plus des heures chaque semaine à chercher des reçus ou à réconcilier les dépenses d’une carte partagée. Elle a récupéré un temps précieux pour des tâches plus stratégiques.

Dovetail a réduit ses dépenses logicielles mensuelles de 15% en optimisant la gestion de ses abonnements SaaS, garantissant ainsi que seuls les outils essentiels restent actifs. L’élimination des frais de transaction sur les achats SaaS en USD a également permis de réaliser des économies immédiates. L’entreprise a ainsi pu réinvestir dans sa croissance. Plus important encore, grâce à une sécurité et un contrôle accru des dépenses, Dovetail a créé un système financier qui évolue avec elle et soutient sa croissance continue.