Comment Adaria Vending Services a modernisé les paiements transfrontaliers avec Airwallex

Distributrices haute technologie, finances haute technologie

Adaria a pour mission de réinventer la vente au détail non supervisée. Lorsque l’entreprise a été lancée, l’industrie était fragmentée et reposait encore sur des systèmes désuets. Adaria a vu l’occasion de moderniser – en introduisant une télémétrie avancée, un contrôle dynamique des stocks et des données analytiques pour améliorer à la fois les opérations et l’expérience client.

Ce qui avait commencé comme un exploitant régional de distributrices automatiques est devenu depuis une entreprise transfrontalière qui alimente des frigos intelligents, des micromarchés et des distributrices technologiques dans des bureaux, aéroports, hôtels et autres lieux à forte circulation partout en Amérique du Nord.

Cependant, à mesure que l’entreprise est passée du Canada aux États-Unis, sa complexité financière a aussi augmenté. Gérer les paiements, les fournisseurs et les opérations dans deux pays – chacun ayant sa propre devise, ses propres systèmes bancaires et règles de conformité – a rapidement mis à rude épreuve le modèle allégé et axé sur la technologie d’Adaria.

Pour croître efficacement, Adaria s’est associée à Airwallex afin de consolider ses comptes mondiaux, émettre des cartes avec contrôle des dépenses et simplifier les paiements transfrontaliers.

Le défi : les solutions financières traditionnelles ne pouvaient pas suivre

Avant Airwallex, Adaria s’appuyait sur un assemblage de banques traditionnelles et d’outils fintech, dont Wise (anciennement TransferWise) et Venn. Chacun offrait une solution partielle, mais aucun ne pouvait soutenir les opérations transfrontalières de l’entreprise sur une seule plateforme. Gérer les comptes mondiaux, les paiements et les dépenses exigeait de jongler avec trop d’outils et trop de travail manuel.

À mesure qu’Adaria passait du Canada aux États-Unis, cette complexité est devenue un frein important à son modèle allégé et axé sur la technologie. Demander de nouvelles cartes signifiait attendre des approbations bancaires manuelles qui pouvaient prendre des jours, voire des semaines. Les conversions de devises étaient imprévisibles et coûteuses. Les transferts de fonds entre entités étaient laborieux, et les équipes financières devaient rapprocher les paiements dans des systèmes déconnectés, avec très peu de visibilité sur les dépenses en temps réel ou l’exposition aux taux de change.

Tout cela se traduisait par une réalité frustrante :

• Les frais cachés et les délais de règlement ralentissaient une entreprise autrement agile

• Les finances n’avaient aucune vue centralisée sur les flux de trésorerie mondiaux, les dépenses ou les coûts de conversion

Pour une entreprise bâtie sur l’automatisation et l’agilité, la pile financière semblait tout sauf moderne.

Tommy Chan

Cofondateur et directeur général, Adaria

« Les banques traditionnelles rendaient les paiements transfrontaliers lourds et coûteux. Nous devions rapprocher les comptes manuellement et gérer l’incertitude des taux de change, ce qui nous ralentissait. »

La solution : une seule plateforme pour un contrôle transfrontalier

Pour remplacer sa structure financière fragmentée, Adaria a adopté Airwallex comme plateforme financière centralisée. L’équipe utilise maintenant Airwallex pour gérer les transferts transfrontaliers, émettre des cartes d’entreprise et suivre les dépenses mondiales en temps réel, sans nécessiter d’approbations bancaires traditionnelles ni de rapprochements manuels.

L’émission de cartes est désormais entièrement intégrée aux flux d’approvisionnement d’Adaria. Chaque département reçoit une carte virtuelle avec des contrôles prédéfinis, incluant des plafonds de dépenses et des règles par catégorie de commerçants. Désormais, lors du lancement d’un nouveau site ou d’une nouvelle unité d’affaires, l’équipe financière peut créer des cartes dédiées et activer les dépenses opérationnelles en moins d’une journée.

Les transferts mondiaux font également partie des opérations quotidiennes. L’équipe financière utilise Airwallex pour payer des fournisseurs d’équipement aux États-Unis, régler les frais de logiciels avec des partenaires internationaux et transférer des fonds entre les entités canadiennes et américaines, le tout à partir d’un seul tableau de bord.

Avec Airwallex, Adaria gère :

• L’émission de cartes d’entreprise et les contrôles de dépenses par équipe, site et région

• Des portefeuilles multidevises en USD et CAD

• Les paiements aux fournisseurs mondiaux avec des taux de change concurrentiels et un règlement rapide

• Le suivi et le contrôle en temps réel de chaque transaction

À mesure qu’Adaria s’étend vers de nouveaux marchés, il n’est plus nécessaire d’ouvrir de nouveaux comptes bancaires locaux auprès d’un autre fournisseur. Airwallex grandit avec eux.

Les résultats : émission plus rapide des cartes, approbations allégées, meilleure trésorerie

Avec Airwallex, Adaria a mis en place une fonction financière plus agile – capable d’avancer au même rythme que le reste de l’entreprise. Les paiements et les dépenses opérationnelles sont maintenant entièrement rationalisés entre les départements, les fournisseurs et les frontières.

Les paiements transfrontaliers aux fournisseurs sont réglés plus rapidement, ce qui améliore le fonds de roulement et réduit les coûts de change lors du paiement de fournisseurs américains et de partenaires de logiciels internationaux. Les équipes n’attendent plus des jours pour obtenir l’accès à une carte – les finances peuvent émettre des cartes virtuelles avec contrôles de dépenses en moins de 24 heures, ce qui accélère l’approvisionnement lors du lancement de nouveaux sites ou de l’expansion d’unités d’affaires.

Le service des finances dispose également d’une visibilité complète sur chaque transaction. Les rapports en temps réel aident à réduire les dépenses imprévues, à faire respecter les budgets au niveau des départements et à éliminer le besoin de rapprochements manuels entre plateformes.

Résultats clés :

• Temps d’émission des cartes réduit de plusieurs jours à moins de 24 heures

• Transferts mondiaux plus rapides et moins coûteux, avec une exposition réduite aux taux de change

• Dépenses départementales strictement contrôlées grâce à des limites et règles de commerçants prédéfinies

• Budgétisation plus intelligente grâce à la visibilité en temps réel et à des rapports centralisés

En regroupant paiements, cartes et change sur une seule plateforme, Adaria a gagné un meilleur contrôle des coûts, des approbations plus simples et une voie plus allégée vers la croissance.

Prochaine étape : croissance, IA et vente au détail de nouvelle génération

Adaria ne ralentit pas. L’équipe développe sa présence aux États-Unis, pilote des outils de gestion des stocks alimentés par l’IA et lance du matériel de distribution durable et écoénergétique. Avec Airwallex comme partenaire financier, Adaria peut innover et croître sans être freinée par la complexité opérationnelle.

Tommy Chan

Cofondateur et directeur général, Adaria

« Lorsque nous entrons dans de nouveaux États ou provinces, nous n’avons pas à nous soucier d’ouvrir des comptes bancaires locaux ou de gérer des systèmes financiers disparates. Airwallex devient notre guichet unique pour gérer les fonds, établir des contrôles de dépenses et rester conformes. »

« N’attendez pas d’avoir atteint une grande échelle pour commencer à penser à l’automatisation – établissez les bases tôt. Plus vous grandissez, plus il devient difficile de changer de systèmes ou de défaire des processus manuels. »